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デキるリーダーの「指示」の出し方

『仕事が「速いリーダー」と「遅いリーダー」の習慣』(明日香出版社)の著者である石川和男さん。石川さんは、建設会社総務部長・大学講師・専門学校講師・セミナー講師・税理士と、5つの仕事を掛け持ちするスーパーサラリーマンです。そんな石川さんに「仕事が速いリーダー・仕事が遅いリーダーの特徴」について伺うこのコーナー。第4回目の今回は「リーダーの指示の出し方」についてです。f:id:asukodaiary:20170119100923j:plain

リーダーが怒鳴り声をあげて指示を出しているのに空回り、部下が慌ただしく動いているのに成果がでない。こんな経験をしたことはありませんか?

同じ業務でも、指示の出し方によって仕事のスピードが違ってきます。ではどうすれば仕事のスピードを上げることができるのか?これから説明します。

デキないリーダーは、こんな指示を出している

あなたは『24 -TWENTY FOUR-』を見たことはありますか?CIA内部に設立されたテロ対策組織が、暗殺計画阻止、爆発物除去などを、分刻み、秒刻みで行っていく人気ドラマです。ドラマでは、組織のリーダーが部下に次々と指示を出し、部下も期待に応えて任務をやり遂げます。

その姿に影響され、同じ感覚で部下に指示を出してしまったことがあります。以下の「 」書きを早口で読んでみてください。

「Cさん、新製品のアンケートをまとめた報告書。あれ今日中に頼む。そうだ!20日締めの請求書の発行処理、30件ぐらいあったか?あれも早急に。それから来週の会議資料を送っておいて。会議の後の親睦会の店、8名で予約しておいて。飲み放題で料理はセット。税込で5000円以下。時間は19時ぐらいからかな」

こんな指示を出されたら、部下は耐えられないですよね。

次から次へと指示されてそれを確実に遂行できるのはドラマの中だけの話であって、現実の世界では、まとめて指示することは部下の混乱を招きます。

では、このような事態を防ぐにはどうすれば良いのか、具体的な方法をご紹介します。

指示は1つ、多くても3つまで

一度にたくさん伝えてしまうと、部下は混乱します。

一度に伝える指示は1つ、多くても3つまでにして、部下がすぐ書き留められるようにし、聞きもらしや伝達ミスを防ぎます。あなたも指示は3つまでと決めておくことで、指示を出し過ぎることを防げます。

仕事が速いリーダーは、仕事を1つ1つ指示します。

思いつくままに指示をしていくのではなく、毎朝もしくは昨日のうちから、どの仕事から頼もう、頼んだ仕事はどうなっているかなどを、事前に確認し、計画を立ててから指示を出すのです。

さらに気を付けるべき3つのポイント

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①優先順位をつけて話す

部下の仕事を見て、「そんなの後でいいのに。それより、今指示した急ぎの業務をなぜ先にやらないのかな」などと、イライラした経験はありませんか?

それは、あなたが思っている以上に部下は優先順位がつけられないということが原因なのです。

優先順位の指示がないと、部下はリーダーに言われた順番に仕事をしようとするか、あるいは勝手な判断をします。指示が複数なら優先順位をつけるべきです。

一度にたくさん指示を出すと優先順位が明確に伝わらず、急ぎの仕事が後回しにされるなどの事態が起きかねません。まとめて伝えることで時間を節約したつもりが、伝達不明瞭でかえって仕事が遅くなるのです。

②業務進行表で仕事内容を共有する

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