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仕事の効率を上げるために、チームメイトの「時間の使い方」を知ろう!

はじめまして。日常生活のちょっとした違和感を語るブログ「デザインのはてな」を書いているkazuhotelです。わたしは普段、デザイン関係の仕事をしています。今回の記事では身近なコミュニケーションを題材に、今まで仕事をしてきた中で感じた「時間」に対する感覚や考え方のちょっとしたズレについて書きました。

電話に出たら、時間が無くなる?

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コールセンターがある大きな会社や、電話対応スタッフがいる会社などもありますが、大抵の中小企業ではみんなで電話の対応をしますよね。ただ、ありがちなのが対応する人の“偏り”。「急ぎの仕事で手が離せない」「長くなると自分の仕事ができない」……。分かります、でもそれは他の人も同じこと。

積極的に電話に出ている人と全く電話に出ない人では、当然ですが自分の作業に使える時間が変わってきます。1日8時間まるまる作業ができる人がいれば、半分も時間が無い人だっています。会社での仕事は、多くが「チームプレイ」。しょっちゅう電話に出ている人があと1時間自分の時間を持てたら、チームとしてもっと大きな成果が生まれることだってあります。

「電話にあまり出ていないから、仕事が進むなあ」

それは、あなたがやらなかった分を、他の誰かがやってくれているから。どうしても対応できない理由や、対応する人を固定したほうがよい理由があるなら、チーム全体で対応方法を見直したり、別の部分で相手の仕事を手伝ったり、いろんな形でサポートしてみるのはいかがでしょうか?

途切れ途切れでは進まない仕事もある

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3時間あれば終わる仕事が、1時間ずつ3回に分けても3時間で終わるとは限りません。集中して取り組めば早いことも、次の何かを気にしながらでは同じように進まなないことがあります。作業をするための環境を整える時間も、頭の中を“その仕事のための思考回路”にする準備も必要だからです。

世の中には器用にこなす人がたくさんいますし、仕事の内容にもよることなので、なかなか共有できない感覚かもしれません。しかし、自分の感覚では「相手の時間をたった10分もらっただけ」と思っていても、相手は作業を中断したことで効率が下がり、結果として1時間のロスになっていることもあります。

わたしも前述のように「作業が中断されると効率が下がる」人です。そのため「この日の午前中は、予定を入れないでもらえますか?」など、「自分の時間の使い方」を周囲に伝えるようにしています。もちろん、相手のスタイルもできるだけ聞いて、お互いが上手に時間を使えるようにすることが大切。極端ですが「この作業をやっているときだけは、話しかけないでほしい」という人には、電話をつながなかったぐらいです。それでチームの生産効率があがるのであればヨシ。柔軟な会社だから許されたのかもしれませんが、一緒に働く人たちがお互いのスタイルを共有することは大事だと考えています。

退社1時間前からソワソワ?

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「もう帰る準備してる……。やる気あるのかなあ」

退社時間ピッタリに帰る人に対して、決して否定的ではないと言いながらも、こういったマイナスの印象を持つ人がいるように感じます。しかし、退社時間ピッタリに帰る人は「スケジュール管理が上手」ということではないでしょうか。その人にとっては終了間際の1時間は、その日の仕事の整理や翌日の準備など、高い生産性を支える環境づくりのための重要な時間になっているのかもしれません。

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