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“年間150時間”も、ビジネスパーソンは●●●に費やしていた…――残業をしないチームの仕事術

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『「残業しないチーム」と「残業だらけチーム」の習慣』(明日香出版社)の著者である石川和男さん。石川さんは、建設会社総務部長・大学講師・専門学校講師・セミナー講師・税理士と、5つの仕事を掛け持ちするスーパービジネスパーソンです。そんな石川さんに「残業しないチームと残業だらけチームの特徴」についてお聞きしました。今回は「残業しているチーム(ビジネスパーソン)が年間150時間もの時間を費やしている、あること」についてです。 f:id:k_kushida:20171124184913j:plain

「年間150時間」使って何をやっているのか?

年間150時間。ビジネスパーソンは、この時間を何に使っていると思いますか?

実は、勤務中に「探し物」をしている時間なのです(大塚商会調べ)。

書類がない、ピンクの蛍光ペンがない、スティックのりがない、保存したはずのファイルがパソコンから見つけられない、電話を掛けようとしたら連絡票がない……生産性が全くない「探す」という行為に、多くの時間を費やしているのです。

1日8時間労働だとして、約19日分(150時間/8時間)。

年間勤務日数が250日だとすると、1日平均36分(150時間×60分/250日)も探し物をしていることになります。

もし探し物に費やす時間を1日平均6分に短縮できたら、毎日30分も残業を短縮することができるのです。

まずはチームの整理整頓を徹底的に行う!

私も20年前までは、平均を軽く上回る年間200時間以上を探し物に費やしていました。しかし今では、ほとんど物を探すことはありません。断捨離系のビジネス書を何冊も読み、実践したためです。

事務所にある備品類、机やパソコンの中、書棚の書類などから不要な物は徹底的に整理し、残った物を整頓していきました。

ここで分けて考えなければならないのが整理と整頓です。

「整理」とは、必要な物と不要な物を分け、必要な物だけを残して不要な物を捨てること、「整頓」とは、整理して残った必要な物をいつでも誰でも取り出すことができるように、探しやすく配置することです。その意味からすると、正しい順番は整理をしてから整頓をすること。不要な物を全て捨ててから、必要な物を探しやすく配置するのです。

探し物が多いと感じたら、整理整頓をはじめて下さい。また、あなたは大丈夫でも、会社(同じフロア)には様々な年齢、役職、職種の方が同じ空間にいて仕事をしています。チーム内で整理整頓が行き届いていないと感じたら、全員参加で整理整頓に取り組んでみて下さい。

整理整頓の目的は、片づけることによって見た目を良くするというだけではありません。物を探すという生産性のない時間を削減し、仕事の効率をアップすることこそ、大切な目的なのです。

残業だらけチームはゴミ屋敷

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テレビの報道番組でゴミ屋敷の様子が放送されることがあります。家の中はゴミで埋め尽くされ、足の踏み場もない。

そんな光景を見ると、使わない筆記用具、インクの出ない蛍光ペン、大量のメモ用紙、忘年会で撮った色あせた写真、飛び込み営業からもらった折れ曲がった名刺、何個もある丸くなった消しゴム、電池の切れたストップウォッチに柿の種の袋の切れ端など、何でもごちゃごちゃに入っていた20年前の私の机の中を思い出します。

一方、ゴミ屋敷とは対極に位置するところにミニマリストの部屋があります。ミニマリストとは、不要な物を徹底的に排除して必要最低限の物しか置かない人のことをいいます。テレビに映し出されたミニマリストの部屋には、机、イス、寝具用マットだけ。全てたたむことができるため、移動したり、しまったりするのも簡単で、木目調の床が際立っています。持ち物もノートパソコンに、数着の衣類のみとシンプルです。

まだ見たことのない方は、時間のある時に「ミニマリスト 画像」でネット検索してみて下さい。想像以上に何もない部屋が何枚もアップされています。

ゴミ屋敷のように物で溢れている事務所では、探すことに労力が注がれます。探している間に集中力も切れて効率が悪くなります。

目の前の仕事に集中するためにも、整理整頓を心がけましょう。


整理整頓の手順

整理整頓の仕方にも順番があります。

1.机の中の不要な物を徹底的に捨てる

2.共有物を管理するルールを決める

3.重要な書類だけ紙ベースで残す

4.書棚を使う順に並べる

5.パソコンの中を整理整頓する

残業しないチームは、事務所がミニマリストの部屋のように片付いています。探すという非効率なことで時間を取られません。

残業だらけチームは、事務所がゴミ屋敷のように雑然としています。探すという生産性のないことに時間を取られています。

では、どのようにして机の中の不要な物を整理整頓し、共有物を管理するための仕組み作りをするか? これらの手順も含めて、次回はチームの仕事環境を整備、物を探す時間の削減方法、残業も減らしていく方法をより具体的にお伝えします。

f:id:asukodaiary:20170309141602j:plain【プロフィール】石川和男(いしかわ・かずお)建設会社総務部長、大学、専門学校講師、セミナー講師、税理士と、5つの仕事を掛け持ちするスーパーサラリーマン。大学卒業後、建設会社に入社。管理職就任時には、部下に仕事を任せられない、優先順位がつけられない、スケジュール管理ができない、ダメ上司。一念発起し、ビジネス書を年100冊読み、月1回セミナーを受講。良いコンテンツを取り入れ実践することで、リーダー論を確立し、同時に残業ゼロも実現。建設会社ではプレイングマネージャー、専門学校では年下の上司の下で働き、税理士業務では多くの経営者と仕事をし、セミナーでは「時間管理」や「リーダーシップ力」の講師をすることで、仕事が速いリーダーの研究を日々続けている。

最新刊の『「残業しないチーム」と「残業だらけチーム」の習慣』(明日香出版社)ほか、『仕事が「速いリーダー」と「遅いリーダー」の習慣』(明日香出版社)など、勉強法、時間術などのビジネス書を5冊出版している。

f:id:fujimine:20171019145748j:plain石川和男 公式サイト https://ishikawa-kazuo.com

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