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コミュ障は克服しなくてOK!ビジネスを円滑にするコミュニケーションデザインとは

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「新入社員の反応が薄く、何を考えているのか分からない」「上司に有給申請をしたら理由を聞かれた。非常識では?」「知り合いだから安くして、という発注者にうんざり」などなど…こうした仕事上でのコミュニケーションに関する話題は尽きることがありません。

しかし、こうした気持ちの行き違いは誤ったコミュニケーションや、コミュニケーションへの苦手意識から生まれているのではないでしょうか? コミュニケーション研究家である藤田尚弓さんは、特にビジネスシーンにおいて「自分が欲しい情報を得るために、コミュニケーションを設計する」という意味での「コミュニケーションデザイン」を提唱しています。

結果を得るためのデザインコミュニケーションとは

「コミュニケーションの重要性は分かっていても、その定義をはき違えている人が多いのではと感じます。特にビジネスの場におけるコミュニケーションとは、相手に何かを伝えることでも、楽しくおしゃべりすることでもありません。『自分が期待する反応が相手から帰ってくる』ところまでがコミュニケーションです。

例えば、後輩社員に態度を改めてもらう、あるいはコンペティションで勝つなど、『欲しい結果を得るためのプローチを考え実行していくこと』が、コミュニケーションデザインだと考えます」

そこで結果にアプローチするコミュニケーションの基本的なコツ、そして苦手意識を持っている「コミュ障」な人へのコミュニケーション術を聞きました!

ビジネスコミュニケーションの基本的な3つのノウハウ

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基本1:大前提は「結論が先」

ビジネスシーンでは「結論が先」が大前提。背景や詳細はひとまず置いておき、まず結論を話したあとに、詳細を説明するという順番がベストです。いわゆる「仕事ができない」と言われる人は、時系列で話しがち。すると非常に話が分かりにくくなってしまい、相手の時間を奪うことになるため、ビジネスシーンではNGです。

ただし、悪い話を伝えるときは例外。 極端な話ですが「来月にクビ」という話を伝えるとき、最初に「君はクビだ」という結論を伝えてしまうと、冷静に話を聞いてもらえない可能性があります。結論に至った背景や詳細をきちんと説明していくと相手も心の準備ができ、話を受け入れてくれるでしょう。

基本2:「事実」と「感想」「推測」はまぜるなキケン!

話すときに「事実」「感想」「推測」の要素をゴチャゴチャにしてしまうと、話の方向があちこちに飛んでしまうため、聞いている側も混乱してきます。

そのため「話が分かりにくい」と思われるだけではなく、「仕事ができない人」「才能がない人」という印象になり、評価が下がってしまう恐れも。

例えば何かを報告するときには「何を報告するのか(事実)」「報告についての意見(感想)」「今後予想されること(推測)」を分けて伝えると、報告された側も話のポイントが押さえやすくなります。

基本3:快い気分で相手に動いてもらう

ビジネスの場では職務上の責任があり、それに伴い結果を出さなくてはいけません。そこでのコミュニケーションは「相手の不快感を減らし、目標を達成する」という形がベスト。相手への指示や依頼をする際にも、気持ちよく動いてもらう方法を考えるひと手間が大切です。

そこで、いくつか具体的な例を教えていただきました。

・企画などを修正してほしいとき

×否定のみ

「これじゃダメだよ。直して」

○相手の提案を受け入れ、改善点を明確に伝える

「企画ありがとうございました。二点だけ修正をお願いしたいのですが」

・説明の時間が長い人に改善してもらいたい場合

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