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仕事が遅いリーダーの“ムダ”の正体とは

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『仕事が「速いリーダー」と「遅いリーダー」の習慣』(明日香出版社)の著者である石川和男さん。石川さんは、建設会社総務部長・大学講師・専門学校講師・セミナー講師・税理士と、5つの仕事を掛け持ちするスーパーサラリーマンです。そんな石川さんに「仕事が速いリーダー・仕事が遅いリーダーの特徴」について伺うこのコーナー。今回は「ダメなリーダーは仕事を複雑にし、デキるリーダは簡素化する」についてです。

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ダメリーダーは書類を増やす!

以前、勤めていた会社に対照的な2人の営業課長がいました。

仕事が遅いリーダーBさんは、部下の行動を何でも把握していないと気がすまないタイプ。得意先、関連先、お客様などの情報を書類に残すように指示していました。

営業日報に記入する項目は、徐々に増えていき30項目以上。お客様の会社の資本金、社長の名前など、ホームページなどで調べなくてはならないことまで記入項目にしていました。

確かに、これらは取引を開始するときには、必要になるかもしれません。しかし訪問しただけで、お客様にもなっていない段階では必要ありません。何より調べればわかるものは、わざわざ時間をかけて書いておく必要がありません。

こういうリーダーのもとには、日報を書くのに1日2時間近くかける部下もいます。日報を書くのに残業するのは当たり前。見込み客を開拓すればするほど残業が増えていくので、部下のやる気もなくなります。

「いつか必要になるかもしれない」という書類で、ファイリングケースは分厚く膨れ上がっていました。

Bさんの悪い特徴は会議にも出ていました。会議資料が非常に細かく、そのうえ大量に作成するのです。また部下にもそれを求めます。会議の前日になると部下にほとんどつきっきりで会議資料に取り組みます。その期間は営業先にも行けなくなるほどでした。

Bさんは、リスクを嫌っているため書類は自分の身を守るものと考えていました。思うような成果が上がっていなくても書類を大量に作っていることでカバーできる、仕事をしているという証明ができると勘違いしていたのです。

仕事が速いリーダーは簡素化する!

支店の営業成績が悪いためか、B課長に代わりA課長が転勤してきました。

仕事が速いリーダーAさんは、ムダな書類を嫌がりました。

日報に時間を費やすことも嫌い、記入項目を減らします。利用していない項目、参考にしていない項目を記入するのは時間の無駄だと考えたからです。

部下にも、どの項目が必要かとヒアリングし、最大30あった記入項目を8項目に減らしました。

もし追加項目が出てきたらルールを決めていました。それは、追加する項目が1つできたら、1つ減らすことができないか部下と真剣に検討するというルールです。「一増一減主義」をとっていたのです。

Bさんの場合、稟議書、企画書にも多くの添付資料をつけていました。作る側も読む側も大変です。さらにカラーで凝った稟議書を作るので経費もかかりました。読む側は量も多く結論がどこに書いてあるのか探すのにも苦労し、ここでも時間の無駄が発生しました。

対するAさんはA4の用紙1枚という簡潔な稟議書でした。

提案書も会議資料も同じです。何十枚もの分厚い提案資料を作っても、相手は見ない。できるだけシンプルにし、枚数は少なくすべきだと考えていたのです。

Aさんはゴール(目的)から考えていました。ゴールから見て最短距離をとろうとしていたのです。ここで誤解しないでいただきたいのは結果だけを見ていたわけではありません。プロセスも重視しつつゴールを見据えていたのです。

意味のあるプロセスだけに集中し、無駄は極力削減していました。書類についても「作成する意味」を考え、意味がない、もしくは以前から作成していたので何となく作っていたなどの書類は、すべてやめるようにしたのです。削減を重ねたことで書類は7割も減らすことができました。

無駄を排除し有益な仕事に時間を使う!

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書類作成に時間を費やすなら、もっと結果に結びつく有益な仕事に時間を使うべきです。営業ならお客様を訪問する。マーケティングなら市場調査を兼ねて現場の売り場に足を運ぶ。人事なら社員のモチベーションアップにつながる研修を探しに、研修会社のオープンセミナーに足を運んでみる。

もちろん定時に帰り仕事以外にも時間を使う。スポーツジムに行ったり、英会話を習ったり、ビジネスセミナーに行ってみる。もちろんもっと家族との団らんに時間を費やすことも必要な時間です。

仕事のアイデアは意外なところで浮かんできます。疲れた身体で残業しても浮かびません。煮詰まったときなどは思い切ってリフレッシュしてみると、いい案が生まれてくることもあります。

あなたも、もし職場の書類が多いと感じたら、この機会に見直してみましょう。既存の書類の意味合いを考え、1年以内に利用しなかった書類を捨て、無駄な書類の作成を止めれば、新たな時間を生み出すことになり、有益な仕事の時間へと結びつきます。

ダメリーダーは、書類を作ることに力を入れます。無駄な書類作りは、無駄な仕事です。その時間が、本来しなければならない有益な仕事の時間を圧迫して仕事が遅くなるのです。

仕事が速いリーダーは、意味のあるプロセスだけに集中し、作成する意味のない書類や無駄な作業を極力削減します。その分、有益な仕事の時間に使えるので、仕事が速く片付くのです。

f:id:asukodaiary:20170309141602j:plain【プロフィール】石川和男(いしかわ・かずお)建設会社総務部長、大学、専門学校講師、セミナー講師、税理士と、5つの仕事を掛け持ちするスーパーサラリーマン。大学卒業後、建設会社に入社。管理職就任時には、部下に仕事を任せられない、優先順位がつけられない、スケジュール管理ができない、ダメ上司。一念発起し、ビジネス書を年100冊読み、月1回セミナーを受講。良いコンテンツを取り入れ実践することで、リーダー論を確立し、同時に残業ゼロも実現。建設会社ではプレイングマネージャー、専門学校では年下の上司の下で働き、税理士業務では多くの経営者と仕事をし、セミナーでは「時間管理」や「リーダーシップ力」の講師をすることで、仕事が速いリーダーの研究を日々続けている。

『仕事が「速いリーダー」と「遅いリーダー」の習慣』(明日香出版社)は16刷中ほか、勉強法、時間術など3冊のビジネス書を出版している。

石川和男 公式サイト https://ishikawa-kazuo.com

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