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“年間150時間”も、ビジネスパーソンは●●●に費やしていた…――残業をしないチームの仕事術

『「残業しないチーム」と「残業だらけチーム」の習慣』(明日香出版社)の著者である石川和男さん。石川さんは、建設会社総務部長・大学講師・専門学校講師・セミナー講師・税理士と、5つの仕事を掛け持ちするスーパービジネスパーソンです。そんな石川さんに「残業しないチームと残業だらけチームの特徴」についてお聞きしました。今回は「残業しているチーム(ビジネスパーソン)が年間150時間もの時間を費やしている、あること」についてです。 f:id:k_kushida:20171124184913j:plain

「年間150時間」使って何をやっているのか?

年間150時間。ビジネスパーソンは、この時間を何に使っていると思いますか?

実は、勤務中に「探し物」をしている時間なのです(大塚商会調べ)。

書類がない、ピンクの蛍光ペンがない、スティックのりがない、保存したはずのファイルがパソコンから見つけられない、電話を掛けようとしたら連絡票がない……生産性が全くない「探す」という行為に、多くの時間を費やしているのです。

1日8時間労働だとして、約19日分(150時間/8時間)。

年間勤務日数が250日だとすると、1日平均36分(150時間×60分/250日)も探し物をしていることになります。

もし探し物に費やす時間を1日平均6分に短縮できたら、毎日30分も残業を短縮することができるのです。

まずはチームの整理整頓を徹底的に行う!

私も20年前までは、平均を軽く上回る年間200時間以上を探し物に費やしていました。しかし今では、ほとんど物を探すことはありません。断捨離系のビジネス書を何冊も読み、実践したためです。

事務所にある備品類、机やパソコンの中、書棚の書類などから不要な物は徹底的に整理し、残った物を整頓していきました。

ここで分けて考えなければならないのが整理と整頓です。

「整理」とは、必要な物と不要な物を分け、必要な物だけを残して不要な物を捨てること、「整頓」とは、整理して残った必要な物をいつでも誰でも取り出すことができるように、探しやすく配置することです。その意味からすると、正しい順番は整理をしてから整頓をすること。不要な物を全て捨ててから、必要な物を探しやすく配置するのです。

探し物が多いと感じたら、整理整頓をはじめて下さい。また、あなたは大丈夫でも、会社(同じフロア)には様々な年齢、役職、職種の方が同じ空間にいて仕事をしています。チーム内で整理整頓が行き届いていないと感じたら、全員参加で整理整頓に取り組んでみて下さい。

整理整頓の目的は、片づけることによって見た目を良くするというだけではありません。物を探すという生産性のない時間を削減し、仕事の効率をアップすることこそ、大切な目的なのです。

残業だらけチームはゴミ屋敷

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テレビの報道番組でゴミ屋敷の様子が放送されることがあります。家の中はゴミで埋め尽くされ、足の踏み場もない。

そんな光景を見ると、使わない筆記用具、インクの出ない蛍光ペン、大量のメモ用紙、忘年会で撮った色あせた写真、飛び込み営業からもらった折れ曲がった名刺、何個もある丸くなった消しゴム、電池の切れたストップウォッチに柿の種の袋の切れ端など、何でもごちゃごちゃに入っていた20年前の私の机の中を思い出します。

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