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タイムゾーンの設定に注意! 海外渡航時のスケジュール管理術【デジ通】

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最近はスケジュールを紙の手帳ではなく、PCやスマートフォンなどで電子的に管理している方も増えていると思う。
電子的スケジュールな管理は、ネットワーク経由で各端末間が同期できるため、いつでもどこにいてもスケジュールの確認が行えるといったように様々な利点がある。

特に海外へ出張に行くようなケースでは、現地と日本でのスケジュールを調整するケースなどで非常に利便性が高い。ただ時差のあるようなケースでは、現地時間でのスケジュールなため行きの飛行機内でタイムゾーンを設定しておかないと現地に着いたとしても日本時間でアラームが鳴ってしまうなどのトラブルが起きる可能性がある。

先述したように電子的なスケジュール管理は、PCやスマホ、タブレットといった様々なデバイスでその予定を共有し、それぞれの端末で変更したりできるようになる。チーム体制で動いている場合は複数人とのコラボレーションなどでも便利に使える。

電子的に管理できる利点の1つにタイムゾーンの設定がある。最近はインターネットによる会議なども多く、それらの案内は現地時間で表示されている。その会議が行われる地域やタイムゾーンがわかれば、日本時間に変換することなく、開始される時間をタイムゾーンとともに入力すれば自動的に日本時間に合わせた予定となって表示される。

しかし、注意点もある。例えば、アメリカの西海岸で朝10時(冬時間)からの予定なら、PSTでその日の朝10時と入力すれば、日本時間では翌日深夜3時からの予定として自動的に入力される。

これは日本でその予定を管理する際には便利だ。しかし、出張や旅行で実際に現地にいる際に参加するような予定をタイムゾーンを設定して入力してしまうと、日本ではJST表示なので、現地での実際の日付と時間が日本時間に合わせて表示される。

ちょっとわかりにくいのだが、要するに日本での予定をスケジュールとして入力する場合は、まず日本のタイムゾーンに変更してから予定を入力する必要があるということだ。現地時間でスケジュールを入力してしまい、その後にタイムゾーンを変更してしまうと、入れておいたスケジュールの予定が自動的に変更されてしまう。

現地のタイムゾーン設定のまま来週、月曜昼間の予定を入力し、日本に帰国した段階でタイムゾーンを日本に戻した段階で予定が日本のタイムゾーンに自動的に修正されることで、予定の間違いが発生。その結果、火曜の早朝として表示されてしまう。この場合は、日本の月曜昼間が正しい予定だ。

例えば、ヨーロッパに旅行に行く際に、イタリアで朝10時からの予定を入れると、日本のタイムゾーンでそのスケジュールを見ると、午後6時からの予定として表示される。すべてのスケジュールを世界標準時(UTC)にしてしまえば解決できる問題なのだが、今度は他人との時間合わせができなくなってしまう。

iPhoneアプリでは、GPS機能を利用してタイムゾーンの修正を自動で行うようなスケジューラーもあるようだ。海外を飛び回っている人が香港にいるときに、日本での会議の予定を入れたとしても、現在どこにいるのかはGPSによって把握できているわけで、そこで日本でのスケジュールを入れたとしても、自動的にその場所と日本のタイムゾーンの違いを認識して修正を行ってくれる。こういったスケジューラーがAndroidやPC向けにも登場してくるとトラブルも起きないだろう。

便利なスケジューラーがない場合は、タイムゾーンの違いということを常に念頭に入れることで、予定の設定ミスを極力減らすという努力が必要になる。あとは、紙の手帳と電子版の両方で予定を管理することで、間違いが発生した場合、手帳と電子版の整合性が取れなくなるので、ミスを発見しやすくなる。

上倉賢 @kamikura [digi2(デジ通)]

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