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「御中」と「様」の違いって?敬称の正しい使い方を理解しよう

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手紙やメール、文書などを送るときに注意したいのが宛名の敬称です。特に、間違えてしまいがちなのが「御中」と「様」の使い分け。今回の記事では、ビジネスシーンはもちろん、それ以外でも役に立つ「御中」と「様」の正しい使い方を例文付きで紹介します。

「御中」と「様」の違いって?敬称の正しい使い方を理解しよう

「御中」と「様」の基本

「御中」はある組織の中の誰かに対する敬称

「様」は個人に対しての敬称

です。

「御中」と「様」を使うにあたって押さえておきたい大原則は、

敬称は併用しない

ということです。つまり、ここでご紹介する「御中」と「様」も併用してはいけません。

また「敬称」というのは人名や役職の後ろに付けてその方への敬意を表すものです。ですから、例えば『先生』『社長』『部長』はすべて敬称であり、『様』と同等の意味合いを持ちます。

「~御中 ○○様」や「~御中 ○○部長」のように、「御中」と「様」を両方使ってしまうと、『様様』という意味になり、敬称が重複する状態になるため、このような書き方はNGです。たとえば、取引先の佐藤さん宛のメールの場合、佐藤さんという特定の個人に宛てたものですので「○○株式会社 佐藤 様」とするのが正しいということになります。

それでは以下の段落では「御中」と「様」の具体的な使い分けについて紹介していくことにしましょう。

「御中」の使い方

・「御中」は宛名が特定の個人以外になっているときに使う敬称

具体的には手紙やメールなどを送付するとき、企業名、団体名、部署名、官庁、店名しか分からないような状態のときに使います。つまり、担当者の個人名までは特定できないケースです。

宛名に御中がつけられた文書については、宛先の組織に属しているのであれば誰が内容を確認してもよい、開封しても良いということになります。たとえば「○○部御中」という宛名で届いた手紙があったときは、当該部署に属している人であれば誰でもその手紙を閲覧することができます。

【「御中」の使用例】

・○○株式会社 御中

・○○株式会社 ○○部 御中

・○○大学 文学部 御中

・○○市役所○○課 御中

・送り先の個人名がわかっている場合、「ご担当者様」宛は「御中」を使わない

送り先の個人名が分かっている場合は「御中」ではなく「様」など個人宛の敬称を使います。

「様」の使い方

・「様」は宛名が個人名まで判明しているときに使う

特に親しい人にプライベートで送るとき以外、ビジネスシーンなどでは漢字で「様」と書くようにするのがよいでしょう「さま」「サマ」といったようにひらがな、カタカナにしてしまうと砕けた印象になります。

「様」はピンポイントで宛先を指定するものなので、宛名に記載している方以外は手紙や封筒を開けてはいけないことになっています。

なお相手の職業によっては「様」の代わりに「先生」が使われることもあります。医師、弁護士、教師、議員などは「○○先生」と宛名に書いても問題ありません。ただし先に申し上げたように、敬称が重複する「先生様」は=「様様」となり、誤用ですので避けるべきです。

また、同じように、名前+役職名の場合に役職名の後に「様」はつけません。ただし役職名+名前の場合は「様」をつけます。

【「様」の使用例】

・○○株式会社 佐藤 様

・○○株式会社 経理部 佐藤 様

・○○株式会社 営業部 佐藤部長

・○○株式会社 営業部部長 佐藤 様

なお連名の場合は個々に「様」をつけるのが正式です。

・業務の担当者である個人に宛てる場合は「ご担当者様」とする

個人名まではわからないものの、業務の担当者である個人に向けてメッセージを送るときに使う「担当者様」「ご担当者様」とします。この場合も、すでに「様」という敬称がついていますので「御中」はつけません。

「御中」と「様」の違いって?敬称の正しい使い方を理解しよう

「殿」「各位」などの使い方

その他の敬称や書き換えルールなどについても簡単に紹介します。まず「様」や「御中」以外の敬称である「殿」や「各位」から見ていくことにしましょう。

・「殿」は格下、同格の人に対して使う

目上の人には使えないので注意しましょう。また、口語でも使いません。使い方に迷ったら「様」にするのが無難です。

・「各位」は複数の人を対象に使う

「各位」は、「皆様」「皆様方」といった意味になります。すでに敬意が含まれている表現のため「御中」や「様」と一緒に使うことはできません。「お客様各位」という表現がありますが、これは正確に言えば間違いということになりますが、最近はこの言い方だけは容認されるようになってきています。

宛名の書き換えルール

懸賞や採用などの応募要項や返信用はがきに記載されている宛名には、敬称がついていないのが普通です。このときは宛名を書き換えるなどして宛名に敬称をつけて送るのがマナーです。このときの書き換えルールについては以下のとおりです。

「~係」や「~チーム」は懸賞や履歴書などの応募先としてよく使われる宛名です。これは部署名の一部なので「御中」を付け加えるのが正解です。「~係御中」のようにして送りましょう。

「宛」「行」は往復はがきの返信ハガキなどで自分を宛先にする場合に使われる表現です。この場合は、「宛」「行」を二重線で消し、送り先が個人か否かによって適宜「様」や「御中」に書き換えて返信します。

英語で「御中」「様」ってあるの?

ここまで日本語における敬称ルールを中心に見てきましたが、英語でメールや文書を送らなければいけないときはどうすればよいのでしょうか。

英語の場合、個人宛の場合は基本的に「Dear〇〇」を使います。ちなみに複数宛、すなわち関係者各位に宛てた場合は、To Whom It May ConcernもしくはDear Allです。

Dearのあとには主に個人名、担当者不明の場合は担当者の性別によってSirもしくはMadameを挿入します。担当者の性別が不明の場合はSirとMadameを並列的に書きます。

【英語での敬称例(個人に宛てた場合)】

・Dear Mr. Takahashi

・Dear Sir or Madam

・Dear Sir

英語でも正しい敬称表現はあります。日本語と若干感覚が異なりますので注意しましょう。

最後に。記載を間違えてしまった場合の対処方法

記載を間違えてしまった場合の対処方法

宛名書きのとき記載を間違えてしまったら、新しい封筒やハガキを使って初めから書き直すのが原則です。どうしても替わりの封筒やハガキがないときは二重線で訂正し、修正液や修正テープは使わないようにしましょう。もし修正液などを使ってしまうと書き直しの手間や封筒代を惜しんでいるような印象を相手に与えてしまいます。

しかしながら、宛名が修正された封筒やハガキを受け取ることは、受け取る相手にとって決して気持ちいいものではありません。相手に不快な思いをさせないためにも安易な修正手段は避けるべきです。

できる限り、間違いのない宛名で送ることをお勧めします。

監修者:佐野 昭子(マナー講師)

佐野 昭子(マナー講師)

日本航空株式会社国際客室乗員部、庄交航空株式会社での勤務を経て、JALアカデミー株式会社、ヒューマニケーション株式会社、トラベルジャーナル旅行専門学校の講師を勤める。2002年人材育成研修会社「プリサージュ」を設立。「ホスピタリティマナー」に関する研修や「ホスピタリティマインド」に関する講演を行っている。千葉商科大学客員講師、クリニークデュボワ外部顧問。

文:リクナビネクストジャーナル編集部

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