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【体はしぼった!文章はどうだ?】くどい“メタボ文”を改善する「文章ダイエット」の奥義

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■冗長な文章は百害あって一利なし

あなたはくどくどと冗長な文章を書いて、読む人にストレスを与えていませんか? ビジネス文章に求められるのは、読みやすさと簡潔さです。読みやすく簡潔な文章を作るためには、書き終えたあとが重要です。有効なのが「文章ダイエット」。そう、文章を読み返すときに、文中に潜んでいる“ぜい肉”を落としていく方法です。

文中に潜んでいる“ぜい肉”とはどういうものなのか? 具体的に見ていきましょう。

■「重複する情報」と「テーマと無関係な情報」は削れ!

とくに「重複する情報」と「テーマと無関係な情報」は、ビジネス文章の大敵。“ぜい肉”のボス的存在です。

【例文1】

コンセプトに魅力がないため、いちど企画を保留したく存じます。

コンプセプトの甘さを実感しました。

「後悔先に立たず」という格言もあります。

誰のためのイベントなのか、改めてターゲット設定から見直します。

あるメールの文章です。かろうじて意味は通じるものの、まどろっこしく冗長な印象を受けます。

気になるのは以下の2カ所です。

①コンプセプトの甘さを実感しました。

②「後悔先に立たず」という格言もあります。

①は、1行目の「コンセプトに魅力がないため」の言い換えにすぎません。つまり、「重複する情報」です。立て続けに(1行目と2行目に)、ほぼ同様の情報を盛り込む必然性が感じられません。

②は、このメールの主旨とは無関係です。おそらく、書き手は何かしらの意図をもってこの一文を入れたのでしょう。しかし、客観的に判断して、このメールの文脈に合っていません。書き手の自己満足のような一文です。

【例文1の修正】

コンセプトに魅力がないため、いちど企画を保留したく存じます。

誰のためのイベントなのか、改めてターゲット設定から見直します。

「重複する情報」と「テーマと無関係な情報」を削った結果、簡潔で分かりやすい文章になりましました。この文章であれば、ストレスなく読めます。

もしも書き手が「コンセプトの甘さ」という表現にこだわるなら、1行目の「コンセプトに魅力がないため」を「コンセプトが甘かったため」と変えてもいいでしょう。

“くどい言い回し”は削れ!

文章ダイエットでは、“くどい言い回し”も削る対象です。

【例文2】

犬という動物は、外を駆けまわることが大好きだということだ。

この短い文章のなかにも、“ぜい肉”が潜んでいます。赤字(太字)で浮き上がらせてみましょう。

という動物は、外を駆けまわることが大好きだということだ。

「という」や「こと」「ということ」は、とくに使いがちな“くどい言い回し”です。削ってすっきりさせましょう。

【例文2の修正】

犬は、外を駆けまわるのが大好きだ。

スマートな文章になりました。あるいは、「駆けまわる」を名詞化するための「こと」だけは残して「犬は、外を駆けまわることが大好きだ」でもいいでしょう。

もうひとつ例を挙げます。

【例文3】

対人交渉力というのは、会社で認められていくためにも、また、彼自信の将来を考えていくうえでも、極めて重要な能力だということがいえます。

こんどは「という」や「こと」のほかに「ていく」という“くどい言い回し”も登場しました。

対人交渉力というのは、会社で認められていくためにも、また、彼自信の将来を考えていくうえでも、極めて重要な能力だということがいえます。

赤字(太字)で浮き上がらせた箇所が“くどい言い回し”です。削って、文章をすっきりさせましょう。

【例文3の修正】

対人交渉力は、会社で認められるためにも、また、彼自信の将来を考えるうえでも、極めて重要な能力だといえます。

“ぜい肉”がなくなると、情報がストレートに頭に入ってきます。もしも、あなたが書く文章に「という」「こと」「ということ」「ていく」などの表現が頻繁に登場するとしたら、無自覚に使っている状態かもしれません。つまりは「クセ」です。クセで使う言い回しは、書いている最中に気づきにくいものです。読み返すときに修正できるようにしましょう。

そのほかにも、よく見られる“くどい言い回し”をご紹介します。

× 次回までに改善するとします

◯ 次回までに改善します

× メールするようにします

◯ メールします

× 発注するということを考えています

◯ 発注しようと考えています

× この業界においては〜

○ この業界では〜

× 迅速に報告したいと思います

○ 迅速に報告します

× 賛成とはいえないのです

◯ 賛成とはいえません

× 〜を目標とするものです

◯ 目標とします

× マイナスになってしまったりしています

△ マイナスになってしまいました

◯ マイナスになりました

もちろん、赤字(太字)で浮かび上がらせた表現は、それ自体が“くどい”ということではありません。問題なのは、それを使うシチュエーションではないにも関わらず(本来の意味からややずれた意味で)使ってしまうケースです。そうすると、 “くどい言い回し”の仲間入りを果たしてしまうのです。

■「意味がありそうで実は意味がない言葉」も削れ!

意味があるように見えて、実は意味がない。ビジネス文章には、そうした言葉も散見されます。

【例文4】

私は基本的に話しベタなので、司会には向きません。

「基本的に話しベタ」とはどういう意味でしょう? 例外的に話が得意な瞬間があるということでしょうか? どこか、はぐらかされたような印象を受けます(書き手が「及び腰」なだけかもしれませんが)。

【例文4の修正】

私は話しベタなので、司会には向きません。

この書き方のほうが、他意がない分、誠実です。

「原則として」「本質的に」「根本的に」などの表現を好んで使う人も注意が必要です。本来の意味からずれた状況でこれらの表現を使うと、読み手に不快感や不信感を与えかねません。

【例文5】

プロジェクトは、ある意味、順調です。

「ある意味」もよく目にする表現です。「ある意味」とはどういう意味でしょうか? 前後の文脈から、その真意が読み取れるのであれば使っても構いませんが、そうでなければ、安易に使うべきではないでしょう。

【例文5の修正】

プロジェクトは順調です。

「含み」をもたせずに書いたこの文章であれば、妙な誤解を招く心配もありません。「ある意味」を無自覚に使いがちの人は、読み返すときに修正を検討しましょう。

■【文章ダイエットの奥義】強制的に「3分の1程度の文量」を削る

最後に効果的な「文章ダイエット」の方法をお伝えします。それは、文章を書き終えたあと、強制的に「3分の1程度の文量を削る」というものです。

「えっ、削ったら、大事な情報が抜け落ちてしまうのでは?」と心配する人もいるかもしれませんが、ご安心ください。部屋を掃除するのと同じで、人は断捨離するときに、必ず「いらないもの」から捨てようとします(部屋を片付けるときに、いきなり大事な物を捨てないですよね?)。大胆に削ることによって、結果的に、選りすぐりの情報だけが残ります。

書くときには「予定文量よりも多め」に書き、書き終えたら「3分の1程度の文量」を削る。この手法が習慣化したとき、あなたの文章作成能力は大きく飛躍しているはずです。

著者:山口拓朗

『何を書けばいいかわからない人のための「うまく」「はやく」書ける文章術』著者。

伝える力【話す・書く】研究所主宰。「伝わる文章の書き方」や「メールコミュニケーション」「キャッチコピー作成」等の文章スキルをテーマに執筆・講演活動を行う。著書に、「文章ダイエット」のやり方を解説した『何を書けばいいかわからない人のための「うまく」「はやく」書ける文章術』(日本実業出版社)のほかに、『書かずに文章がうまくなるトレーニング』(サンマーク出版)『伝わる文章が「速く」「思い通り」に書ける 87の法則』(明日香出版社)他がある。モットーは「伝わらない悲劇から抜けだそう!」。

山口拓朗公式サイト

http://yamaguchi-takuro.com/

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