【ﾌｫﾝﾄがバラバラ】他人のExcelやパワポでイラッとする操作とは？

2016/07/13 17:00 リクナビNEXTジャーナル生活・趣味

オフィスのペーパーレス化に伴い、会議資料は紙で配らずプロジェクターを使用するケースが増えています。また、共有サーバやイントラネット上にファイルを格納し、関係者で利用する機会も多いのでは。こうした環境変化に伴い、職場の人のOfficeソフトの操作を眺めたり、他人が作成したファイルを使ったりした際に、思わずイライラしてしまった経験、ありませんか？

今回、リクナビNEXTジャーナルでは、20～30代のビジネスパーソン100名にアンケート調査を行い、「他人のExcel・PowerPointの操作やドキュメントで気になるところ」を聞いてみました。果たして、ビジネスパーソンは他人のOffice作業のどんなところにモヤモヤを感じているのでしょうか？見ている人に無用なストレスを与えず、誰でも使いやすいドキュメント作成を心がけるために、改めて普段の操作方法やアウトプットについて見直してみませんか。

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■ショートカットキーを使わずマウスを駆使

アンケート結果でダントツに多かったのが、「ショートカットキーを使わずにすべてマウスで操作している（男性 38歳技術）」、「右クリックで貼り付けしているのを見たとき（男性 39歳人事）」に代表される、「ショートカットキーを使わない」という回答でした。コピー＆ペーストを行いたいときに、ショートカットキーを使わずに、マウスカーソルを動かして対象のセルを選択し、マウスカーソルをメニューに動かして「コピー」を選択、貼り付けたいセルに移動して再度メニューから「ペースト」を選択…といった一連の作業を見てしまうと、つい「ショートカットキーなら一発だよ！」と言いたくなってしまいますよね。そうです、コピーは〔Ctrl〕+〔C〕、ペーストは〔Ctrl〕+〔V〕で操作可能なのです。なお、範囲選択もショートカットキーが便利。〔Ctrl〕+〔A〕でワークシート全体が、〔Ctrl〕+〔Shift〕+〔:〕でアクティブセルすべてが選択されます。

そして〔Ctrl〕キーだけでなく、F2～F12までのファンクションキーも便利。〔F2〕で「名前の変更」、〔F12〕で「名前をつけて保存」などいちいちマウスで操作する必要がありません。

■フォントがバラバラで統一されていない

続いて回答が多かったのが、「フォントが統一されていない」という声でした。見やすい資料作りにフォントへの配慮は欠かせません。フォントサイズや形式だけでなく、カナや英数の全角と半角が混在しているのも、見る人にとってはイライラを引き起こすポイント。「書式・インデントが統一されていなかったり、文字が小さくプロジェクターを考慮したサイズになっていないとき（男性 35歳経営企画）」、「PowerPointで、スライドによってフォントやレイアウトが違うとき（男性 32歳財務・会計・経理）」など、ExcelよりもPowerPointの資料に対してコメントが多く寄せられました。プロジェクターを使用した発表の場では、場所の大きさによって読みやすいフォントサイズは変わってきます。どんな場で伝えるのかを事前に考慮し、あらかじめ適切なフォントを選んでおくことは、地味ですが重要な作業です。

■関数や便利な機能を使わず、一つずつ作業している

例えば文字修正を「置換」機能を使わずに一つずつ修正したり、関数を利用せずに単純集計を繰り返したり、「オブジェクトの選択」機能やショートカットキーを使わずに図などを一つひとつ選択したり…。アンケートでは「関数で一律入力が可能な作業を、手計算している（男性 34歳営業）」、「便利な機能を使わず、非効率な方法で作業しているのを見たとき（女性 29歳資材・調達・購買）」など、便利な機能を利用せずに手作業していることへの不満が寄せられました。Microsoft Officeには便利な機能がたくさん眠っています。自分が日ごろ時間がかかっていると感じている作業について、スキマ時間などに調べてみると、思いもよらなかったテクニックが見つかるかもしれません。

■印刷すると図がずれたり途中で切れてしまう

「Excelで表示と印刷の内容が違う。改行がおかしかったりオブジェクトの位置がずれる（女性 38歳システムエンジニア）」という声に代表される、画面ではしっかりおさまっているように見えても、印刷してみると文字が切れていたり、図がはみ出てたりする現象、皆さんも経験はありませんか？この現象はOffice側の問題ではありますが、誰かに展開するファイルは「印刷されること」を念頭に、あらかじめ印刷プレビューでチェックしておけば、ストレスを与えることは少なくなります。文字が切れないようにセル内は少し余裕を持たせたり、図がはみ出ないように余白を多めに取ってレイアウトしたりするなど、印刷時の失敗をあらかじめ回避しておきましょう。

■ファイルサイズを意識せずに画像を多用する

アニメーションや画像を多用し、見栄えは良いけれどファイルサイズが重く、プレゼンテーション時に表示が遅かったり、特大サイズのドキュメントを送りつけられメール容量を圧迫したりして、困ってしまったことはありませんか。「アニメーションを多様しすぎて落ちたとき（男性 39歳プログラマー）」など、場合によってはPCを快適に操作できないことも。資料を作成するときは、見栄えだけでなくファイルサイズにも気を配った方が、素早く立ち上げて表示することができ、関係者にとって使いやすい資料になります。

画像を多用する資料を作る機会が多い人は、「画像の圧縮」機能を利用してみては。Officeドキュメントに画像を挿入するときに、[図ツール]の[書式]→[図の圧縮]をクリックし、解像度を選択することでファイルサイズを小さくすることができます。同様に、トリミング後の画像も[図の圧縮]から[図のトリミング部分を削除する]を選択することで、表示されていない部分を削ることが可能です。

■「セルの結合」を多用しており作業しづらい

Excelで並べ替えやフィルタ機能を使おうとして、「この操作には、同じサイズの結合セルが必要です。」というエラーメッセージが出てきてイライラ…。データに結合セルが混ざっていると、集計やデータ操作でエラーが発生することがあります。「セルを結合させるとオートフィルタの集計ができなくなるのでやめてほしい（男性 37歳商品企画）」という声に代表されるように、セルの結合は便利な機能ですが、作業する際に障害になるときがあるので、作業が発生するドキュメントで多用するのは控えた方が無難です。

なお、すべての結合セルを解除したい場合には、〔Ctrl〕+〔A〕ですべてのデータを選択し、[セルの書式設定]を選択、[配置]タブに移動し文字の制御オプションの[セルを結合する]のチェックを外してOKボタンをクリックです。見栄えとして複数のセルにまたがって中央にテキストを配置したい場合は、対象のセルを選択して[セルの書式設定]→[配置]タブから、文字の配置の横位置を[選択範囲内で中央]にすることで、セルを結合することなくテキストをセンタリングできます。

■セル内で改行せずに、スペースで調整している

Excelのセル内での改行は、〔Alt〕+〔Enter〕で可能なことはご存知でしょうか。少数意見ではありますが、「セル内の改行を知らないで、スペースキーを駆使してずらしているのを見たとき（男性 34歳資材・調達・購買）」という回答も見られました。スペースキーで余白を作って体裁だけ改行しているように見せかけたとしても、印刷したり列の幅を揃えたりすることでずれてしまい、悲惨な状態になってしまいます。くれぐれも、スペースキーの駆使は控えめに…。

――いかがでしたか。Officeソフトを取り巻くビジネスパーソンのストレスをご紹介いたしました。なお、リクナビNEXTジャーナルではこれまで何度もOffice記事を公開しています。自分では網羅していると思っていても、まだまだ作業を効率化できるテクニックがあるかもしれません。もっと効率化したい方は、ぜひチェックしてくださいね！

文：谷本イラスト：いらすとや