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ビジネス文章が「もっと速く書ける」ようになる“シンプルな考え方”――上阪徹の『超スピード文章術』

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仕事でもプライベートでも、文章を書く機会がどんどん増えている昨今。ところが、文章をめぐって、こんな思いを持っている人がいませんか?

「文章が苦手。書いている時間が辛い。メールも企画書もできれば書きたくない」

「最初の1行を書き出すまでに、ものすごく時間がかかる」

「文章がうまく伝わらない。しゃべって伝えることはできるのに」

「書き直しを何度も命じられて、いつまで経っても書き終わらない」

「数千字のレポートは、文字が埋まらなくて苦痛だ」

こうした人にこそ、ぜひ読んでいただきたいのが、著書『10倍速く書ける 超スピード文章術』が大きな話題になっている上阪徹さんの本連載です。メール、企画書、レポート、ブログ、SNSまで、実は誰も教えてくれなかった「大人の文書」のすばやい作り方を学べる、全5回です。

ブックライター 上阪徹さん

上阪徹事務所代表。「上阪徹のブックライター塾」塾長。担当した書籍は100冊超。携わった書籍の累計売り上げは200万部を超える。23年間1度も〆切に遅れることなく、「1カ月15万字」書き続ける超速筆ライター。

1966年産まれ。89年、早稲田大学商学部卒。ワールド、リクルート・グループなどを経て、94年よりフリー。これまでの取材人数は3000人超。著書に『10倍速く書ける 超スピード文章術』『書いて生きていく プロ文章論』『成城石井はなぜ安くないのに選ばれるのか』『成功者3000人の言葉』『リブセンス』『職業、ブックライター。』など。

漢字や専門用語が多い文章を書いてしまうときは要注意

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伝わる文章を書くシンプルなマインドセット、「読んでもらうのは大変なことと認識する」「形容詞をできるだけ使わない」の2つについて、前回の連載第4回ではお伝えしました。今回、最終回は長い文章を書くためのシンプルな考え方、すばやく文章を書くためのシンプルな方法の2つについてご紹介します。

長い文章を書かなければいけない、となると身構えてしまう人は少なくないようです。2000文字、3000文字どころか、1000文字でもストレス、うわぁどうしよう、と不安になってしまう、とよく耳にします。

実は、かつての私もそうでした。300文字書くのに1日かかっていた駆け出しのコピーライター時代、だんだんと広告のスペースが大きくなり、たくさんの文字を書かなければいけなくなっていったのです。

当時、作っていた求人広告では、モノクロで1ページ以上の大きさになると、特定のフォーマットに文章を書いて入れなければならない仕組みになっていました。1000文字ほどだったと記憶していますが、これをどうやって埋めるかが毎回、大きな悩みでした。

「なんとかして文字を埋めないといけない」「書かないといけない」と追い込まれていたのです。

長い文章を書くには、たくさんの素材があればいい

今は長文に対して、まったく恐怖感はありません。理由は簡単で、長い文章に何が必要になるのかをわかっているからです。「素材」です。文章の長さというのは、素材の量の違いなのです。

短い文章は少しの素材でいいし、長い文章はたくさんの素材が必要になる。素材とは、「事実、数字、エピソード」の3つです。長い文章を書くには、長い文章を構成するに足るだけの、たくさんの素材が必要になるのです。

つまり、長い文章を書かなければいけなくなったとき、素材をたくさん集めておけばいい、ということ。それさえあれば、まったく怖いものではないのです。逆に素材が用意できていないのに、長い文章を書くことはできません。もし、書くのが心配だったとしたら、それは素材が揃っていないから、という可能性が高いのです。

だから、大事なことは早い段階から素材集めの準備をしておくこと。とにかく素材を思いついたらメモをしていくことです。

例えば、物流センターに行って出張レポートを書かなければいけなくなったとする。私なら、行く前に何をメモしてこないといけないか、まずは事前にリストを作ると思います。

・物流センターの概要(広さ、建物の大きさ、働く人員、トラックの数など)

・センターの特徴(他の物流センターと何が違うのか)

・センターができた経緯

・今後の展開予定

などなど。出張に行って、その場でいろいろ聞いてくることも、もちろん可能ですが、抜けモレが発生してしまうかもしれません。あれも聞いておけば良かった、これも見ておけばよかった、と戻ってから思うかもしれない。それなら事前にチェックしておかないといけないことをリスト化しておいたほうがいいのです。

そうすれば、確実に素材を集められます。

聞いてきたこと、見てきたことは、そのまま文章になる

そして、この「物流センターでチェックしておきたいリスト」ですが、私なら一度に作ることはしません。「あ、あれも聞いておいたほうがいいな」など、突然、後から浮かんで来たりするからです。なので、出張レポートを書くことが決まったときから、チェックリストに頭を巡らせておくのです。

そして、「あ、これも聞いておこう」と、浮かんだら、どんどん追記していく。私の場合は、こうしたメモをiPhoneのメールの下書きにタイトルを付けて放り込んでいきます。思いついたら書き込んで加えていくのです。

こうして「チェックしておきたいリスト」をもとに出張が終わったら、聞いてきたこと、見てきたことが、そのまま文章の素材になります。

最もやってはいけないのは、書く段になって、出張で見聞きしてきたことについて、なんとか思い出そうとすることです。これでは書けない。事前に見聞きすることを決めておいて、しっかりメモも取ってくることができれば、もう怖くはないのです。

記者やライターなど書く仕事をしている人は、多くの人が取材もまた大事な仕事のひとつですが、これは取材が素材を手に入れることができる場だからです。

実のところ、私は書くこと以上に取材を大事にしています。なぜなら、素材がなければ書けないから。つまらない素材しか手に入らなければ、読者の役に立てる文章は書けないと思っているからです。

拙著『10倍速く書ける 超スピード文章術』では、800字、2000字、5000字の原稿を、実際にどんな素材を使って、どのように書き進めていったのか、具体的にご紹介しています。

構成はちゃんと紙に書いて、可視化する

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もうひとつ、すばやく文章を書き進める方法について、です。文章がなかなか書き進められない、とても時間がかかる、という声もよく耳にします。この場合、素材が足りなくて書き進められない、という理由も多いと思われますが、一方で要因が考えられます。それは、いきなり書き始めてしまうことです。

例えば、2000文字の原稿を書く。書き出しは出てきたものの、書き進めているうちに、どうにもしっくりこないな、とすでに書いた文章に立ち戻って考えたりしてしまう。ぴったり2000文字におさめないといけない、とばかりに、最初のブロックから「ちょっと長すぎるんじゃないか。もっと短くしたほうがいいんじゃないか」と思い悩んだりしてしまう……。

要するに、細かいところにこだわって、書きながら行ったり来たりを繰り返してしまうのです。そうこうしているうちに、全体の構成がぼやけてしまい、何を書いているんだか、よくわからなくなってしまったりする。これは、最も時間がかかってしまうパターンです。

まず、書く前にやらなければいけないことは、大きな文章の構成を作っておくこと、そしてそれを可視化しておくことです。「この素材を使ってしゃべっていくなら、どんな順番にすればいいかを考え、構成していく」とはこれまでにも書いてきたことですが、それをちゃんと紙に書いておくのです。

すべての素材を書く必要はありません。しかし、おおよそ「こういう話」「こういう話」という塊があるはずです。それを、どういう流れで置いていくか、面倒でも書いてみるのです。

例えば、『10倍速く書ける スピード文章術』の2000文字の原稿の例として、私が実際に書いたライザップについての記事を紹介していますが、これも流れを書き出していました。

1)「ライザップは怪しい」と思っている人が多い

2)そこで、私が実際にやってみた

3)驚いたのは、しっかり「痩せるロジック」があったこと

4)そもそも、多くの人が「なぜ太るのか」のロジックを知らない

5)太る原因となる「糖質」をカットする

6)太る原因となる「代謝のダウン」を防ぐための筋トレをする

7)ロジックを理解しているから、リバウンドしない

こんなふうに、最初から大きな流れを書き出しておけば、あとは一気に書くだけ、ということになります。ところが、これをやらないと、書いている途中で構成を見失ったり、都合よく変えてしまったりする。ぐしゃぐしゃになってしまいかねないのです。

後から見直すつもりで一気に書いてしまう

そして、構成の大きな枠組みを書き出したら、やるべきはとにかく一気に書いてしまうことです。やってはいけないのは、最初から完成原稿を作ろう、などと考えてしまうこと。

文字量が大幅にオーバーしてしまってもいいし、多少、文章がちょっと乱れていたとしてもいい。後から見直すつもりで書いてしまうのです。

駆け出しの頃、ある人に「優れた文章の書き手は、1000字と言われたら、ぴったりの文字量で書けるものだ」と言われたのですが、私はいつまで経ってもそんな芸当はできませんでした。そういうことができる人もいるのかもしれませんが、そんなことは目指すべきではないと思いました。それよりも、とにかく書く。書きすぎたら、あとで減らせばいいだけのことです。

また、細かな数字や人の名前など、書く手を止めて調べないといけないようなものが出てくることがありますが、そういうときは★★のような伏せ字にして置いておきます。後で調べるのです。そうでないと手を止めてしまうことで、書く勢いが止まってしまうからです。

どうしてここまで一気に書くことを意識しているのかというと、前回ご紹介した「一気通貫の文章」は、一気に書くことで近づけると思っているからです。また、人間の集中力というのは、そんなに長く続くものではありませんから、書くことに集中できるときに一気に書いてしまったほうが効率がいいのです。

とにかく一気に書く。後から見直すつもりで書く。そして最初の原稿を作ってしまうのです。

「熱く」なっていないか、寝かせて確認する

原稿が一通り、できあがったら、推敲に入ります。推敲の方法についても本に詳しく書きましたが、ポイントは2つです。「読みやすくする」ことと「わかりやすくする」こと。

推敲というと、ついつい細かなところに目が向かってしまいがちですが、意識しているのは、「全体」から「部分」に焦点を移しながら修正していくことです。まずは、大きな全体の流れ、ロジックを確認します。一気通貫で読めるかどうかを見ていくのです。

それから、細かい修正に入っていきます。私なりのチェックポイントを挙げておきましょう。

・意味不明、説明不足のところはないか?

・読者や文章に登場する関係者に、失礼な言い回しはないか?

・読者に嫌悪感を与えないか?

・暑苦しくないか、イライラさせないか?

このポイントをクリアするためにも、実はひとつ必ず心がけていることがあります。それは、できるだけ「寝かせる」機会を作る、ということです。

文章を書いていると、どうしても「熱く」なってしまいます。ところが、それは読者には鬱陶しいものになってしまう可能性がある。夜中にラブレターを書くな、怒りのメールを書くな、とはよく言われるところですが、それは朝になると前夜の「熱さ」に気づけるからです。

なので「寝かせる」のです。ひと晩過ぎれば、醒めた読者の目線で文章を見ることができます。そうすると、「どうしてこんなに熱くなってるんだ?」と気づけたりするのです。これは、ワンクッション置くからこそ、できることです。

とりわけ大事なメールや企画書などは、絶対に寝かせてから、冷静な目で推敲して送るべきだと思います。

さっさと取りかかってしまえば、〆切のストレスもない

そして「寝かせる」ためにも大事なことは、とにかく早く原稿を書いてしまうことです。〆切間際まで手をつけない、という人も多いようですが、それは厳禁。もっと早い段階で書いておいて、寝かせる時間を作るべきです。

〆切間際になると、ストレスも高まります。焦りの気持ちも出てきます。これがまた余計に文章を書けなくしたりします。どうせ書かなければいけないなら、さっさと手をつけてしまえばいいのです。そうすれば、〆切のストレスからも解放されますし、原稿を寝かせてチェックすることもできる。

そして時間をかけて、ゆったりと推敲し、ボリュームも調整していく。この段階に来てから、熱を冷ましながら削っていくのは、意外にスムーズにできたりするのです。

ちなみに私はたくさんの仕事を常に抱えていますが、〆切のストレスはありません。なぜなら、〆切の何日も前に原稿はすでにできているから。さっさと手をつけるからです。そして、素材探し、素材探しのためのチェックリスト作りも早い段階から始めます。だから、たくさん集まる。書く段になって、困ることはない、というわけです。

素材探しも、書き始めるのも、早く始める。これもまた、速く書くためのコツなのです。

全5回にわたって書き進めてきた「超スピード文章術」。文章を速く書ければ生産性は大いに上がります。ご紹介できたのは、本の中にある一部ですが、少しでもお役に立つことができたなら幸いです。

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