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メール上手は仕事上手。ビジネスメールを効率的に片付ける方法

メール上手は仕事上手 ビジネスメールを効率的に片付ける方法

あなたが朝出社して、一番先にする仕事は、パソコンに電源を入れてメールをチェックすることではないでしょうか? 納期の督促や確認、ミーティングの連絡、大事なアポイントメントなど、メールでのやりとりは仕事に欠かせないものです。

後あとまで残るメールは証拠にもなりますし、他の人へ転送される可能性もあり、気が抜けません。漢字変換の誤字はないか、文章が簡潔か、なるべくやりとりが少なくて済むよう書けているか、何度も見直すものです。

思う以上に時間を取られるビジネスメールは、いったいどうすれば効率的に片付くでしょうか。書籍『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』で提案されている方法を参考に、自身の体験もまじえてご紹介いたします。

1.期限を切る

メール上手は仕事上手 ビジネスメールを効率的に片付ける方法

「お手すきの時にご返信ください」のような曖昧な書き方では、後回しにされがち。

仕事を相手のペースに委ねてしまうと、あなたはいつも “待ち”の状態。忙しい相手であっても〝期限〟を設定したほうが、返事しやすいものです。急ぎのものは3日後ほど、最長1週間ほどで期限を切り「途中経過でも結構ですので、●月●日までにご連絡頂けると、大変助かります」と、自分のペースに持ち込みましょう。

もちろんあなた宛のメールで、即答できない場合は「確認を取りますので、●月●日●曜日の午前中までにご返信いたします。今しばらくお待ちください」と返信したほうが親切です。「午後まで」の場合は、5時迄になど時間を明確にしたほうが、お互いの認識のずれがなく明確です。

2.届いた順に返信を

メール上手は仕事上手 ビジネスメールを効率的に片付ける方法

メールの優先順位を検討するのは、時間のムダ。仕事が速い人ほど、「来た順」に淡々と返信していくものです。あの取引先の担当者は苦手などと後回しにすると、どんどん返信が遅くなり、トラブルの元になりかねません。

3.クレームの返信は、相手からの件名を変える

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怒っている人がメールを書く時、件名も感情的な場合があります。そのまま返信しようものなら、相手の怒りの感情が再燃しますし、大変失礼になります。件名は「不手際についてのお詫び」「●●に対する件」などに変えましょう。クレームに対しては、上司に話を通して、返信のメールも確認してもらったほうが良いかもしれません。

また、やりとりが続く相手に同じ件名で送り合うと、相手がメールを見逃してしまう可能性がありますので、「●月●日のアポイントは●時で可能です」など件名を変更しましょう。

相手から過去に来たメールをそのまま使い、今回の用件に関係のない件名で送信するのも大変失礼にあたります。

4.金曜夕方に大事なメールを送らない

メール上手は仕事上手 ビジネスメールを効率的に片付ける方法

翌週に仕事を持ち越したくないので、金曜夕方にメールを送る人は多いもの。1週間で一番受信が多い月曜朝の受信トレイに、重要なメールが埋もれてしまっては困りますね。

忘れないように下書きする、メモをパソコンに貼っておくなどして、月曜日出社後に送りましょう。月曜日の朝一番に優先して仕事をしてくれたのだなと思うと、相手も嬉しいものです。

5.転送されても恥ずかしくないメールを

あなたが送ったメールは、相手の上司や同僚に転送される可能性があります。簡潔に、ポイントを分かりやすく、期日と曜日を正確に書くこと。急ぎのメールであればあるほど、慎重に。日にちや時間を間違えると混乱を招きます。また、ありがちなのが、パソコンでの漢字の変換間違い。後々まで恥をかかないよう、慌てて送らず、3回は見直してから送信すること。

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