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「生産性」を上げる…まずここから!職場の“整理整頓”術

『「残業しないチーム」と「残業だらけチーム」の習慣』(明日香出版社)の著者である石川和男さん。石川さんは、建設会社総務部長・大学講師・専門学校講師・セミナー講師・税理士と、5つの仕事を掛け持ちするスーパービジネスパーソンです。そんな石川さんに「残業しないチームと残業だらけチームの特徴」についてお聞きしました。今回は「整理整頓術<前編>」です。f:id:k_kushida:20171220154034j:plain

ビジネスパーソンは、年間150時間も勤務中に「探し物」をしていると前回お伝えしました。年間勤務日数が250日だとすると、1日平均36(150時間×60分/250日)。1日36分も生産性が全くない「探す」という行為に、多くの時間を費やしているのです。

では、どうするか?

正しい手順にそって整理整頓を行うのです。

1.机の中の不要な物を徹底的に捨てる

2.共有物を管理するルールを決める

3.重要な書類だけ紙ベースで残す

4.書棚を使う順に並べる

5.パソコンの中を整理整頓する

今回は1、2を中心にみていきます。

増えれば増えるほど、探す時間もかかる

あなたが、もし牛丼屋で食事をしようと考えた場合。メニューに牛丼しかなければ、一瞬で頼むことができます。並、大盛、特盛があれば、少しだけ頼むのに時間がかかります。さらに豚丼、カレーライス、定食などメニューが増えれば増えるほど、それに比例して注文する時間がかかります。

職場も同じです。

机の引出しから黒のボールペンを取り出そうとしたときに、そのペンしか入っていなければ、一瞬で取り出すことができます。赤、緑、青のボールペンがあれば、それらが目に入ることにより、少しだけ探す手間がかかります。さらに黒のボールペンと見分けがつかないシャープペンシル、ダンボールに記入するときだけに使うマジック、10色セットだけど黄色とピンクしか使わない蛍光ペン、礼状を書くときしか使わない筆ペン……。増えれば増えるほど、それに比例して探す時間もかかっていきます。

捨てる、選ぶ、並べる!

ではどうするか? 不要な物を徹底的に捨てることからはじめます。あなたやあなたのチームで、机の中に文房具が散乱している方がいたら、次のことを実践してみてください。1時間もあれば解決し、それ以降、文房具を探すために時間を取られることは無くなります。

まずは机の中にある全ての文房具を机の上に出します。全て出したら、

(1)毎日のように使う物

(2)週、月に何度か使う物のうち自分の物

(3)メンバーと共有して使う物

(4)使わない物

と大きく4つに分けます。

迷う文房具があっても、あまり気にせず感覚で分けて構いません。

机の一番上の浅い引出しには、文房具を収納するスペースがあります。そこにまず、(1)で選んだエース級の文房具だけを入れます。(2)で選んだ、週、月に何度か使う物のうち自分の文房具も同じ一番上の浅い引き出しに入れますが、(1)の文房具の奥に収納します。入れ方は使う順です。手前になればなるほど、使う頻度の高い文房具を入れておくのです。

(3)と(4)で選んだ文房具は、一旦応接室や会議室のテーブルに並べていきます。大量の消しゴム、ホチキス、はさみ、朱肉……どれもメンバーの人数分あるので壮観です。文房具の他に切手、収入印紙、ハガキ、封筒なども並べられるかもしれません。

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