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もっと仕事を効率化!仕事を上手に割り振る方法とは?

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自分に課された仕事は、自分一人で全部こなさなければならないと思い込んでいませんか? 本人は優秀でも、仕事を他人に割り振るのが苦手な人がいます。そういう人は「自分でやったほうが早い」と考えて一人で仕事を抱え込んでしまい、結果的にアウトプットの質や納期に問題を生じさせてしまうことがあります。仕事を効率良く、スムーズに進めるためには、周りの人に仕事をうまく割り振ることも大切なポイントの一つです。人に仕事を振るのが苦手な方向けに、仕事を上手に割り振る方法についてご紹介します。


仕事をうまく割り振れない原因は?

なぜ仕事をうまく割り振れないのでしょうか? 仕事を割り振るのが苦手な人の特徴を3つ挙げます。

●自分でやったほうが早いと思っている

一番目の特徴は、「他の人に頼むより自分でやったほうが早い」という思い込みにとらわれているところです。「他の人に説明するのが面倒」「説明している間に仕事を片づけられる」と考えてしまい、自身で仕事を抱えてしまいます。事実として人に頼むより自分で処理した方が早い場合もありますが、いくつものタスクを抱え込むと、納期・締め切りに間に合わないという事態になりかねません。実際はメンバー全員が協力して進めるほうが、タスクが分散できる分、スピーディに進むことが多いのです。

●仕事の質が落ちると思っている

二番目の特徴は、「他の人に頼むと仕事の質が落ちるのではないか」「仕事の質が落ちて、自分の信用問題にかかわるのではないか」と考えがちな点です。つまり、他人を信用できていないのです。たとえその時点で他の人にタスクをこなせるだけの力量が備わっていなかったとしても、そこで仕事を割り振って成長させないと、仕事が属人化する恐れがあります。そうなると、その人が病気や事故などで不在になった場合、一歩も前へ進まなくなります。仕事を割り振ることは、長い目で見た場合、会社にとっても自分にとってもプラスになるのです。

●自分のやり方に固執する

三番目の特徴は、仕事の進め方、資料の作成方法、ちょっとした文章表現やデザインなどに自分流の強いこだわりを持つあまり、他の人のやり方をなかなか認めることができないという点です。そういう人は、細かく修正指示を出したり、自分で直したりするうちに、「他の人に仕事を割り振ると余計な手間がかかって面倒」などと考えてしまう傾向があります。

適性で判断!仕事を割り振る相手の選び方

仕事を割り振る相手を選ぶポイントは、効率を上げてアウトプットの質を最大化できる人であるかどうかという点です。どんな人を選べばいいのか、具体的にお伝えします。

●期待に応えたいと思っている人

「人は期待された通りの成果を出す傾向がある」という「ピグマリオン効果」を狙います。どこの組織にも「人の期待に応えてアピールしたい」という向上心・認知欲の強い人がいるものです。そういう人は、期待されるほど張り切るので、仕事を割り振るのに適切な相手と言えます。

●指示内容以上のことを先回りして対応できる人

指示通りに仕事をこなすだけでなく、仕事の方向性を守りながらも「さらに良いものにするにはどうすればいいか」という点にまで想像力を働かせ、相手の期待値以上のアウトプットを出せる人です。こういう人には安心して「後はお任せします」と仕事を割り振ることができます。

●仕事がスピーディで、ルーティンでミスの少ない人

仕事が速い人にはタスクを頼みやすいものです。ルーティンワーク、例えばエクセルを使った伝票整理や旅費精算、議事録や報告書の作成、業務日報といったタスクを日頃からスピーディかつミスなく、丁寧に仕上げてくる人は、お願いする仕事にも同様のレベルの丁寧さを期待することができ、安心して仕事を割り振れるでしょう。

●上司・先輩

思い切って上司や先輩にお願いするのも一つの手です。その場合は「この仕事は難度が高く、○○さんのお力を借りなければ、成功させるのが難しいと考えています」「お忙しいところ恐縮ですが、ぜひお力を貸していただけないでしょうか?」など謙虚にお願いするようにしましょう。もちろん断られる可能性も高いので、日頃から依頼された仕事を確実かつ迅速に対応するなどして、困ったときにお願いできる関係性を築いておきましょう。

効率を上げる!上手な仕事の頼み方

仕事の効率を上げるのに欠かせない、上手な頼み方のポイントを3つお伝えします。

●丁寧な言葉遣いで、相手に判断の余地を与える

上司と部下の関係であっても、丁寧な言葉遣いを心掛けるとともに、「申し訳ないのですが」というフレーズを頭につけて伝えましょう。また、「プレゼンの資料を○日までにお願いします」というような言い方ではなく、「○日までに資料をまとめられますか?」という聞き方をして、相手に「Yes」「No」を判断する余地を与えるのがコツです。

●なぜその人に頼むのか理由を伝える

なぜその人に仕事を頼むのか、意図や理由を伝えると、相手の納得感が高まります。例えば、社内プレゼンで部下に進行役をお願いしたい場合は、「全体をまとめることが上手で、バランス感覚に優れた○○さんに進行役をお願いしたい」と、誰でもいいわけではなく、あえてその人を選んだということを伝えると良いでしょう。相手が引き受けることを迷っている場合には、その仕事をすることのメリットを伝えると、仕事に取り組むモチベーションにつながります。

●二段構えでお願いする

「ドア・イン・ザ・フェイス・テクニック」と呼ばれる手法です。最初にハードルの高いお願いをして、一度は相手に断らせ、その後でハードルを下げて頼むと、受け入れられやすくなるという心理テクニックです。相手も一度断っている上、二度目は条件を下げてお願いされているので、断りにくいという感情が働きやすくなります。こちらの本当の狙いは、最初から二度目のお願いのほうだったというわけです。

相手へのフォローも忘れずに

仕事を割り振る目的は、仕事を効率的かつスピーディに進め、アウトプットの質や量で最大化を図ることです。そのためには、「自分でやったほうが早い」という意識をなくし、初めは少し時間がかかっても周囲と仕事の進め方や方向性について共有することが大切です。

なお、仕事を割り振った相手には必ず感謝の意を伝え、成果が会社の評価につながるように努めましょう。感謝とともに、振った仕事がどのような結果になったのか、相手に何をもたらすのかまでをフィードバックすることで、仕事の達成感につながりチームに好循環が生まれやすくなります。

監修:リクナビネクストジャーナル編集部

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