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メールで「感じよく」「スムーズに」予定変更をお願いするには?

「論理的に伝わる文章の書き方」や「好意と信頼を獲得するメールコミュニケーション」「売れるキャッチコピー作成」等の文章力向上をテーマに執筆・講演活動を行う山口拓朗さん。そんな山口さんに「ビジネスパーソンのための文章術」について伺うこのコーナー。今回は「用件をメールでスムーズに伝えるための心得」についてです。f:id:asukodaiary:20170202171504j:plain

「冗長」も「言葉足らず」も、どちらもアウト

仕事で使うメール、とくに、連絡事項など情報の伝達を目的とするメールでは、余計な情報をだらだらと盛り込みすぎないことが重要です。余計な情報がノイズとなって、大事な用件が伝わりにくくなるからです。

一方で、相手(メール受信者)が必要としている情報が書かれていない「言葉足らず」のメールもいただけません。

ノイズの多い「冗長メール」も、情報が不足した「言葉足らずメール」も、相手にとっては迷惑です。虫の居所が悪ければ怒りを買ってしまうかもしれませんし、場合によっては、送信者自身の信頼性や評価を損ねかねません。

仕事のメールに求められるのは、情報を過不足なく盛り込む絶妙なさじ加減、つまり、バランス感覚です。

その前に……ビジネスシーンでは用件を真っ先に伝えよ!

では、具体的にメールの例文を見ていきましょう。

【例文】

お世話になっております。

明日10時〜12時にエキュート品川のカフェで

お客様とのお打ち合わせがあるのですが、

いま福岡にいる弊社のお客様の帰京が遅れて、

打ち合わせ開始が11時頃にずれ込みそうです。

なんでも飛行機のフライト時間を

勘違いして把握していたようなのです。

つきましては、誠に申し訳ございませんが、

明日13時にお約束しているミーティングの時間を

14時にずらしていただくことは可能でしょうか。

たいへんご迷惑をおかけいたしますが、ご調整いただければ幸いです。

よろしくお願いいたします。

「読みにくい」「まどろっこしい」と感じる人が少なくないはずです。典型的な冗長メールです。

しかし、冗長以前に問題なのが、このメールの用件がパっとわからない点です。このメールで最も伝えたかったことは何でしょうか?それは「打ち合わせ時間を14時にずらしてほしい」という“おうかがい”ではないでしょうか。

例文では、その用件が後半に書かれています。前半には何が書かれているかというと、「明日10時〜12時にエキュート品川のカフェで〜」と相手にとって“よくわからない話”が展開されています。これでは相手がイラッときても仕方ありません。

仕事で使うメールでは、真っ先に用件を伝えるのがセオリーです。

【改善例1】

お世話になっております。

明日13時にお約束しているミーティングの件で、ご連絡いたしました。

誠に申し訳ございませんが、

時間を14時にずらしていただくことは可能でしょうか。

10時〜12時にエキュート品川のカフェで

お客様とのお打ち合わせがあるのですが、

いま福岡にいる弊社のお客様の帰京が遅れて、

打ち合わせ開始が11時頃にずれ込みそうです。

なんでも飛行機のフライト時間を

勘違いして把握していたようなのです。

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