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間違えると大惨事もあり得るメールのルール。全返信、cc、bcc の違いは?

最近ではビジネスシーンでもLINEやFacebookメッセンジャー、Slackなどのチャットツールを活用している人も多いだろう。だがチャットに慣れ過ぎてしまうと、急に「メール」を送ろうとしたときに基本的なルールを忘れてしまいがちだ。メールはちょっと使い方を間違えるだけでトラブルの元となってしまうこともある。今回は、宛先やCC、BCCの使い方など、ビジネスで失敗をしないためのメールの基礎知識を解説しよう。

宛先:便利な自動入力機能

メールの宛先欄
新しくメールを送ろうとする時、このような入力欄が登場する

まずは「宛先」について。宛先にはメールを届けたい相手のメールアドレスを入力するが、スマホでもPCでも多くのメールアプリ(メーラー)では、「アドレス帳」もしくは「連絡先」と連携して、登録している名前を入れるだけでメールアドレスが自動入力されるようになっている

たとえば、山田太郎さんという名前とその人のメールアドレスをアドレス帳に登録していれば、宛先欄に「山田太郎」とだけ入力するだけで、自動的に「xxxxxx@xxxx.com」などとメールアドレスが入力される。

差出人のメアドではなく名前が表示されるのはなぜ?

「宛先」の次は「差出人」だ。当たり前のことだが、どのメールにも必ず差出人が表示される。メーラーの受信一覧でこの差出人の欄を見ると、本人の姓名だったり、会社名だったり、メールアドレスそのものが表示されているものもある。

では、どういうルールに基づいて表示されるのか? メールアプリやOSにもよるが、一般的には次の基準で表示される。

①差出人のメールアドレスが自分のアドレス帳に登録されていれば、その登録された名前が表示される。
②アドレス帳に登録されていない場合は、差出人自身がアカウントで登録した名前が表示される。
③上の①でも②でもない場合は、英字のメールアドレスそのものが表示される。

自分の名前や会社名、メールアドレスをアドレス帳に登録しておけば、受け手側の差出人欄には登録した名前が表示され、視認もしやすくなる。相手のアドレス帳にも登録されやすくなり、そうなればそれ以降、相手は入力の手間が省けるなど、いいことづくしなので、まずは自分の名前から登録をしよう。

差出人名登録時の注意点

自分のメールの差出人名がどう表示されているのかにも気を遣っておきたい。ニックネームは論外だが、海外とのやり取りがあまりないのであれば、日本語の本名で登録しておけばいいだろう。海外とのやり取りがある場合は、「山田太郎 (Taro Yamada)」というように、日本語とローマ字を組み合わせた差出人名が便利だ。

なお、差出人名を変更するには、パソコンでは使用するメールアプリによってやり方は異なるが、基本的には電子メールアカウントの設定といった作業をしておこなう。スマホの場合、iPhoneでは「設定」→「アカウントとパスワード」をタップして行い、AndroidのGmailでは「設定」→「Google」→「個人情報とプライバシー」というメニューから行う。

iPhoneでメールの名前を変更する場合
iPhoneでメールの名前を変更する場合は、「設定」→「アカウントとパスワード」→メールアカウントを選択して行う

Androidでメールの名前を変更する場合
Androidでメールの名前を変更する場合は、「設定」→「Google」→「個人情報とプライバシー」から行う

「CC」の便利な点と注意点

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