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私は仕事の「優先順位」はつけない。だってやるべきことは…アイ・コミュニケーション代表取締役 平野友朗氏の仕事論

新しい1年がスタートしました。昨年は「働き方改革」が叫ばれ、「残業を減らし、時間あたりの生産性を上げよう」という目標を掲げる企業が多く見られました。今年もその動きはさらに広がっていくでしょう。

多くのビジネスパーソンが、会社や上司から「仕事の効率化」を求められる中で、効率化の工夫として「優先順位をつけて作業をする」ことを心がけている方は多いのではないでしょうか。

ところが、「優先順位はつけるべきでない」という考え方もあります。

株式会社アイ・コミュニケーション代表取締役・平野友朗さんは、「ものごとに優先順位をつけるのではなく、やるべきことはすべて期限内にやればいい」と語ります。

そこで、「優先順位をつけずに」仕事に取り組むにあたり、効率的に進める方法やテクニックを教えていただきました。

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優先順位をつける時間があったら、タスクを早く処理するほうがいい

優先順位をつけるという行為は、脳に負荷をかけているんです。

AとBどちらの優先順位が高いか、BとCではどちらか…などと、それぞれ比較を繰り返すことで脳が疲労してしまいます。効率よく仕事をするなら「考えない」ことも重要です。

私の場合は、目の前に100のタスクがあったとしたら、それぞれの「期限」だけを見て処理します。そして「今、処理できる」と思ったら、期限に関係なくすぐに取り組むようにしています。

メールを1通送る、電話を1本かける、訪問先の地図を印刷するなど、「期限」がしばらく先であっても、ちょっとした時間でできるものは優先順位を考えずにすぐに行う。そうすることで、タスクを一つでも減らすのです。多くの業務を抱えている状態では判断が鈍るもの。そうならないようには、優先順位をつけるのに時間を割くよりも、目の前の仕事を一つでも減らすほうが効率的だと思います。

例えば、メールの処理。私は朝、出社すると100通ほどのメールが届いています。おそらく、すべてのメールの件名・発信者をチェックし、どれから開封・返信するかを考えてから処理にとりかかる人も多いのではないでしょうか。

私の場合は、目についたメールを片っ端から開いて処理します。すぐに処理できるものは1分以内で完了。それ以上かかりそうな内容は後回しにします。経験上、100通のメールは1時間もあれば20通くらいまでに減らせます。残りは仕事の合間に処理をすればいいのです。

「期限」と「質」を考えて行動する

仕事に「優先順位」という概念を持たず、「いつまでに(期限)」「どのレベルで仕上げるか(質)」だけを考えてみましょう。仕事の評価というものは「期限」と「質」で決まるものだと思います。

まず、「やると決めたらすべてを期限内に行う」そして「質」に関しては、「求められている質」を把握することが大切です。質を高めるためにはどうしても時間がかかりますが、際限がなくなってしまいます。相手が求めている以上の質に仕上げるのに時間をかけるなら、ほかの作業をしてほしい、と言われるでしょう。

相手を満足させるために、常に100点や120点を目指すのがいいとは限りません。相手は80点レベルあればいいと考えているかもしれないし、それであれば80点~85点くらいを目指せばいいのです。

「TODOリスト」の欠点に気付かないと、仕事は終わらない

よく「優先順位をつけて仕事しろ」と言われます。しかし、仕事として認識しているものであれば結果的には「すべてやれ!」です。優先順位をつけるのではなく、「やるかやらないか」しかありません。順番はあるようでないのです。あるとしたら発生した順です。やると決めた瞬間にスケジュールを立てて、すぐに着手するほうが、早く進み、早く終わります。

「TODOリスト」を作成し、それにもとづいて日々の仕事を進めているほうは多いと思います。

「□ 山田さんに電話」のように、やることを書いて、済んだら□にチェックを入れたり、線を引いて消したり。しかし、このTODOリストには致命的な弱みがあります。

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