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実は盲点!?PC作業効率を高める3つのテクニック

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PC作業の効率化は、企業の生産効率UPにつながります。例えば、ファイルの検索にかかるたった数秒も、“チリも積もれば”。短縮できれば、年間では数時間分の短縮に。どの企業でも簡単に取り入れられる、PC作業効率化のテクニックには、どんなものがあるのでしょうか? 情報のIT化やコンテンツ製造など、おもにコンピュータやインターネットにかかわる業務をこなす、株式会社SAY企画の加納直人さんにお話を伺ったところ、3つのテクニックがあるそう。

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その1●メール業務の効率化(企業内ルール)

多くのビジネスパーソンが、一日に何度も使っているメールの送受信。普段あまり意識せずに使ってしまいがちなこの行為に、PC作業効率化のテクニックはあるものでしょうか?

「メールの受信タイミングについての指針を提示することは、効果的だと思いますよ。メールチェックは、個人のやり方に任せる企業が多いです。しかし、メールはひっきりなしにやってきます。その都度対応していると、進行中の仕事の精度や能率が低下し、結果として効率的な仕事ができなくなるのです。メールの受信間隔を設定し、決まった時間に確認するようにするだけで違ってくるのではないでしょうか」(加納さん、以下同)

受信ボックスにメールがたまりすぎて、何が何だかわからない…。そんな悩みを解決する、受信メールの整理などにも役立つテクニックも教えてもらいました。

「私自身は、メーラー(例えば、『Outlook』や『Thunderbird』)の機能である、自動振り分け機能を使っています。差出人や受取人、キーワードなどにより自動で振り分け。とくに、既読になっている過去のメールを検索するのは、何かと手間がかかりますが、顧客別・年度別に分かれていることで、検索速度はかなり違ってきます。社員が多いほど、積み重なると時間のロスや無駄な経費が発生してしまいます。1日に50通以上のメールのやり取りがある人は、ぜひやってみるべきです」

その2●ファイルやフォルダの効率化(企業内ルール)

ファイル及びフォルダのネーミングやフォルダ構造を統一する企業は多いでしょう。しかし、そこにも問題点があるのだそう。

「まずは基本として、企業内のフォルダについては統一的な名前と構造にすべき。これは多くの企業でルール化していると思います。しかし、やってしまいがちな間違いも。実は、『その他』というフォルダのネーミングは、もっとも不適切。『その他』のフォルダがあると、企業内のファイル格納ルールにそぐわないファイルは、すべてこのフォルダに保存しますよね。不要なファイルが増え続け、ファイルの検索時間などに影響してきます。一度、『その他』のフォルダを開いてみれば、わかると思いますよ」

その3●ショートカット(個人スキル)

企業単位ではなく、個人でできるPC作業効率化のテクニックも知りたいところ。これについても聞いてみると、ショートカット作成が効率化に大きく寄与すると、加納さん。

「よく使用するフォルダ、ファイル、アプリケーションは人それぞれ。『ランチャー』によるショートカット作成をすることで、深い構造にあるフォルダへのアクセスがより簡単になります。例えば、1日にアクセスするフォルダが50あったとします。各フォルダへのアクセスが3秒縮まることで、1日150秒、月に150秒×20日=3000秒、年間営業日(「243日」2016年の行政機関稼働日)にすると3万6450秒です。これは、『10.125時間』になります。たった1人で、年間およそ10時間を無駄にしているとすると大きな問題です」

PC作業は、結局は操作する人間のスピードや記憶に大きく依存します。“PCやツールが優秀であれば効果が出て、効率化される”とは限りません。今回紹介したテクニックを実践することと並行して、従業員のPCスキルや知識の教育・トレーニングが必要です。
(明日陽樹/考務店)

記事提供/『ワーク・アイディ』
(R25編集部)

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※コラムの内容は、R25から一部抜粋したものです
※一部のコラムを除き、R25では図・表・写真付きのコラムを掲載しております

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