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「断りメール」で、関係性を壊す人・壊さない人

「論理的に伝わる文章の書き方」や「好意と信頼を獲得するメールコミュニケーション」等の文章力・コミュニケーション力向上をテーマに執筆・講演活動を行う山口拓朗さん。そんな山口さんに、今回は「断りメール」について解説していただきます。

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断りのメールを送って、相手との関係性にヒビを入れていませんか?

あなたは、断り上手ですか? それとも、断りベタですか? 提案、依頼、お誘いに対して断りのメールを書くことは、思いのほか難しいものです。文面がそっけないと相手の気持ちを害しかねませんし、気を遣いすぎた“思わせぶりな文面”だと、相手に変な期待をもたせかねません。断りのメールを書くときには、相手の気持ちを害すことなく、しかし、はっきりと断る。そのバランス感覚が求められます。

【断りメールA】

ご提案いただいた新商品企画案ですが、

今回は採用に至りませんでした。

よろしくお願いいたします。

【断りメールB】

ご提案いただいた新商品企画案の件でご連絡いたしました。

あいにく今回は採用に至りませんでしたが、

企画は悪くありませんでしたので、

またの機会に検討させていただきます。

よろしくお願いいたします。

メールAは「そっけない断りメール」で、メールBは「思わせぶりな断りメール」です。メールAは相手に冷たい印象を与えがちです。場合によっては、「本当に検討したの?」「偉そうな断り方だ」と不信感を抱かれる恐れがあります。

一方、「またの機会に検討させていただきます」と書いたメールBは、相手に「検討……ということは、まだ脈があるということ?」と勘違いされる恐れがあります。脈がないにもかかわらず“含み”をもたせるのは、不誠実と言わざるを得ません。

角が立たない断りメールに必要な3つの要素

【断りメールの修正文】

ご提案いただいた新商品企画案の件でご連絡差し上げました。

社内で検討を重ねた結果、今回は採用を見送らせていただきました。

初期コストが予算に見合わないほか、

商品Zのリリースと時期が重なるため、

「市場を奪い合う恐れがある」との判断もございました。

熱心にご提案いただいたにも関わらず、

ご期待に添えず申し訳ございませんでした。

上層部を説得できなかった私の力不足です。

これに懲りず、今後ともご支援、ご協力いただけますよう、

よろしくお願いいたします。

メールAやBと比較すると、誠実かつ納得しやすい「断りメール」ではないでしょうか。

「断りメール」に求められる要素は、以下の3点です。

(1) 断る理由を示す(可能な範囲で)

(2)お詫びの気持ちを示す

(3) 誠意を示す

修正文では、「予算に見合わなかった」「市場を奪い合う恐れがある」と断りの理由を示すほか、「ご期待に添えず〜」「〜私の力不足です」などの言葉で、お詫びの気持ちを示しています。

「私の力不足です」という言葉には誠意を感じます。遠回しに「あなたの企画が悪かったわけではありません」と伝えることによって、相手の気持ちを害すリスクを減らしています。

まだ脈がある場合の断り方

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もしも、この商品企画案が完全なボツでなければ(脈が残っているようであれば)、終盤に次のような文章(赤字部分)を入れてあげればいいでしょう。

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