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【フォントがバラバラ】他人のExcelやパワポでイラッとする操作とは?

【フォントがバラバラ】他人のExcelやパワポでイラッとする操作とは?

オフィスのペーパーレス化に伴い、会議資料は紙で配らずプロジェクターを使用するケースが増えています。また、共有サーバやイントラネット上にファイルを格納し、関係者で利用する機会も多いのでは。こうした環境変化に伴い、職場の人のOfficeソフトの操作を眺めたり、他人が作成したファイルを使ったりした際に、思わずイライラしてしまった経験、ありませんか?

今回、リクナビNEXTジャーナルでは、20~30代のビジネスパーソン100名にアンケート調査を行い、「他人のExcel・PowerPointの操作やドキュメントで気になるところ」を聞いてみました。果たして、ビジネスパーソンは他人のOffice作業のどんなところにモヤモヤを感じているのでしょうか? 見ている人に無用なストレスを与えず、誰でも使いやすいドキュメント作成を心がけるために、改めて普段の操作方法やアウトプットについて見直してみませんか。

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■ショートカットキーを使わずマウスを駆使

アンケート結果でダントツに多かったのが、「ショートカットキーを使わずにすべてマウスで操作している(男性 38歳 技術)」、「右クリックで貼り付けしているのを見たとき(男性 39歳 人事)」に代表される、「ショートカットキーを使わない」という回答でした。コピー&ペーストを行いたいときに、ショートカットキーを使わずに、マウスカーソルを動かして対象のセルを選択し、マウスカーソルをメニューに動かして「コピー」を選択、貼り付けたいセルに移動して再度メニューから「ペースト」を選択…といった一連の作業を見てしまうと、つい「ショートカットキーなら一発だよ!」と言いたくなってしまいますよね。そうです、コピーは〔Ctrl〕+〔C〕、ペーストは〔Ctrl〕+〔V〕で操作可能なのです。なお、範囲選択もショートカットキーが便利。〔Ctrl〕+〔A〕でワークシート全体が、〔Ctrl〕+〔Shift〕+〔:〕でアクティブセルすべてが選択されます。

そして〔Ctrl〕キーだけでなく、F2~F12までのファンクションキーも便利。〔F2〕で「名前の変更」、〔F12〕で「名前をつけて保存」などいちいちマウスで操作する必要がありません。

■フォントがバラバラで統一されていない

続いて回答が多かったのが、「フォントが統一されていない」という声でした。見やすい資料作りにフォントへの配慮は欠かせません。フォントサイズや形式だけでなく、カナや英数の全角と半角が混在しているのも、見る人にとってはイライラを引き起こすポイント。「書式・インデントが統一されていなかったり、文字が小さくプロジェクターを考慮したサイズになっていないとき(男性 35歳 経営企画)」、「PowerPointで、スライドによってフォントやレイアウトが違うとき(男性 32歳 財務・会計・経理)」など、ExcelよりもPowerPointの資料に対してコメントが多く寄せられました。プロジェクターを使用した発表の場では、場所の大きさによって読みやすいフォントサイズは変わってきます。どんな場で伝えるのかを事前に考慮し、あらかじめ適切なフォントを選んでおくことは、地味ですが重要な作業です。

■関数や便利な機能を使わず、一つずつ作業している

例えば文字修正を「置換」機能を使わずに一つずつ修正したり、関数を利用せずに単純集計を繰り返したり、「オブジェクトの選択」機能やショートカットキーを使わずに図などを一つひとつ選択したり…。アンケートでは「関数で一律入力が可能な作業を、手計算している(男性 34歳 営業)」、「便利な機能を使わず、非効率な方法で作業しているのを見たとき(女性 29歳 資材・調達・購買)」など、便利な機能を利用せずに手作業していることへの不満が寄せられました。Microsoft Officeには便利な機能がたくさん眠っています。自分が日ごろ時間がかかっていると感じている作業について、スキマ時間などに調べてみると、思いもよらなかったテクニックが見つかるかもしれません。

■印刷すると図がずれたり途中で切れてしまう

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