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早く仕事を終わらせるために… 「無駄コミュニケーション」を減らし、生産性を上げるには?

世の中では「働き方改革」が叫ばれています。長時間の残業をする人が評価されていた時代は終わりつつあり、今求められているのは生産性アップ、つまり限られた時間で質の高い仕事をすることです。

企業の事務改善や業務効率化を支援する株式会社ビジネスプラスサポート代表の藤井美保代氏によると、「仕事が効率的に進まず残業が多い、という人の時間の使い方を見ると、平均して1日3時間程度のムダがある」といいます。

ムダを生み出しているのは、「段取り」や「環境」などさまざまですが、今回はチームメンバーや取引先などとの「コミュニケーション」から生じるムダに注目してみましょう。

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「仕事に関する情報を伝達する際、お互い自分の視点や立ち位置から情報を伝えたり受け取ったりするため、『二つの異なった理解』が生まれます。これが誤解やカン違いの原因となり、やり直しが発生するなど時間のムダにつながります」と藤井氏。

そこで、コミュニケーションの取り方を改善することでムダをなくす方法を教えていただきました。

指示を受ける&出すときはフレームワークに沿って

リーダーや上司から指示を受けるとき、あるいは自分が指示を出す際には「はきもの」のフレームワークを活用するのがお勧めです。

は=「その仕事が発生した背景は?」

き=「期限は?」

も=「その仕事の目的は?」

の=「能率を上げるためにどう進めればいいか?」

この4つのポイントを押さえておきましょう。

例えば、「お客様からのクレームをまとめた資料を作って」という指示であれば、

背景=「昨年よりクレームが2倍に増えている」

期限=「明日午前中までに」

目的=「営業会議でクレームの上位3つを撲滅する施策を考える。そのための資料として使う」

能率を上げるため=「半年間のクレームから上位3つをリストアップする」

といったようにです。1つでも欠けると、余計に時間がかかったり、目的からズレた資料となり、時間のムダとなりかねません。

情報を伝える際には「目的」を明確にする

上司に報告や相談をする際、伝えたいことを相手に正しく伝えるためには、話し始める前に「相手の視点」で情報を整理することが大切です。

上司に情報を伝える主な目的は次の3パターンあります。

【1】 上司が意思決定するため

【2】 上司がさらに上の上司に報告するため

【3】 上司の「イエス」を引き出すため

【1】 であれば、上司が適切な判断を下せるようにあらゆる角度から客観的な情報を伝える、【2】の場合は、上司の上司が判断するときに大切にしているこだわりポイントを理解した上で伝える、【3】なら相手が納得する理由や根拠を伝えることで、次の展開にスムーズに進むでしょう。

上司が欲しい情報を、欲しいタイミングで提供する

自分が「このタイミングで報告すればいいや」と思うよりも早く、しかも頻繁に、上司は部下からの報告を求めているものです。

それは、部下に必要なサポートを与え、仕事の進捗状態を管理するため。部下である自分にしてみれば、適切なタイミングで適切なサポートを受けることで、作業効率を高めることができます。

報告するべきタイミングは、「お・し・と・や・か」の5つ。

お=「終わらないとき」

し=「終了したとき」

と=「トラブルがあったとき」

や=「やりづらいとき」

か=「変えざるを得ないとき」

上記が最低限報告すべきタイミング。また、2週間の期限であれば1週間が過ぎたあたりなどに、「中間報告」としてその時点の進捗状況を伝えるとよいでしょう。

「メモ」で、忙しい相手への伝達モレを防ぐ

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