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【Excel(エクセル)術】自動計算と手動計算を使いこなそう

【Excel(エクセル)術】自動計算と手動計算を使いこなそう

データ分析、会議の資料作りなど、エクセルを使った業務はたくさんありますが、中でも計算処理は頻繁に使う機能です。ここで覚えておきたいのが、エクセルの計算機能には「自動計算」と「手動計算」の2種類があるということ。自動・手動どちらにもメリットとデメリットが存在するので、設定を行って使い分けることが必要です。今回は自動計算と手動計算の設定方法をエクセル初心者にもわかりやすく解説します。

※本文に記載した設定方法はすべてOffice2016の操作です。

自動計算と手動計算を使いこなそう

エクセルの自動計算・手動計算の違いって?それぞれのメリット・デメリット

まずは、自動計算と手動計算の違いを押さえておきましょう。

自動計算とは?

エクセルを立ち上げて、セルに数式を入れると自動的に集計結果が出てきますよね。これが自動計算です。

たとえば、SUM関数を使いセルに入っている値の合計を算出したとしましょう。ここでSUM関数の指定範囲内の値が変わったとき、その値を考慮して算出された合計値が表示されるのが自動計算です。初期設定では自動計算が適用されています。

自動計算のメリットは、値を変更した時に計算結果も自動で変わるので、計算し直す必要がないこと。一方デメリットは、データ量が多いデータを扱う時に、計算に時間がかかってしまうおそれがあることです。

手動計算とは?

範囲指定したセルの値が変更されても自動的に再計算されないのが手動計算です。値を変更したときに計算結果が自動で変わらないため、再度計算を行う手間が増えるのがデメリットといえるでしょう。

ただし手動計算のメリットは、計算したいタイミングを自分で選べること。このため、データ量が多く再計算に時間がかかるときには手動計算を用いることが多いです。また、修正前と修正後の結果を比較する際に、好みのタイミングで再計算したい場合にも使えます。

手動計算の場合、「F9」キーもしくは「数式」タブの「再計算実行」から再計算ができるようになっています。

自動計算されない!設定の確認・変更方法

「あれ、値を変更したはずなのに、計算結果が変わらない…」という時、考えられる可能性がいくつかあります。1つずつ確認していきましょう。

1.計算方法が「手動」に切り替わっている

手動計算に切り替わっている可能性があります。下記を参考に設定を確認してみましょう。

【設定の確認・変更方法】
[数式]タブの[計算方法の設定]をクリックします。 「手動」にチェックが付いている場合、手動計算になっていますので、「自動」にチェックをし直します。

なお、自動から手動に切り替える場合も同じ手順で設定を変更することができます。

2.数式や関数が間違っている

数式や関数が間違っていれば、自動で再計算されたときにエラーが出ることがあります。入力した数式や関数で正しい範囲を指定できているか、など確認してみましょう。

3.計算の対象範囲がずれている

これは数式を複製するときによく起こる問題です。コピー&貼り付けやオートフィルで複製すると最初に入力したセル番号から自動的にずれてしまいます。単純に列・行の合計値を算出する場合は、自動的にセル番号がずれていく方が便利です。しかし、数式に特定のセル番地を固定して引用しなければならないときには「絶対参照」にしなければ正しい結果が出ません。

やり方は、固定したいセル番地に「$」マークを付けるだけです。「F4」キーを押すことでも入力できます。この絶対参照にしておくと、セル番地が固定され、コピーをしたとしてもセル番地がずれることなく次のセルに反映されます。計算の対象範囲のズレで自動計算ができない場合には絶対参照を使用してみてください。

4.複数のファイルを開いている

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