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伝わる文章を書く前にすべき7つのポイント――山口拓朗の『そもそも文章ってどう書けばいいんですか?』

伝わる文章を書く前にすべき7つのポイント――山口拓朗の『そもそも文章ってどう書けばいいんですか?』

得意先に電話をしたら「その内容をメールでもいただけますか?」と言われた。上司に企画のアイデアを出したら「そのアイデアをA4一枚の企画書にまとめといて」と言われた。以前までは口約束が慣習化していたが「文面として残っていないのはマズイだろう」と、最近は書面でやりとりするようになった。

あなたも似たような経験をしたことがあるのではないでしょうか。このように、近年、文章で情報のやり取りをしたり、コミュニケーションを図ったりする機会が増えてきました。「文章に残すこと」や「文章で伝えること」の重要性が高まってきたのです。そんな“文章による見える化時代”のなかで、次のような悩みをもつ人が少なくありません。

・「文章を書くことがストレスです」

・「文章を書くことが苦手です」

・「文章を書くのに時間がかかりまくります」

・「支離滅裂な文章を書いてしまいます」

・「『この文章はどういう意味だ?』と上司に怒られます」

・「そもそも頭のなかにあることを、文章にすることができません」

このような悩みを抱えている人たちにとって一筋の光明となるのが、新刊『そもそも文章ってどう書けばいいんですか?』が話題を呼んでいる山口拓朗さんがお届けする短期連載です。報告書からメール、企画書、ブログまで、これまでの学校教育で“教わっていそうでいて、実は教わっていない「文章作成の基本」”を学んでいただきます。第3回となる今回のテーマは「書く前の準備」です。


文章を書く前に準備をしていますか?

過去2回の記事で、「文章作成」とは「書く作業」だけを指すのではなく、以下の4ステップで成り立っているとお伝えしました。 【文章作成の4ステップ】

ステップ1:情報を集める

ステップ2:書く前の準備をする

ステップ3:文章を書く

ステップ4:書いた文章を推敲・修正する

前回の「ステップ1(情報を集める)」に引き続き、今回は「ステップ2(書く前の準備をする)」についてお伝えします。

 

多くの人が文章を書くときに、たいした準備をしません。その場しのぎで書いていくため、文章にまとまりがなくなり、書くスピードも遅くなりがちです。その結果、「伝わらない文章」「読みにくい文章」「ピントのズレた文章」「仕事の成果につながらない文章」などができ上がります。実にもったいないことです。

文章を書くことが“得意な人”と“苦手な人”の違いのひとつが、「書く前の準備」の有無にあります。文章を書くことが得意な人ほど「書く前の準備」に相応の時間と労力を割いています。その結果、文章作成時のスピードが速まり、なおかつ、ハイクオリティな文章を作り上げることができるのです。

書く前にすべき7つの準備

筆者が行っている「書く前の準備」は以下の7つです。 <準備1> 読者ターゲットを明確にする

<準備2> 読者のニーズを把握する

<準備3> 文章の目的を明確にする

<準備4> 読者の反応を決める

<準備5> メッセージを絞る

<準備6> 文章のレベルを決める

<準備7> 文章のテイストを決める

この1〜7を明確にしたうえで書き始めると、多くの場合、読者に伝わる文章に仕上がります。いえ、伝わるだけでなく、俄然、仕事の成果にもつながりやすくなります。

「住宅リフォーム展示会」の案内状を書く前の準備とは?

具体例を挙げましょう。たとえば、あなたが住宅リフォーム関連の仕事をしていて、一般ユーザー向けに「住宅リフォーム展示会」に来てもらうための案内状を書くとしましょう。その際にすべき準備は以下の1〜7です(書き出した内容は一例です)。

<準備1> 読者ターゲットを明確にする

・自宅のリフォームを検討中で、とくに健康を重視している方(アレルギー症状に悩まされている方)。

<準備2> 読者のニーズを把握する

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