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デキる人が「スマホから送る」ビジネスメールで意識すること

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プライベートのチャットと仕事のメールをごっちゃにしない

スマートフォンが普及して久しい昨今。プライベートでLINEやfacebookのメッセンジャーほか、気軽にやり取りできるチャット機能付きアプリを利用する人が増えました。

その傾向に比例して、ビジネスパーソンのなかには、仕事のメールをスマホや携帯で行う人が増えてきているようです。

「便利な時代になったなあ」と気楽に考えている方は少しだけ注意が必要です。ビジネスで使うメールのマナーやルールは、今のところ、パソコンでのやり取りを前提にしています。ここに「スマホ・携帯×チャット感覚」を持ち込むと、「マナー知らず」「失礼な人」と思われてしまう恐れがあるからです。

スマホ・携帯とパソコンでは見え方が違う

パソコンメールとスマホ・携帯の最大の違いは、表示(見え方)にあります。両者の見え方を比べてみましょう。

◆スマホ・携帯の送信表示

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◆パソコンの受信表示

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このように表示に大きな違いが生じます。スマホや携帯の画面では「1行=20文字前後」で次の行に移っていきますが、パソコンの表示では、1行の文字数がやたらと長くなります(写真では60文字以上)。

多くの方が、自分のスマホ・携帯で読みやすい状態(改行のない状態)でメールを送信するため、受信者(パソコンで見る場合)にとって「読みにくい」メールになってしまうのです。

もしもスマホや携帯からメールを送る必要があるときは、相手がどのような環境でこのメールを見るのか、事前によく考える必要があります。最も注意を払うべきは「自分の送信環境」ではなく、「相手の受信環境」です。

もちろん、なかにはパソコンに送られてくるメールをスマホや携帯でチェックする人もいるかもしれませんが、それは結果論にすぎません。ましてや送信者側が「たぶん相手はスマホで見るだろう」と決めつけてはいけません。

プライベートのチャット気分でメールをするのは危険

また、見た目以上に怖いのが、プライベートで使っているチャット感覚(気軽な友達感覚)でメールを送ってしまうことです。

宛名、あいさつ、自己紹介、結び、署名……これらを省いたメールが送りつけられるくると、「俺を軽く見ているのか?」「仕事は遊びじゃないんだぞ」と不快感を抱く人もいます。「スマホだから、あいさつはなくても許される」と考えるのは安易です。

そもそも世の中には、スマホや携帯からメールを送られることを好ましく思っていない人もいます。相手がそのような価値観(職場環境/立場)の人の場合、「うっかりしていました」「急いでいたので」「悪気はありませんでした」と言い訳をしたところで「あとの祭り」です。最悪の場合、あなたの信頼に傷がついてしまうかもしれません。

スマホ・携帯からパソコンにメールを送る際の「トラブル予防策」

それでもスマホや携帯から仕事のメールをしなければいけないケースもあるでしょう。そのようなときには、下記のようなトラブル予防策を講じておくといいでしょう。

①お断りの一文を入れる

お断りの一文とは「スマホから失礼いたします」や「携帯メールで失礼いたします」です。この一文があるかないかで、相手に与える印象が大きく変わります。この一文が添えられていれば、相手も理解してくれるでしょう。

②どこに返信メールが欲しいかを明記しておく

スマホや携帯からのメールをパソコンに受けて困るのは、そのまま携帯に返信をしていいのか、あるいは、いつもどおり会社のアドレスに送っていいのか、判断がつかないときです。下記のような文章を書いておけば、不要な行き違いを防ぐことができます。

急を要していたため、携帯からメールを送らせていただきました。

以後のメールは、これまでどおり、会社のアドレスで対応させていただきます。

【会社のアドレスを載せる】

パソコンからスマホ・携帯へメールを送る際の「トラブル予防策」

状況次第では、自分のパソコンから相手のスマホや携帯にメールを送らなければいけないケースもあるでしょう。その場合は、下記のポイントに注意しましょう。

①文字数を少なくする。

携帯の機種によっては長いメールを受け取れない、あるいは、一部しか表示されないことがあります。「携帯へのメールですので、用件のみで失礼します」というお断りを入れるなどの配慮も必要です。

②Ccに相手のパソコン(会社)のアドレスを入れておく

Ccで相手のパソコン(会社)のアドレスを入れておけば、万が一、相手がスマホや携帯でメール確認をしなかった場合でも、あとからパソコンで確認することができます。備えあれば憂いなし、です。

もっとも、よほどの理由がない限り、相手の許可なく携帯にメールを送りつけるのはマナー違反です。なぜなら、「携帯は仕事では使わない」と決めている人もいるからです。

たとえば、週末にプライベートを楽しんでいる人の携帯に仕事のメールが来たらどうでしょう? なかには、プライベートに踏み込まれたと不快に感じる人もいるはずです。携帯にメールをしていいのは「相手の許可を得ているときだけ」と心得ておきましょう。

モバイルデバイスの時代。変化に対して柔軟に対応していこう

ここまで仕事のメールでスマホや携帯を使うリスクについてお伝えしてきましたが、時代はモバイルデバイスの時代に移行しつつあります。

事実、すでに両者(送受信者)にとってメリットが大きい以下のようなケースでは、積極的にスマホ・携帯が使われています。

①リアルタイムでスピードを必要とする場合

同じプロジェクトチームで一気に物事を進めていくような場合、携帯メールやチャット機能を使うことで仕事のスピードを上げることができます(社内・チーム限定での活用)。

②外回りが多いケース

一日中、外回りをしている、あるいは、出張しているような場合は、パソコンに送られてくるメールを、同時にスマホや携帯でも見られるよう設定しておくことで、迅速なメール対応が可能になります。もちろん、相手にスマホや携帯でメールをしなければいけない事情があることを、事前に説明しておくことが大切です。

今後、仕事のメールにスマホや携帯を使うケース、あるいは、チャット機能を活用するケースはますます増えていくでしょう。時代の変化に上手に対応していくと同時に、“対応していない人”への配慮も忘れないようにしましょう。

著者:山口拓朗

『問題を解くだけですらすら文章が書けるようになる本』著者。

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伝える力【話す・書く】研究所所長。「論理的に伝わる文章の書き方」や「好意と信頼を獲得するメールコミュニケーション」「売れるキャッチコピー作成」等の文章力向上をテーマに執筆・講演活動を行う。忙しいビジネスパーソンでもスキマ時間に取り組める『問題を解くだけですらすら文章が書けるようになる本』(総合法令出版)のほか、『何を書けばいいかわからない人のための「うまく」「はやく」書ける文章術』(日本実業出版社)、『書かずに文章がうまくなるトレーニング』(サンマーク出版)、『伝わる文章が「速く」「思い通り」に書ける 87の法則』(明日香出版社)他がある。

山口拓朗公式サイト

http://yamaguchi-takuro.com/

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