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“生産性向上”のために…パソコンの「フォルダ」整理整頓術

『「残業しないチーム」と「残業だらけチーム」の習慣』(明日香出版社)の著者である石川和男さん。石川さんは、建設会社総務部長・大学講師・専門学校講師・セミナー講師・税理士と、5つの仕事を掛け持ちするスーパービジネスパーソンです。そんな石川さんに「残業しないチームと残業だらけチームの特徴」についてお聞きしました。今回は「整理整頓術<後編>」です。f:id:k_kushida:20180110160526j:plain

ビジネスパーソンは、年間150時間も勤務中に「探し物」をしていると前々回にお伝えしました。年間勤務日数が250日だとすると、1日平均36分(150時間×60分/250日)。1日36分も生産性が全くない「探す」という行為に、多くの時間を費やしているのです。

では、どうするか?

正しい手順にそって整理整頓を行うのです。

1.机の中の不要な物を徹底的に捨てる

2.共有物を管理するルールを決める

3.重要な書類だけ紙ベースで残す

4.書棚を使う順に並べる

5.パソコンの中を整理整頓する

前回までに1~4をみていきました。今回は5を中心にみていきます。


見た目が綺麗な事務所だから、整頓されているとは限らない

就職のため実家を出て6畳一間のアパートへ。就職1年目は部屋の狭さに耐えられたけど、スーツ、ワイシャツと必需品が増えてくるたびに手狭になる。仕方がないので、いらなくなった物は捨て、卒業アルバムや思い入れのあるものは実家に送る。

7年後。久しぶりの里帰り。小学校時代の友人に連絡しようと住所録を探しても見つからない。読みたいマンガが見当たらない。

山積みになった段ボール。荷物を受け取ったのが父親だったり母親だったり。段ボールに貼りついている送り状には、カーボンで複写された「DVD」「書籍」「衣類」の青い文字。何とか読める程度の薄い書き込みで、目的の物を探そうとしても見つからない。

あなたもこんな経験はありませんか?

「1人暮らしの経験がない」、「広い部屋に住んでいる」などさまざまな境遇の人がいるので、該当しないかもしれません。しかし、会社では同じようなことになっている人も多いのではないでしょうか?

それはパソコンの中です。


PDF化した後が大事!100%整頓できる片づけ術

前回までの手順で、紙ベースの書類を整理整頓しました。「1年基準」で1年以内に利用していない、必要としていない、参考にしていない書類を捨てました。さらに書類を減らすために片っ端からスキャンしてPDFファイルに換え、ペーパーレス化しました。

書類はなくなり事務所は綺麗になったけど、今度はパソコンの中がゴチャゴチャ。これでは、机や書庫からPDF化できる書類をパソコンのなかに運んだだけにすぎません。パソコンは、100坪ある実家のように、際限がないほど収納スペースがあります。会社にある書類ならほぼ全て収納できるだけの広さがあります。

実家に送った段ボールのように、パソコンに保存した書類が入り混じっています。段ボールに貼りついている送り状のようにファイル名にルールがなくて何が入っているかわからない……あなたもそのような状況になっているなら、次の手順で整理整頓をしてみて下さい。

1)残すか捨てるかを判断する

会社にとって重要なファイルを残します。残ったファイルは1年基準(前回参照)で判断します。いらないファイルは、どんどんゴミ箱へ捨てていきます。

2)保留フォルダを作成する

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