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「これは昭和だ…」と思われているかも? やってはいけない資料の作り方

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「これは昭和だ…」と思われているかも? やってはいけない資料の作り方

社内でも取引先でも、自分の提案を通すために作らなければいけないのが「資料」だ。

そこに書いてある提案内容や説明事項、客観的なデータは、意思決定の決め手になるかもしれないし、洗練された資料を見せることができれば自分が「仕事ができる人」と認識されるかもしれない。

では、資料作りで気をつけるべき点とは一体なんだろうか?

4月11日、紀伊國屋書店新宿本店で行われた『できる人が絶対やらない資料のつくり方』(日本実業出版社刊)の刊行イベントで、著者であり資料作成のエキスパートである清水久三子さんがそのポイントを説明してくれた。

■情報過多の時代だからこそ、「整理して必要な情報を詰め込む」

清水さんは現代の情報量の多さに着目した上で、「余計な情報(ノイズ)をいかに取り除き、伝えたいことをちゃんと伝えるか」の大切さを説く。

確かに、どこを見渡しても周囲は情報だらけ。私たちがメディアから受け取る情報量は莫大だ。また、テクノロジーの進化にともなって企業内で流通する情報量も大きく増えた。

だから、資料にもたくさんの情報を詰め込めばいいというわけではない。むしろ逆だ。

清水氏はここで、「ノイズカット」という言葉を使い、伝えたいメッセージに直接関係ない情報を削除する必要性を語る。まずは情報をカットし、その上で伝えたい情報に目線を集めるためのコントラストをつけるのだ。

■資料のデザインにも「トレンド」があることを知ろう

「昭和っぽい感じ」

そう思わせる資料がある。具体的にいえば、色みで強弱をつけたり、ギザギザの吹き出しなどだ。一時期前のワードで作ったかのような資料はやはり「古さ」を感じさせてしまう。

他にも古さを感じさせてしまう要素は数多い。例えばフォント(文字の書体)の使い方。これの使い方を間違えると一気にダサくなってしまう。

基本的に資料作成で使うフォントは、日本語ならば「明朝」と「ゴシック」、ローマ字ならばセリフ体とサンセリフ体だ。

それぞれに特徴があり、明朝体、セリフ体は小さくても読める可読性の高いフォントだ。長文を読む時には適した書体である。

一方のゴシック、サンセリフ体は文字の端にある「うろこ」や「ひげ」といった飾りがない。視認性が高く、遠くからでも読むことができる。つまり、目立たせたいところで使えば効果的ということだ。

この基本を抑えた上で、フォントには「トレンド」が存在することを覚えてほしい。

デザイン的にも見栄え的も優れたフォントが誕生しているが、その中でも今、主流となっているフォントといえば「メイリオ」だ。

メイリオはゴシック体の一種だが、可読性も高く、読んでいて疲れにくい。インターネットブラウザのデフォルトフォントに指定されていることもあり、私たちにとって馴染み深いフォントでもある。

資料における文字の印象は意外と強く残る。最新のサービスを扱っている会社ならば、トレンドのフォントを使うようにして古いイメージを与えないようにする配慮が必要だろう。

■他にもたくさんある「伝わる資料」のポイント

この他にも、バッサバサと資料におけるNG表現を切っていく清水さん。

・事実を並べただけ

・ビッグワード(解釈がいくらでも可能なワード)で誤魔化している

・色が多用されていて目立っているところがわからない

・そもそも作成者が論理的に整理できていない

などなど、「資料作成の場においてついやってしまいがちなNGポイント」が次々に登場する。

大切なことは、資料を作る目的だ。「きれいな資料、手の込んだ資料を作る」のではなくて、「伝わる資料、動かす資料を作る」と考えないといけない。

この情報はダブってないか? もっと「因数分解」をしてコンパクトに文章をまとめられないか? 果たしてこの罫線は必要なのか? このグラフは円型で良いのか? 別のグラフの方が適切ではないか?

見直すほどに、さまざまなポイントが浮かんでくる。

私自身、清水さんの説明を聞きながら「あ、自分もやっちゃっている」と思うことがたくさん出てきた。

企画を立てても、提案を持っていっても、なかなか上手く事が運ばない人は、ぜひ『できる人が絶対やらない資料のつくり方』を参考にしながら、資料の見直しをしてみてほしい。

(新刊JP編集部)

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