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マウスを使うな!Excel作業を20倍スピードアップするワザ

「働き方改革」として、労働時間の削減に取り組む企業が増えています。とはいっても仕事の量が減るわけでなし……多くの人が、従来の業務をいかに効率化するかに頭を悩ませています。

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「Excelスキルを高めることで大幅な時間短縮が可能」と提唱するのが、DIK代表/株式会社morich 働き方改革プロデューサーの中田元樹さん。

日本IBMに在籍時代、「社内一のExcelの使い手」と称され、社内Excelセミナー講師として活躍。現在は、企業/個人向けにExcel研修を手がけていらっしゃいます。

「Excelスキルを向上させれば、事務作業などの業務時間が削減され、お客様とのコミュニケーションや企画立案などにかけられる時間が増えます。つまり生産性が上がり、利益アップへの貢献度が高くなるというわけです」

そこで中田さんに、作業時間短縮、生産性向上につながるExcelのワザを教えていただきました。

ExcelはAltキーを使いこなせば20倍速くなる

中田さんのExcel操作ポリシーは「マウスを一切使わない」ということ。

右手をキーボードからマウスへ移し、マウスからキーボードに戻すだけでも数秒かかります。ところが、99%の操作は、マウスを使わずキーボード操作だけでショートカットすることが可能。そのワザを身につければ、例えば、セルの色を変えるのに0.5秒、指定範囲に罫線をつけるのに0.8秒しかかからないとか。

また、Vlookup関数を活用したデータベースの統合が30秒以内に完結できるとのことです。

マウスを使わずExcel表作成を行っているサンプル動画がこちら。

DIK Excel Demo

1つ1つの操作を短縮できるのはわずか数秒でも、積み重ねていけば大幅な時間削減につながります。

ちなみに、このワザをマスターした人からは「顧客先でExcel表を見せながらプレゼンする際、キーボードのみでスピーディに操作できるだけでも『デキる人』と思ってもらえる」という声も聞こえてきます。

では、ショートカットのためのキー操作の一例をご紹介していきましょう。

Excelで作成する表の内容は人によって異なりますから、自分がよく使うものについて取り入れてみてはいかがでしょうか。

※本記事で紹介するショートカットは、Windows PCのショートカットです。Macには対応していません。

ただし、ショートカットキーを頭で覚えるだけでは使いこなせません。「これをマスターしたい」と思ったものについては、「指が操作を覚える」レベルまで反復して練習してください。

野球・テニス・ゴルフなど、スイングを繰り返すことで身につくのと同じ。身体に覚えさせることで自然に指が動き、スピードもアップしていきます。

意外とみんな使っていない? [Ctrl]+[●]

[Ctrl]+[●]のショートカットは、使っている人は当たり前に使っていますが、意外と「知らなかった」という人も多いようです。

例えば、ExcelだけでなくWordやPowerPointでも、フリーズなどのアクシデントに備え、こまめに上書き保存をしている人は多いはず。このとき、マウスを画面左上まで持っていき、フロッピーディスクマークをクリックするのは時間のムダ。[Ctrl]を押しながら[S]を押せば上書き保存ができます。

また、直前の操作を元に戻す場合、マウスを使うなら、画面左上の矢印のマークをクリックしますが、[Ctrl]&[Z]で戻すことができますし、一旦戻したものをやはり復活させるなら[Ctrl]&[Y]を押せば一瞬で完了します。

[Ctrl]のほか、[Shift][Alt]を駆使することで、マウスに手を移すことなくスピード操作が可能になります。

※以下、「&」は「同時に押す」、「+」は指を離して順番に押すことを意味しています。

セルの「移動」と「選択」をスピードアップ

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