体験を伝える―『ガジェット通信』の考え方

面白いものを探しにいこう 本物を体験し体感しよう 会いたい人に会いに行こう 見たことのないものを見に行こう そしてそれをやわらかくみんなに伝えよう [→ガジェ通についてもっと詳しく] [→ガジェット通信フロアについて]

仕事が3倍はかどる! ダンドリの達人になる9つのワザ

同じ仕事をしていても、サクサク終わらせて残業せずに成果を出す人、ダラダラと時間をかけてしまう人がいます。差が開く要因の一つが「ダンドリ」の力。日々していることは同じでも、ダンドリをどう組むかで仕事の進行スピードが大きく変わってきます。

今回は、組織活性・業務改善などのコンサルティングを手がける吉山勇樹氏に、仕事を速く、スムーズに進めるためのダンドリ術をお聞きしました。

f:id:tany_tanimoto:20160822132334j:plain

仕事は「GPDCAサイクル」で進める

「PDCAサイクル」は、知っている人、実行している人も多いと思います。「Plan(計画)→Do(実行)→ Check(評価)→Action(改善)」を繰り返しながら、業務を改善していく手法です。

しかし、ダンドリをする際には、PDCAではなく「GPCDA」のサイクルで進めることが大切です。Gとは「Goal(ゴール設定)」。そもそもの目的や締切期限などを設定しないままPlanにとりかかっている人は意外と多いものです。すると、途中で迷って立ち止まってしまったり、違う方向に進んでしまったりすることもあります。まず、ゴールを明確にするところから始めましょう。

全ての仕事に「デッドライン」を設定する

いつまでにこの仕事を完結させる、という「デッドライン」を設定する習慣がない人も多く見られます。明確な締切がある仕事はそれに間に合うように進めるけれど、特に期限を設定されていない仕事については「時間ができたらする」というスタンスで、いつまでたっても終わらないことも。

周囲から期限を指定されていないものでも、すべての仕事に「いつまでにここまで完了させる」というデッドラインを設定してください。また、デッドラインは今日中、今週中という曖昧なものではなく、何時何分という具体的な設定をすることで、周囲との連携もしやすくなります。これは信頼を勝ち取る姿勢ともいえます。

「明日やるべきこと」と「今日したこと」を一覧にしておく

朝、出勤してから「今日やること」を考えている人も少なくないのではないでしょうか。そうすると、前日に何をしたかを思い出すところから始めなくてはならないことも多く、スタートダッシュをかけることができません。結果、朝の時間をダラダラと過ごし、残業してしまうはめになります。

そこで、前日中に「明日やるべきことリスト」を付せんやメモに書き出すなどしておくことをお勧めします。朝、出社した際にリストを見れば、すぐに仕事に取りかかることができます。

翌日1日のスケジュールをイメージできれば、仕事だけでなくプライベートの時間もうまく確保できるようになるもの。完了したものは「したことリスト」として管理しておけば、後追い業務やフォロー漏れがなくなるなど、ツメの甘さを防止するのにとても効果的です。

同僚の協力を得て「仕事のジャマ」を排除

企画書の作成など、じっくり考えたい仕事をしたくても、メールが着信したり、電話がかかってきたり、同僚から相談を受けたりと、ジャマが入る場面がたくさん存在します。随時丁寧に対応していると、本来やるべき仕事がいつまでも終わりません。

1日のうち1時間でも2時間でも、徹底して集中する時間帯を決めましょう。そして周囲のメンバーに「今から集中するから、電話対応は折り返しでお願いします」「質問や相談は後でお願いします」と協力を要請しておきます。メールが着信しても、よほど緊急の用件でないかぎり、返信は後で。

これは、チーム全員で実行するのも得策。実際、メンバー間で相談や質問をしてはいけない「集中タイム」を社内ルールとして設定し、効率化を図っている企業もあります。

「ながら作業」を習慣化する

効率よく仕事を進めている人は、複数の仕事を同時進行できる人だといえます。

「料理」をイメージしてみてください。コンロで煮物をしている間に、別の食材を包丁でさばき、一方で米を炊いている…というように、同時進行させる作業が多いほど完成が早くなります。

仕事においては、他のメンバーと協力することで「ながら作業」が可能になります。つまり、他のメンバーがからむ仕事に優先的に着手するのが有効。他のメンバーに作業のバトンを渡したら、その人がそれを仕上げる間に別作業を進めておくことができます。

最初から完璧を目指さず「良い加減」に行う

1 2次のページ
リクナビNEXTジャーナルの記事一覧をみる
  • 誤字を発見した方はこちらからご連絡ください。
  • ガジェット通信編集部への情報提供はこちらから
  • 記事内の筆者見解は明示のない限りガジェット通信を代表するものではありません。