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Google AppsとOffice365を使いこなすためのGoogle Apps Script・Office API最強ツール

Google AppsとOffice365のそれぞれの強みを知ろう

今回の勉強会タイトルは、「Office真夏の最強ツール決定戦 O1 CLIMAX 14」。Office系アプリケーションの2強、Google AppsとOffice365のそれぞれの強みを知ろうというもの。

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これはプロレスファンならすぐに気付くと思われるが、新日本プロレスが毎年夏に総力を結集して開催されるイベント「真夏の最強決定戦『G1 CLIMAX 26』」をもじったもの。秋も深まりつつある10月にもかかわらず、「真夏の~」という言葉が付いているのはそのためである。

最強決定戦とは銘打っているものの、今回の勉強会はGoogle AppsとOffice365のいずれかに軍配を上げるということではなく、あくまでもそれぞれをうまく使いこなすための知識を得るためだ。

GoogleスプレッドシートでGoogle Apps Scriptを使う

最初に登壇したのは、SchooでGoogle Apps Script入門の講師を務めたり、フリーランスで活動している小菅達也さん。

セッションタイトルは「まぁ!簡単!Google Apps Script入門」。Google Apps Scriptとは、プログラムを使って、各Googleアプリケーションを制御したり、連動・連携させたり自由自在に操ったりするためのサーバーサイド・スクリプト環境だ。

Google Apps Scriptの良さは第一に無料であること。第二に環境構築が簡単なこと。ネットとGoogleアカウントがあればすぐに環境構築が行えるのだ。

第三にGoogle Spread SheetはExcelの関数も使えること。

第四はJavaScriptベースなので、JavaScriptが分かっている人なら、すぐに扱えるようになること。

第五に学ぶことでほかのことに応用が効くこと。OS Yosemite以降のApppleScriptなど、JavaScriptベースで動く言語が増えているので、そういったところでも応用が利くというわけだ。

デメリットはまだまだ情報が少ないこと。特に日本語の情報が少ない。公式のレファレンスはすべて英語となっているので、日本語で勉強したい人は電子書籍版「Google Apps Scriptビギナーズガイド: Googleをプログラミングせよ!」をお勧めする。

まずは使い方について。Google Apps Scriptは、Googleドライブの新規からスプレッドシートを立ち上げ、ツールからスクリプトエディタをクリックすれば使えるようになる。あとは立ち上がったエディタの中で、Google Apps Scriptを書いて動かしていくだけだ。

最初にGoogle Apps Scriptを使おうと思ったのは、Webの学校で事務仕事をしていたとき。授業予約にGoogle Formをひんぱんに使用していたが、自動返信メールがデフォルトで実装されていないため、予約者から「ちゃんと予約されていますか」という問い合わせが電話やメールなどがあり、余計な時間が取られ、仕事でのミスが連発して悩んでいいたのである。

Excelがあまり使えないため、Google Apps Scriptで自動返信メールを実装したところ、予約状況の確認の問い合わせがなくなった。また毎月フォーマット修正が必要だった申込みフォームも、Google Apps Scriptでフォーマット自動作成機能を実装した。

自分以外の事務員でも活用できるよう、開催日、開始時間、終了時間、料金などの情報を入れる部分はスプレッドシートに落とし込み、魔法の隠しメニューを用意し、「申込みフォーム」を作るという項目を作った。これを選択すると、先ほどのExcelで設定した内容に基づいたフォームができる。

先に紹介した「自動返信メールを設定する」も「魔法の隠しメニュー」に用意していた。このようにGoogle Apps Scriptは仕事の課題解決・効率化に役立てることができる。

これからGoogle Apps Scriptを勉強しようという人は、スプレッドシートから始めるのがお勧め。GoogleスプレッドシートからGoogle Apps Scriptを立ち上げて、あとはいろんなアプリケーションと連携させればいい。

Google Apps Scriptを使うための考え方としては、命令したいモノ(どこに命令したい)を指定して、命令(どんな命令をしたい)の内容を記載すること。

例えばA1のセルの地色を赤に変えるという場合は、どのアプリケーションを指定するところから始まる。


次にどのファイルに命令するのか、指定したファイルのどのシートに命令するのか
→getAtciveSheet()or getSheetByName(”シート1″);、そして指定したシートのどのセル(Range)に命令したいの?
→getRange(“A1”)。

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