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悪い情報の伝え方で株を「上げる人」と「下げる人」の違い

一生懸命働いているときに限って、予想外のトラブルは起こりがち。誰でも嫌なニュースから目を背け、出来ることなら上司に報告したくないと思うことも……。でもそのときの対処法で、株を上げる人と株を下げる人に分かれます。そこで今回は、広告代理店勤務時代に3,000人以上のVIPと交流し、キーパーソンである彼らが評価する「悪いニュースの伝え方」を研究している「気配り」のプロフェッショナル・後田良輔さんに「株を上げる人の報告の仕方」について話を伺いました。

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上司は「悪いニュースの丸投げ」に好感を持つ

悪いニュースの報告の仕方で株を下げる人には共通点があります。それは「自分で頑張って、解決してから報告する」というスタンスです。自分で対応し、悪いニュースを解決する姿勢は、一見、大人の姿勢のように思えます。でもこれが株を下げる人の落とし穴の思考です。そもそも会社とはあなた個人だけで動いているわけではありません。仕事は一人の人間が回すものではなく、上司を含む大勢の人間全体で回すもの。その観点でいくと、トラブルを自分一人で対処するのは最も避けたい行為となります。むしろ「悪いニュースこそ上司に丸投げ」するくらいの気持ちで周りを巻き込むのが正解です。上司が嫌うのは、悪いニュースそのものではなく、悪いニュースの対応策に自分を巻き込まないあなたの考え方なのです。上司は悪いニュースへの対策を自分で考え、その方法をあなたに指示したいと思っています。そして悪いニュースにも正しい報連相の仕方があります。次からその方法を詳しく見ていきましょう。

悪いニュースの正しい伝え方(1) 早く伝える

トラブルがあった際は1秒でも早く、上司に報告してください。「時は金なり」という格言のとおり、やっかいな問題ほど、慎重に対応策を考えたいと上司は思っています。でも時間がなければそれを行うことはできません。あなたなりに判断し、行動する前に、まずは「このようなトラブルがありました」「悪いニュースを報告したいのですが」と上司に声をかけてください。本当に深刻な話であれば、たとえ上司が海外出張に出ていても、無理やり携帯電話に連絡しても構いません。悪いニュースこそ、勝手に自己判断せず上司や組織の判断を仰ぐというのが、あとあと株を上げる人の特徴です。

悪いニュースの正しい伝え方(2) 固有名詞を話す

悪いニュースのときこそ、あなたの言葉使いが重要になります。「クライアントにかなり叱られてしまいました」「納期がぜんぜん間に合いそうにありません」など、あいまいな報告は評価を下げる原因になります。「かなり」や「ぜんぜん」でも、伝わりますが、「この人の能力は低いんじゃないか」という印象まで伝わってしまいます。悪いニュースを伝える際は、あいまいな言葉ではなく、固有名詞ぐらい具体化した話し方をしてください。先ほどの例でいけば、「クライアントに見積もりミスの件で叱られてしまいました」「納期が金曜日になり、当初の予定に間に合いそうにありません」という感じです。上司が正しいトラブル対策を判断するためには、固有名詞くらいまで細分化した事実が必要となります。相手の判断を助けるという視点をもって、あいまいな言葉や形容詞を意識的に排除してください。

悪いニュースの正しい伝え方(3) 数字を入れる

上司の正しい判断を助けるという視点では、数字が使えます。たとえば「予算がとても達成できない」ではなく「予算が3月までに2,000万円達成できない」。「企画書が間に合いそうにない」ではなく「企画書が2週間では間に合いそうにない」などとなります。数字は事実であり、最も大切な情報です。あいまいな報告では上司も正しい判断ができません。しかし、数字を入れた報告であれば、「では〇〇してはどうだろう?」という対策も考えやすくなるものです。「物は言いよう」と昔から言われるように、どうせ悪い報告をするのであれば、数字を意識的入れるようにしてください。たったそれだけで、一味違うと上司に思われるようになります。

悪いニュースの正しい伝え方(4) ポイントを絞る

悪いニュースほど、言い訳したくなるのは人情です。悪いニュースで株を下げる人は、トラブルの背景に始まり、それに対して自分が行った行為と相手の反応など、細かなことまで報告し、「自分は悪くない」と主張しがちです。逆に株を上げる人は、「ポイントは3つあります」などと言い、最小単位まで情報を整理して報告します。視点はあくまで「どのように話せば上司が判断をしやすいか」ということ。報告においては、言い訳は人を遠ざけ、要約は人を近づけます。できれば3つ、多くても5つまでポイントを絞るのが、株を下げない工夫です。

悪いニュースの正しい伝え方(5) 自分の意見を持つ

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