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メールでミスする人が見落としがちな「送信前」の確認ポイント13

「論理的に伝わる文章の書き方」や「好意と信頼を獲得するメールコミュニケーション」「売れるキャッチコピー作成」等の文章力向上をテーマに執筆・講演活動を行う山口拓朗さん。そんな山口さんに「ビジネスパーソンのための文章術」について伺うこのコーナー。今回は「メールのミスを防ぐ着実な方法」についてです。f:id:asukodaiary:20170215174513j:plain

メールのミスで信用を落としていませんか?

メールの送信ボタンを押してから、「あっ!しまった!」と自分のミスに気づいて顔面蒼白になったことはありませんか?あるいは、自分が送ったメールで相手を怒らせてしまったり、伝えたいことが伝わらずに誤解を招いてしまったりしたことはありませんか?

こうしたミスの多くは、送信前に冷静にメールを確認することで防ぐことができます。ここでは、メール送信前に注意すべき13の確認ポイントをお伝えします。

送信前に注意すべき13の確認ポイント

①宛先(アドレス)に誤りはないか

宛先(アドレス)を間違えると、間違えた方、間違えられた方の双方に迷惑がかかります。情報漏えいにもつながりかねません。

②CcやBccに誤りはないか

宛先同様に間違えると怖いのが「Cc」や「Bcc」です。とくに本来「Bcc」で送るべきメールを「Cc」で送ってしまうと、すべての送信先に「Cc」に入れたアドレスが公開されてしまいます。

③宛名に誤りはないか/宛名の敬称は正しいか

名前を間違えられると「失礼だ」と感じる人が少なくありません。会社名や氏名の明らかな誤りはもちろん避けなければいけませんが、「本田/本多」「阿部/安倍/安部」「斉藤/斎藤/齊藤」といった表記の誤りにも注意しましょう。

④必要なファイルを添付したか

「ファイルの添付もれ」は、意外に多いミスです。再度やり取りしなくてはいけないため、双方にとって時間と労力のムダです。最も注意すべきは、(他社情報などを含んだ)別のファイルを送ってしまうことです。

⑤件名は具体的でわかりやすいか

件名は、メール本文の内容を端的かつわかりやすく示す必要があります。「おはようございます」「山口です」「お疲れ様です」「ご連絡です」など、ひと目で内容がわからない件名はNGです。「25日のAプラン会議の件」のように具体的に書きましょう。

⑥必要な情報が抜け落ちていないか

「打ち合わせって……いつだっけ?」「それで……コストはいくらなの?」「それで……納期はいつまで?」という具合に、メール受信者に首をひねられていませんか?相手が知りたい情報が書かれていないと、再びやり取りしなければいけなくなります。「自分がわかっていること=相手もわかっていること」とは限りません。

⑦余計なことを書いていないか

必要な情報を省いてはいけませんが、一方で、余計なことは書く必要がありません。だらだらと(用件と関係のない)ムダなことを書きがちな方や注意は必要です。

⑧誤字・脱字はないか

誤字や脱字が多いと「国語力が低い人」「仕事ができない人」「確認が甘い人」と思われてしまいます。パソコンでは変換ミスなどが起きやすいものです。最終確認を怠らないようにしましょう。

⑨平易な言葉で書かれているか

「平易」とは「たやすく理解できること」という意味です。相手が「これどういう意味?」と思うような専門用語やビジネス用語は控えるようにしましょう。また、理屈をこねくり回したような書き方も避けるようにしましょう。

⑩見た目が読みやすいか

一行がやたらと長い。あるいは、空白の行がない。このようなメール文章は、受信者にとって読みにくいものです。早めの改行を心がけるほか、情報の区切りに空白の行を挟むなどして、ストレスのない文面を心がけましょう。

⑪相手を不快にさせていないか

「押し付け」や「命令調」などの上から目線は相手に嫌われます。また、上辺だけ丁寧な「慇懃無礼(いんぎんぶれい)な文章」も煙たがれます。相手を不快な気持ちにさせている人ほど、そのことに気づいていません。

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