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「仕事納め」前に片付け!“残す書類”・“捨てる書類”の見極め方

『「残業しないチーム」と「残業だらけチーム」の習慣』(明日香出版社)の著者である石川和男さん。石川さんは、建設会社総務部長・大学講師・専門学校講師・セミナー講師・税理士と、5つの仕事を掛け持ちするスーパービジネスパーソンです。そんな石川さんに「残業しないチームと残業だらけチームの特徴」についてお聞きしました。今回は「整理整頓術<中編>」です。f:id:k_kushida:20171225212033j:plain

ビジネスパーソンは、年間150時間も勤務中に「探し物」をしていると以前お伝えしました。年間勤務日数が250日だとすると、1日平均36分(150時間×60分/250日)。1日36分も生産性が全くない「探す」という行為に、多くの時間を費やしているのです。

では、どうするか?

正しい手順にそって整理整頓を行うのです。

1.机の中の不要な物を徹底的に捨てる

2.共有物を管理するルールを決める

3.重要な書類だけ紙ベースで残す

4.書棚を使う順に並べる

5.パソコンの中を整理整頓する

前回は1、2をみていきました。今回は3、4を中心にみていきます。


紙ベースで残すのは重要な書類のみ

会社にある預金や建物、土地など資産。これらを記入してある報告書を、貸借対照表と言います。資産は「流動資産」と「固定資産」に分けられます。どう分けるかというと、まず「正常営業循環基準」という基準によって重要な資産を選び出し、「流動資産」に表示します。残った資産はすべて「固定資産」に表示されるのかというと、そうではありません。残った資産のうち、1年以内にお金に換わる資産は「流動資産」に、1年を超えてお金に換わる資産は「固定資産」に表示されるのです。

このような二段階方式を経て、その資産が「流動資産」か「固定資産」かが決まります。

会社に残す書類もこのような方法で決めることができます。

まずは、会社にとって重要な書類を残していきます。決算書や許可書類などは保存義務もあり、捨てることができないため、必然的に残ります。

問題は、重要かどうか判断できない書類です。

そのときは会計の基準のように1年基準」を採用します。1年以内に「利用したか」、「必要としたか」、「参考にしたか」で判断します

例えば火災保険、工事保険のように契約期間が1年以内の場合、期間満了後は破棄してもよい書類になります。

1年間目を通すことの無かった書類を捨てるだけで、かなりの書類は削減されますが、さらに書類を減らす方法があります。

それは、片っ端からスキャンしてPDFファイルに換え、ペーパーレス化するという方法です。これで一気に書類は無くなっていきます。

高速で探し出す!保存書類の扱い方

ただし、どうしても紙ベースで保存しておかなければならない書類もあるでしょう。それらの書類をファイリングして書棚に並べたり、段ボールで保存したりしますが、必ずタイトル名をつけます。

一冊だけ、一箱だけだからと記入しないでいると、どんどん無記名のファイルがたまっていきます。無記名が増えると、その都度ファイルを開いて確認しなければ内容が分からないため、その分時間がかかります。保存した時に「すぐ記入する」、もしくはタイトルを付箋などで貼っておき、「記入する日を決めて一気にやる」の二者択一です。

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