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【Power Point活用術】パワーポイント資料をPDFに変換する方法

【Power Point活用術】パワーポイント資料をPDFに変換する方法

「Power Point(以下、パワーポイント)で作った資料を他の人に共有したい」という時、どのような形式で共有を行っていますか?パワーポイントをそのまま送っても良いかもしれませんが、「内容が改変され流用されるリスクがある」「データ量が膨大で送信できない」「受け取り手のバージョンが違うことで文字化けの可能性がある」など、いくつかのデメリットが考えられます。

そのような時は、パワーポイント資料をPDFに変換するのがおすすめ。今回はパワーポイントからPDFへの変換について基本的な方法と便利な機能について紹介します。

※使用するバージョンはPower Point2016です。


パワーポイントをPDFへ変換する~基本編~

パワーポイントで作った資料をPDFに変換する方法は以下の手順で行います。
「ファイル」タブの「エクスポート」をクリックします。 その項目の「PDF/XPS ドキュメントの作成」-「PDF/XPS ドキュメントの作成」を順にクリックします。 保存したい場所を選び、「発行」ボタンをクリックします。

ここまで行えば、変換されたPDFファイルが自動的に表示され、PDFへの変換は完了です。

またこの方法以外にも、通常の保存と同様の方法でPDFにすることもできます。
「ファイル」タブの「名前を付けて保存」をクリックします。 ファイルを保存したい場所を選びます。 ファイル名の下の「ファイルの種類」のプルダウンメニューを開き「PDF(*.pdf)」を選びます。 最後に「保存」ボタンをクリックして保存完了です。

上記2つの方法でパワーポイント資料をPDFに変換できます。

パワーポイントをPDFへ変換する~応用編~

基本編ではPDFへの変換のしかたを紹介しました。ここではオプション機能を使ったPDFへの変換方法や、その他の便利な使い方をご紹介します。

ノートをPDFへ変換する方法

「ファイル」タブの「エクスポート」をクリックします。 「PDF/XPS ドキュメントの作成」-「PDF/XPS ドキュメントの作成」を順にクリックし、ダイアログボックスを表示します。 「オプション」ボタンをクリックし、「オプション」ダイアログボックスを表示させます。 その中の「発行オプション」という項目に「発行対象」というプルダウンメニューがあるので、そこから「ノート」を選びます。 「OK」ボタン-「発行」ボタンを順にクリックします。

以上の手順で上部にスライド、下部にそのスライドのノートが表示された状態でPDFに変換できます。

パワーポイントを「配布資料」に変換する方法

次に「配布資料」への変換です。配布資料の変換はワード形式で、各スライドとそのノートをまとめて表示できます。
「ファイル」タブの「エクスポート」にある「配布資料の作成」をクリックします。 「Microsoft Wordに送る」ダイアログボックスが表示されるので「スライド横のノート」を選び「OK」ボタンをクリックします。 自動的にワードが起動し、パワーポイントで作成した資料とノートが表示されます。

配布資料への変換は以上で完了です。

最後に特定のスライドだけをPDFに変換する方法と、PDFのサイズを選ぶ方法をご紹介します。

特定のスライドだけをPDFに変換する方法

PDFに変換したいスライドを表示しておきます。 「ファイル」タブの「エクスポート」をクリックします。 「PDF/XPS ドキュメントの作成」-「PDF/XPS ドキュメントの作成」を順にクリックし、ダイアログボックスを表示します。 「オプション」ボタンをクリックし、「オプション」ダイアログボックスを表示させます。 そのボックスの「範囲」項目にある「現在のスライド」を選択します。また、このとき「スライド指定」を選択すれば複数のスライドを指定して変換できます。 「OK」ボタン-「発行」ボタンを順にクリックすれば完了です。

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