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「伝言は承るな!」英語電話を取ってしまったときの、 初心者向け電話英語応対マニュアル(後半)

『頑張らない英語』シリーズ(あさ出版)『英語を「続ける」技術』(かんき出版)など数々の英語学習に関する著書を出されている西澤ロイさん。英語の“お医者さん”として、英語学習の改善指導なども行っている西澤さんに「正しい英語学習の方法」についてお話しいただくこのコーナー。第10回目の今回は、「【保存版】伝言は承るな! 初心者向け電話英語応対マニュアル(後半)」です。

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英語が苦手だという方にとって、できるだけ避けたいものの1つが英語の電話対応です。実際に英語の電話がかかってきてしまった(取ってしまった)時に、一体どのように対応すればよいのでしょうか? 英語に全く自信のない方向けの電話の対応方法を2回に渡ってお届けしており、今回が後半となります。

前回は、英語での電話応対を行なうための心構えをお伝えしました。今回は具体的な応対方法についてお伝えします。

英語が大の苦手な人向けの電話英語対応方法

前回お伝えした「シンプルにする」「自分の土俵に持ってくる」「キツくなったらギブアップする」という3つの心構えを踏まえた上で、具体的な対応方法について順を追って解説します。

1.まずは英語で名乗る

間違い電話の可能性もありますから、改めて社名などを英語で名乗りましょう。下線部を適宜、入れ替えてください。

This is ABC Corporation, Yamamoto speaking. How may I help you?

(ディス イズ △△△△△△△△、○○○ スピーキン。ハウ メイ アイ ヘルプ ユー)

△△△株式会社、○○でございます。ご用件は何でしょうか?

一応、間違い電話であることを伝える決まり文句として

You have the wrong number.(ユー ハブ ザ ロング ナンバー)

番号をお間違えです。

という表現はありますが、相手が自分で間違いに気づいてくれるのがベストですよね。

2.誰宛かを聞き取る

次に、先方はおそらく次のようなことを言うはずです。

May I speak to Mr./Ms. Tanaka (in marketing (department/division))?

□□□部の○○○様をお願いします

相手が誰と話をしたいのか、ここは気合をいれて聴き取ってください。

なお、担当者が明確でない雰囲気がした場合には、遠慮なくギブアップしてしまってください。

3a.つなぐ

うまく聞き取れ、担当者が席にいる。その場合には、以下のフレーズを使います。

I will put you through.(アイ ウィル プッチュー スルー)

おつなぎします。

もちろん、カタカナ読みでOKです。そして、電話を保留にして、担当者に回しましょう。

(※ミッションは大成功です。おめでとうございます!)

3b.在席かどうかの確認

もし、フロアが違うなど、担当者がいるかどうかの確認が必要な場合には、以下のように言ってください。

Let me check. Please hold.(レッ ミー チェック。プリーズ ホールド)

お調べしますので、お待ち下さい。

そして電話を保留にし、担当者の確認をします。

もし、担当者がいれば、あとはその人に取ってもらうだけですので、あなたのタスクは完了です。

(※ミッションは大成功です。おめでとうございます!)

3b-2.不在だった場合

担当者が不在の場合には、その旨を先方に伝える必要があります。ただしここで大切な心構えは「シンプルにする」ことです。

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