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EvernoteとDropboxで仕事は効率化できる?

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仕事やプライベート問わず、クラウドサービスを利用している人は、少なくないでしょう。とくに昨今、「ノマドワーク」や「リモートワーク」の働き方を選ぶ人にとって、その利便性は欠かせない存在になっています。

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クラウドサービスの代表と言えば、「Evernote」と「Dropbox」。現在、「Evernote」は世界で1億5,000万人以上が利用中。メモ帳やノート代わりに使い始める人も増えています。「Dropbox」は、世界で5億人以上が利用中。あなたはこれらのサービスを、上手に使いこなせていますか? 利用し始めたものの、いまいち使い方がわからず、三日坊主になってしまったという声も聞きます。上手に使いこなすにはどうしたらいいの? エバーノート株式会社のマーケティングスペシャリストの間島ゆかりさんと法人向けの「Dropbox Business」を展開するソフトバンク コマース&サービスの芦澤信広さんに、それぞれお話を伺いました。

Evernoteの使い方をマスターしよう!

「Evernoteをファイルのストレージサービスと捉える方は多い気がします。Evernoteの一番の特徴は、PCやスマホ、タブレットを使っていつでもどこでも情報の確認・閲覧ができ、必要なときは編集したり、検索で引き出せたりすること。とくに検索は、テキストのみが対象になることが一般的ですが、Evernoteでは、写真や画像に写った文字、PDFやPowerPointといったファイルの中の文字まで検索対象にすることができます(ファイル内の文字検索は Evernote プレミアムの機能)。例えば、紙でもらった、手間のかかる名刺を写真かスキャンで保存すれば、検索ができるようになるので、管理も簡単にできるんです」(エバーノート株式会社 マーケティングスペシャリスト間島さん)

また、Evernoteでは、ひとつのノートに、メモ(テキスト文字)、やることリスト、写真、Officeファイル、音声といった異なる形式のデータを一緒に保存することもできる。作ったノートは簡単に共有・編集することができるので、例えばノマドワークで、複数人で作業を行う、という使い方もあると間島さん。「日常のメモとしてだけでなく、会議の議事録、セミナーや社内イベントの企画など、さまざまな用途に使うことができるので便利です」

Dropboxを活かしたリモートワーク

では、「Dropbox」については…?

「Dropboxは基本的には、データの保管庫としてのオンラインストレージです。最近では、スキャナやFAXなどとの連携ができ、Dropboxに転送可能。紙の使用量削減にはもってこいです」(ソフトバンク コマース&サービス芦澤さん)

例えば、発注書や請求書など、いざというときに見たい書類は多い。Dropboxのビジネス版は容量が無制限。こうした書類もスキャンしてデジタル化しておくことで、リモートワークでもいつでもアクセス可能になる。

また、離れて仕事をするとなると、お互いの連携がうまくいくかどうか、心配事も少なくありませんよね。そんな悩みを解消する機能は?

「別々の場所で仕事をする場合、コミュニケーション不足や情報共有が心配。しかし、Dropboxは、誰かひとりが共有フォルダにファイルを入れれば、メンバー全員のPCでも自動で同期します。毎回ダウンロードする手間が省け、情報共有の漏れが最小限に抑えられますよ。また、ファイルに対してコメントを付けることができるので、共同作業で一つの提案書を作る際などにはとても重宝します。スマホやタブレットでファイルを見るときには、それぞれのデバイスに合わせてファイルサイズを最適化してくれるので、重い動画ファイルでもサクサク見ることができます。」

やっぱりセキュリティ面が心配…

離れて仕事ができるという便利さの一方で、情報管理やセキュリティ面、個人情報が心配な気がします…。何か対策はあるものでしょうか?

Evernoteのセキュリティに関して、「データセンターの物理的セキュリティ、サーバーのハードウェアおよびソフトウェア上のセキュリティ、データをやりとりする通信経路の暗号化、それぞれにセキュリティ対策がしっかりとなされています。また、モバイルアプリのEvernoteではパスコードをかけることもできます。さらに、重要なデータを保存している場合には、その部分(テキストのみ)を、パスワードをかけて暗号化することも可能ですので、重要度のレベルや必要に応じて使い分けていただけます。また、企業向けのEvernoteでは、ノートブックへのアクセス権限を設定することができます」と間島さん。

Dropboxにおいても、芦澤さんいわく「DropboxBusinessはSSO(※)と連携し、Dropboxにアクセスするデバイス、場所を制限することができます。また、ファイルリクエストという機能を使えば、他の人に見られたくないデータ、例えば写真や住所情報を、誰にも見られず、1対1でのやり取りが可能です。」とのこと。
※シングルサインオンサービス

どんどん加速するデジタル化の波。なかには、オフィスをもたない会社があるほど。クラウドサービスを上手に使えば、通勤ラッシュを避けられる、自由な働き方も夢ではなくなるかもしれませんね。
(明日陽樹/考務店)

記事提供/『ワーク・アイディ』
(R25編集部)

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※コラムの内容は、R25から一部抜粋したものです
※一部のコラムを除き、R25では図・表・写真付きのコラムを掲載しております

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