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【Excel作業の最速化を目指して覚えておきたい】上司のダメ出しに対抗する「5つの備え」

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ビジネスパーソンにとってエクセルは必須のツール。しかし、苦手意識を持っていたり、なかなか効率的に作業が進められないと不満を持っていたりする人も多いのではないでしょうか。なかには、「Excelへの理解が足りない上司からのダメ出し」をその理由だと感じている人もいるでしょう。

実際に、エクセルスキル、財務モデル作成についてのセミナーなどでは「上司の無駄なリクエストに付き合っていられない」といった愚痴をよく耳にするもの。しかし部下もまた、準備が足りないまま自分の思い込みで作業を進めてしまっていることも多いようです。

実のところエクセルワークは、上司やチームとのコミュニケーションをいかにとるかが肝心。そこで必要となる“上司のダメ出しに対抗する5つの備え”を紹介しましょう。

【その1】仮エクセルで「最終目的のブレ防止」に備える

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上司からの「売上をまとめてくれ」のひと言だけで作業に移り、表ができたあとに「知りたいのはこれじゃない」と言われてやり直しになる。こうしたエクセル作業の無駄な例が多く見受けられます。

はじめから目的を明確にしておくことが、やり直しを防ぎ、完成までの時間を短縮することにつながります。そこで作業の第一歩として、アウトプットイメージの作成、つまりゴールがイメージできる「仮エクセル」を作ることが必須となります。この段階での数字は空欄、もしくは仮のもので構いません。ただし、仮の数字を入れる場合は信憑性に上司の目が向いてしまわないように、必ず数字が仮であることを明記しましょう。

この「仮エクセル」をあらかじめ用意することで、作業中の迷いがなくなり、作業スピードが速くなります。さらに、イメージを共有しやすくなるため上司、経営陣、他部署のスタッフなどからの要望を事前に拾い上げることにも役立つでしょう。

【その2】急がば回れ! 「やりなおしリスク」に備える

「仮のエクセル」が出来たら、関係者全員が集まるミーティングを開き、合意を取ります。特に重要なのが、ポジションが最も高い(エライ)人の了承を取ってしまうこと。早めの段階でその人の了承を取っておけば、その後の「やり直しリスク」を大きく減らすことができます。

その後も実作業に入る前のキックオフミーティング、データをアウトプットイメージにそって集計し数字の妥当性を確認する中間レビューなど要所ごとに意志を共有する機会を設けることが大事です。これを省いてしまうと後になって「この数字が違う」「あのデータも入れて欲しい」という声が必ずといっていいほど挙がります。こうしたリクエストに対処していると、締め切り直前に徹夜するといったことになりかねません。

また、そうした要所で最終的なイメージ、スケジュールの共有を徹底すること。これでやり直しの無駄や、納期の遅れなどを防ぐことができます。

なお、あいまいな内容しか伝えてこない上司については「たとえば?」の切り返しをきっかけに内容を具体的に詰めていくようにしてみてはいかがでしょう。課題となる部分は決して“宿題”にはせず、その場でできるだけ具体的に詰めていくこと。内容はいったん決めてしまい、実際にデータを見てから再度議論したほうが効率的なのですから。

【その3】人それぞれ「言葉の定義」の行き違いに備える

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