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ビジネス文章で絶対にやってはいけない――“致命的な凡ミス”とは?

ビジネス文章で絶対にやってはいけない――“致命的な凡ミス”とは?

ビジネス文章で、こんな悩みを抱えている人は少なくないのではないでしょうか。

「どうやって書いていいかわからない」「とにかく時間がかかる」「文章を書くのが辛い」「最初の一行が出てこない」「長文が困る」「上司に何度も差し戻しをされる」

そうなるのは、当たり前だ、と語るのは、著書『ビジネスにうまい文章はいらない』の著者で、年間12冊の本を書き上げるブックライターの上阪徹さん。ビジネス文章の基本的心得からビジネスメール、日報、感想文、SNSや長文まで、「書き方のマインド」が変わる全5回です。


プロフィール

ブックライター 上阪徹さん

上阪徹事務所代表。「上阪徹のブックライター塾」塾長。担当した書籍は100冊超。携わった書籍の累計売り上げは200万部を超える。23年間1度も〆切に遅れることなく、「1カ月15万字」書き続ける超速筆ライター。

1966年生まれ。89年、早稲田大学商学部卒。ワールド、リクルート・グループなどを経て、94年よりフリー。これまでの取材人数は3000人超。著書に『JALの心づかい』『あの明治大学が、なぜ女子高生が選ぶNo.1大学になったのか』『社長の「まわり」の仕事術』『10倍速く書ける 超スピード文章術』『成功者3000人の言葉』など。

多くの人が文章に頭を悩ませている

20年以上にわたって、文章を書く仕事をしていて、ビジネスに関する本を書いたり、ビジネス雑誌やウェブの記事を書いているからでしょうか。ときどき、こんな声をいただくことがあります。

「ビジネスで使う文章って、どんなふうに書いていいのか、わからない」

私が返しているのは、それは当然だということです。なぜなら、「ビジネスで使う文章」は教わっていないからです。大学でも教わっていないし、ましてや高校、中学校でも教わっていない。振り返ってもらうと、おそらくそうだと思うのですが、文章の書き方は小学校以来、教わっていない、という人が大多数なのではないでしょうか。だから、わからなくて当たり前なのです。

しかも、教わったのが、小学校のとき、というのがポイントです。その文章は、実用的な文章ではなく、「子どもの作文」だったということです。社会に出た後の、ビジネス文章の書き方は、教わっていない。研修で文章講座がある会社もあるようですが、ほとんどの会社で、ビジネス文章は教えてもらえないのです。

となれば、どうするか。独学で学んでいくしかない。業務を通じて、覚えていくしかない。だから、多くの人が頭を悩ませることになるのです。

書くことが苦手だったからこそ

実はこうして今はビジネス文章をスラスラと書いていますが、もともと文章を書くことは嫌いで苦手でした。広告への興味から書く仕事の世界に入ることになりましたが、苦手なことを一生の職業にしてしまったというのは、なんとも不思議なところです。

しかし、苦手だったからこそ、文章というものに真正面から向き合うことになりました。文章とは何か。どうすれば書けるようになるのか。何が文章を書くことを苦手にしているのか……。もしかすると、文章を書くことが得意だったり、好きだったりする人なら考えもしなかったようなところまで、踏み込んで考えるようになっていったのだと思います。

そこでわかったことは、文章をスラスラ書くために、特別な技術や文章の才能は必要ない、ということでした。本質さえ理解できれば、誰でも文章はスラスラと書けるようになると思っています。ところが、それを学ぶ機会がなかった。だから、文章は今も面倒なものになっています。ビジネス書の書き方を指南するような本も、たくさんあります。いろいろなルールやセオリー、形式的なビジネスの書式について、詳しく書いたものもあります。

実は私は、そうした形式的な書籍を、一度も読み込んだことがありません。というのも、表面的、形式的なことをいくら教わっても、応用は利かない、と考えていたからです。そもそも作文が嫌いだったのは、教科書的なことが大嫌いだったからです。例題を読んで、文法を理解していく、細かなセオリーを覚えていく、なんてことは最も嫌いなこと。

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