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あなたも言いがち!? 仕事が溜まる人の「NG口癖」

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抱えている仕事が山積みなのに、上司から「これちょっとお願いできない?」とさらに仕事が降ってきて、終わりが見えずに途方にくれる――。こんな経験、ないだろうか? 実は、仕事が溜まってしまうビジネスマンには、ある共通点があるという。『業績3倍 口ぐせ本』の著者で、企業コンサルタントを行っているアルファプランニング代表・中神公子さんに話を聞いた。

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「仕事を溜めこみがち人には、人が良くて頼みごとを断らない人、いい格好をするために仕事を受ける人の2種類がいます。次から次へと仕事を引き受けるものの、自分ができる仕事量を冷静に判断することができないため、進め方が一辺倒で終えられない人が多いのです」(中神さん・以下同)

そんな特徴を持つ人には、仕事を受ける時や仕事中についつい言ってしまいがちな“口ぐせ”があるという。自分自身は言っていないか、チェックしよう。

仕事を溜めこみがちなビジネスマンに多い“口ぐせ”

■「はい、わかりました」

二つ返事で仕事を受けるものの期日を聞かないため、後回しにしやすく、上司が想定していた期日までに終わっていないことが多くなる。仕事を受けるだけでなく、必ず「いつまでに行えばいいでしょうか?」と期日を聞こう。他の仕事と重なっている場合は「この仕事とどちらを優先すべきでしょうか?」と、上司に判断を仰ぐこと。

■「これやんなきゃ」「あれやんなきゃ」

複数の仕事が重なった時に、無意識に自分を追い込んでしまう言葉。「やらなければならない」という焦りで気持ちに余裕がなくなり、忙しいオーラがにじみ出るため、周囲に悪い印象を与えてしまう。「これをやってから、○○をやろう」という言い方に変えるだけで達成感が増し、目の前の仕事を1つ1つこなしていけるはず。

■「自分ばっかり…」「自分なりに努力してます」

これらに近いことを言っている自覚があったら、仕事の優先順位がつけられていないことが多いので要注意。自分で引き受けておきながら被害者意識にとらわれてしまい、優先すべき仕事を後回しにしてしまうため、最終的に溜めこんでしまうといったパターンが多いという。周囲の責任にする前に自分の仕事の進め方を見直す必要があるだろう。

「『自分は忙しい』と感じて、気付かないうちにこれらの口ぐせを発している人は、物理的に仕事量が多い場合と、仕事量が増えてもやり方を変えないために期日までに終わらない場合があり、圧倒的に後者が多いのです。優先順位をつけることが、仕事を終える糸口になるでしょう」

優先順位をつけるためには、帰宅前に、不要なプリントの裏などに翌日のTO DOリストを作っておくことが効果的だという。その際、細かな仕事を全て書き出すのではなく、5つぐらいまでのブロックに分けて書き出して頭に数字をつけると、全体の流れが見えて、時間を効率的に使えるようになる。ちなみに10項目以上書き出すと多くてさばき切れなくなるため、5つ程度がベスト。赤いペンで書くと目に入りやすく、終えた項目を色の違うペンで消していくと、達成感を得やすい。

「仕事が溜まって残業続き…」という人は、一度自分の口ぐせを振り返ってみよう。少々言葉を変え、仕事のやり方を見直すだけで、進み具合が大きく変化するかもしれない。
(有竹亮介/verb)

(R25編集部)

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※コラムの内容は、R25から一部抜粋したものです
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