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メールで読み手をぐーんと嬉しくさせる!「言葉のチョイス」とは?

メールで読み手をぐーんと嬉しくさせる!「言葉のチョイス」とは?

毎日何度もやりとりするビジネスメール。家族や友人とのメールなら悩まないけれど、ビジネスメールになると悩むという人は多いようです。その解決策として、「簡潔」「誤解のない」というビジネスマナーに則ったビジネスメールを書く人が多いですが、それはそれで味気ないメールになってしまうもの。いわゆる「悪くないけど、何だか冷たい感じがする」というメールですね。そこで今回は広告代理店勤務時代に3,000人以上のVIPと交流し、メールで好印象を与える方法を研究している「気配り」のプロフェッショナル・後田良輔さんに後田さんならではの「メールで好印象を与える言葉選び」について話を伺いました。


メールで好印象を与える人は、文字にスパイスを振りかける

ビジネスメールは用件をきちんと伝え、仕事を正確に進行することが目的です。その便利さゆえに、電話は使わず、ほとんどの連絡をメールで済ませる人が多数派になってきています。そんな今だからこそ、メールの言葉選びで人柄を感じさせる必要性が高まっています。仕事は人と人とが行うもの。だからこそビジネスライクではない工夫を相手に仕掛けないと、愛想の無い人と思われ損をすることもあるかもしれません。私が出会った3,000人のVIPはこのことを理解しており、失礼にならない範囲でメールに人柄を感じさせる言葉選びを行っていました。それはまるで料理でいうところの「塩・こしょう」のようなものです。料理は、同じ料理でも少しのスパイス「塩・こしょう」をかけると、より美味しいものに変わることがあります。これと同じようにメールにも「塩・こしょう」に該当する言葉が存在しています。そしてこの言葉を使うだけで、あなたのメールの印象ががらりと変わり、相手に好印象を与えることができます。毎日、何度も使うメールだからこそ、センスが光る言葉を意図的に使い、あなたの人柄を相手に伝えてみませんか?では次からメールで好印象を与える人が使う「神ワード」をご紹介していきます。

「拝」を使う

仕事のできる人や人望を得ている人は謙虚であり、彼らのメール文には「拝」という漢字が頻繁に使われているように感じます。「メールありがとうございます」ではなく「メールを拝受しました」という感じです。「拝受」は「目下から目上」に対して使っても、「目上から目下」に使っても失礼にあたりません。「拝」を使うだけで「礼儀正しさ」や「謙虚な姿勢」を印象付けることができます。

「さま」を使う

メールの冒頭では相手の名前を書くのが一般的です。その際、「〇〇様」と書くのは損をしやすい人かもしれません。人柄を感じさせる人は「〇〇さま」と書く人が多いように私は思います。「様」と「さま」。私の主観ですが、後者の方が柔らかさを演出できると思いませんか。パソコンやスマホで日本語を入力すると漢字が優先して表示されますが、正しい漢字があなたにふさわしい印象を与えるとは限りません。漢字よりもひらがなの方が優しさを演出できる場面は多々あるものです。意識的に漢字とひらがなを使い分けるのが、メールで好印象を与える人の工夫です。

「チーム〇〇」と書く

大型プロジェクトなど大勢の人で力を合わせる仕事の場合、複数の人に一斉メールをおくる場面が多くなります。その際、「〇〇様、〇〇様、〇〇様…」などと全員の名前を律儀に書く人がいますが、これも一工夫欲しいところです。好印象を与える人は、冒頭の一文を名前の羅列ではなく、「チーム〇〇(プロジェクト名)のみなさまへ」としています。チームと言われると仲間であるという一体感も演出できますし、またその他大勢でない選ばれたメンバーという印象も感じてもらえます。名前よりチームという方が良い場面も時にはあるのです。

「PS」を使う

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