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英文にどう訳す? ビジネスメールの定型文

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ビジネスで英文メールを書く機会があり、辞書を引きながら悪戦苦闘している…という人も多いだろう。しかし「ビジネスメールの定型文」のなかには、日本でしか通用しない独特な言い回しのものも少なくない。そこで、英文ビジネスメールに詳しい国際ビジネスコンサルタントの末広拓磨さんに話を聞いた。

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まずは日本ではおなじみのメール定型文を、英文に訳してもらった。

●日本のメール定型文を英文にしてみる

「いつもお世話になっております」
→(英文・表現なし)

「ご無沙汰しております」
→(英文・表現なし)

「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」
→(英文・表現なし)

「突然のメールで失礼いたします」
→“Let me introduce myself~”

「ご高配賜りますようお願い申し上げます」
→(英文・表現なし)

「あしからずご了承ください」
→(英文・表現なし)

いつも使っている定型文が英文に存在しないことに驚く。書く必要がないということなのか?

「日本のビジネスメールで使う社交辞令的な表現は、英文にはほぼ無いと言っていいでしょう。英文ビジネスメールにも定型文はありますが、『いつもお世話になっております』『ご無沙汰しております』など、すべての意味を含めて、基本的に“Hi ○○(名前)”で問題ありません。数週間から数年ぶりにメールする場合、“Hope you have been well.”(お元気ですか?)を使うこともありますが、“Hi ○○(名前)”でも構いません。そのあとすぐに自己紹介や用件を書き始めて大丈夫です」(末広さん、以下同)

会ったことがない人に初めてメールをする場合でも、同様の表現で問題ないとのこと。相手の名前がわからない時は、「ご担当者様」といった意味で、“To whom it may concern”を使うとよいのだそう。

●結びの言葉もとくに必要なし!

日本語のビジネスメールは、あいさつで始まりあいさつで締めるのが基本。相手に好印象を与えるためにも、結びの言葉は必要不可欠なものだが…。「英文の場合は、結びの言葉も簡単です」と末広さん。

例えば、「何卒よろしくお願い申し上げます」は、“Best regards.”“Warm regards.”“Thank you.”のいずれかで対応できるのだとか。

「これらは毎日やりとりしているクライアントから、会ったことのない他社の社長にも使えます。少し丁寧にするなら、“Please do let me know if you have any questions.”(質問があったら聞いてください)や、“Hope to hear from you soon.”(ご連絡お待ちしております)などと書いてもよいでしょう」

日本のビジネスメールに慣れた身としては、「失礼なのでは?」と思わず心配になるが…。

「英文メールだけではなく、日本語のメールでも、国際的な企業は社内メールからあいさつなどを順次簡略化しています。日本語のビジネスメール表現は、徐々に無くなっていく傾向にあると思います」

日本独特の言い回しが消えてしまうのは少し寂しい気がするが、日々の業務を考えると、メールの簡略化は多くのビジネスマンが喜ぶ結果かも…。

(佐野バビ市/H14)
(R25編集部)

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※コラムの内容は、R25から一部抜粋したものです
※一部のコラムを除き、R25では図・表・写真付きのコラムを掲載しております

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