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【否定表現 vs 肯定表現】どっちが仕事で成果を出しやすいのか?

【否定表現 vs 肯定表現】どっちが仕事で成果を出しやすいのか?

「論理的に伝わる文章の書き方」や「好意と信頼を獲得するメールコミュニケーション」「売れるキャッチコピー作成」等の文章力向上をテーマに執筆・講演活動を行う山口拓朗さん。そんな山口さんに「ビジネスパーソンのためのコミュニケーション術」について伺うこのコーナー。今回は「否定表現 vs 肯定表現」についてです。


伝え方には「肯定表現」と「否定表現」のふたつのアプローチがある

指示や注意、忠告など、仕事で相手の行動を促したいときには2種類のアプローチがあります。ひとつが「否定表現」で、もうひとつが「肯定表現」です。

(1)説得力のない企画は求めていません。

(2)説得力のある企画を求めています。

(1)が「否定表現」で、(2)が「肯定表現」です。これがあなたの上司が言った言葉だった場合、あなたが気持よく言葉を受け取れるのは、あるいは、自分のモチベーションが高まるのは(1)と(2)のどちらでしょうか?

(1)では「説得力のない」「求めていません」という「否定表現」が使われています。「否定表現」で言われることで背筋が伸びる人もいるかもしれませんが、どちらかというと、慎重になったり、萎縮したりする人のほうが多いのではないでしょうか。

なぜなら「否定表現」で伝えた場合、相手に“高圧的で上から目線”と受け取られることがあるからです

一方、(2)では「説得力のある」「求めています」という「肯定表現」が使われています。「肯定表現」の場合、相手に“高圧的で上から目線”と受け取られる心配はありません。どちらかといえば、モチベーションも上がるのではないでしょうか。

このように、同じ内容の発言でも、「否定表現」と「肯定表現」のどちらで伝えるかによって、相手に与える印象が大きく変わります。仕事で言葉を使うときには、この前提を押さえておく必要があります。

【具体例で確認しよう!】「肯定表現」と「否定表現」のニュアンスの差

もう少し具体的に「否定表現」と「肯定表現」の違いを見ていきましょう。以下は、それぞれ同一の事柄を「否定表現」と「肯定表現」で示したものです。

【否定表現】 カギを締めずに、会場を出ないでください。

【肯定表現】 カギを締めてから、会場を出てください。

【否定表現】 4日までに仕上げてもらわないと困ります。

【肯定表現】 4日までに仕上げてもらえると助かります。

【否定表現】 私服のまま工場に入らないでください。

【肯定表現】 白衣に着替えてから工場に入ってください。

【否定表現】 ノルマを達成できなければ、昇格できないぞ。

【肯定表現】 ノルマを達成できれば、昇格できるぞ。

【否定表現】 進捗を報告せずに、仕事を進めないでください。

【肯定表現】 進捗を報告しつつ、仕事を進めてください。

【否定表現】 使い切れないほど注文しないでください。

【肯定表現】 使う分だけ注文してください。

【否定表現】 2月20日以降はご提出いただけません。

【肯定表現】 2月19日までご提出いただけます。

【否定表現】 そのやり方では、うまくいかないはずだ。

【肯定表現】 やり方を少し変えれば、うまくいくはずだ。

「否定表現」と「肯定表現」のどちらが“いい・悪い”ではありません。どちらも必要な表現です。だからといって、両者に違いがないわけではありません。

顕著な違いとしては「否定表現」のほうが「肯定表現」に比べて、指示や注意、忠告の度合いが“強く感じられる”という点が挙げられます。「【肯定表現】ノルマを達成できれば、昇格できるぞ」を“上司からの期待”と捉える人はいても、「【否定表現】ノルマを達成できなければ、昇格できないぞ」を“上司からの期待”と捉える人は少ないはずです( “上司による脅し”や“上司による圧力”と捉える人はいても)。

「肯定表現」と「否定表現」が相手に与える心理面の違い

言葉が相手の与える心理的な影響について「否定表現」と「肯定表現」の比較で考えてみましょう。 【否定表現】「君は数字に強くないから、この先、営業マンとして伸びないよ」

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