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徹底すれば雲泥の差! 新社会人が大切にすべきメールの作法

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徹底すれば雲泥の差! 新社会人が大切にすべきメールの作法

大学生活を終え、4月から新社会人になる人たちにとって、しばらくの間、「まわりは先輩ばかり」という生活がつづく。当然、何か相談ごとを持ちかけたり、依頼することの連続だ。

だからこそ、相手に気持ちよく動いてもらえるよう立ち振る舞えるかどうかは、かなり重要になる。

そこで今回は、『入社1年目から差がつく! ビジネスメール即効お役立ち表現』(集英社刊)の著者であり、メール作法に関する書籍を多数著している中川路亜紀さんに、メールでお願いごとをする際に気をつけるべきことを中心にお話しいただいた。

■残念なメールと行き届いたメールを分ける「ちょっとした想像力」

――インタビュー後編では、中川路さんが普段、メールを読む際に感じていること等を中心にお話をうかがえればと思います。中川路さんがこれまでに受け取ったメールで、「これはあり得ない…」と思ったものがありましたら、お話いただけますか。

中川路:面識のない方から、仕事依頼のメールをいただいた際、こんなことがありました。

先方はメールの冒頭に「鈴木さんから中川路さんのことを紹介された」と書いていた。でもこちらとしては、知り合いに鈴木さんという方は何人もいるわけで、こんな書き方をされても、どの鈴木さんか分からない。

この場合、「どの」鈴木さんなのかが分かるよう、所属など何かしらフックになる情報を書くのがマナーだと思います。「相手がこういうメールを受け取ったらどう思うだろう?」という想像力が欠如していることに、まずショックを受けました。

それだけではありません。こちらがまだ承諾していないにもかかわらず、そのメールでは「こうしてああして」と仕事の進め方まで事細かに指定されていたんです。あまりに独善的なメールに不安を感じ、その仕事はお断りしました。

――メールひとつ書くにしても、想像力を働かせることが重要なのだと痛感させられる事例です。

中川路:その通りです。いまご紹介した例以外にも、「あともう少し、想像力を働かせてほしかったな」と思うことは、よくあります。

「●●を郵送してください」と依頼しておきながら郵送先の住所が明記されていないメールを受けとったことはありませんか。

相手との関係性にもよりますが、このようなメールが送られてきて、わざわざ「郵送先を教えていただけますか」と尋ねるのは気がひける場合、こちらは何冊もある名刺入れのなかから必要な情報を探すはめになるわけですよね。

書き手がメールを送るまえに、「相手はこのメールを受けとったあと、どんなアクションをとるか?」と想像するだけで、こうした事態は避けられます。

――逆に、中川路さんが「これは行き届いているな」と感心したメールはどのようなものでしたか。

中川路:相手とお会いすることになっていたお店が、駅から少し離れた場所にあったのですが、先方から送られてきたメールに「このお店は駅からタクシーで●分ほどかかります」と添えられていて、すばらしいなと思いました。

お店のホームページ等のURLを載せるというところまでは、ほとんどの方がしてくださるのですが、ここまで行き届いている方はそう多くありません。

このような場合、相手にしてみたら、現地までのトータルの所要時間を知りたいことは明らかです。郵送の例と同様、少し想像力を働かせられるかによって、メールのクオリティは驚くほど変わってきます。

――先ほど、「郵送先が書かれていない」残念なメールを送らないために、メールを受け取る側の「その後」の行動を想像してみることが大事とお話しいただきました。行き届いたメールを送るために、他にも何か気をつけたほうがいいことはありますか。

中川路:日頃からメールをていねいに読む習慣をつけるとよいでしょう。具体的には「二度読み」を徹底することをおすすめします。

相手に返信するまえに、相手の文面、自分が書いた文面をもう一度読みなおす。そうすることによって、返事すべきことを全部網羅したかをチェックできますので。

よくあるのは、相手から三つの用件について尋ねられていたのに二件しか答えておらず、あとから慌てて追加の返信をするケース。これだとメールの件数も増えてしまいますし、相手の時間もよけいに奪ってしまいますからね。

――最後になりますが、読者の皆様へメッセージをお願いします。

中川路:いまや、仕事はメールによって進められているといっても過言ではありません。そのような現実がある以上、自分が伝えたいことをメールで自由自在に表現できることは、仕事の重要な能力といえるでしょう。

要領の悪いメール、失礼なメールは、相手をむっとさせるだけでなく、あなた自身の信頼さえ低下させてしまいます。

本書を手元に置くことで、「なれなれしくなく、よそよそしくない」メールを送るうえで必要なボキャブラリーを増やし、敬語の正しい使い方を身につけていただければと思います。

メールマナーというのは、一言でいえば「相手への思いやり」です。本書は、メール表現の解説を通して、思いやり、つまりどんなことに想像力を働かせるべきかについてもふれていますので、その「心」の部分も感じとっていただければうれしいですね。

(新刊JP編集部)

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