体験を伝える―『ガジェット通信』の考え方

面白いものを探しにいこう 本物を体験し体感しよう 会いたい人に会いに行こう 見たことのないものを見に行こう そしてそれをやわらかくみんなに伝えよう [→ガジェ通についてもっと詳しく] [→ガジェット通信フロアについて]

「アポを忘れた!」「先方から無理な要求が…」 ピンチを乗り切るメール術

「取引先とのアポを忘れていた」「取引先から無理な要求をされた」「スケジュールが急に変わった」など、仕事をする中で青ざめてしまうシーン、ありますよね。それが「相手」がある状況の場合、ここで信頼を失うのも深めるのも、対処法次第。

そこで今回は、ピンチへの対応にあたり、「メール」をどのように活用すれば効果的かをご紹介します。

日本ビジネスメール協会の代表理事であり、ビジネスメールやコミュニケーションに関するコンサルティング・教育を手がける平野友朗氏にお話を伺い、ポイントをまとめてみました。

f:id:tany_tanimoto:20160519164553j:plain

「取引先とのアポイントを忘れ、すっぽかしてしまった!」

外出先から戻ったら、デスクにこんなメモが…。

「○○社の××様からお電話があり、今日13時に約束をしていたはずだが来なかった、とのことです。折り返し連絡してください」

さて、皆さんはどんな行動を取りますか?

相手が怒っていると想像すると、直接話すのを恐れて、メールに頼ってしまう人も多いのではないでしょうか。しかし、「謝罪」においては、メールを優先するのは間違い。ミスに気付いた時点に、すぐに電話をかけるべきです。

では、電話をしたら相手が不在だったら。この場合、時間をおいて再度電話するのではなく、メールを使います。最初の謝罪のタイミングは、なるべく早い方がいいからです。このときのメールで押さえておきたいポイントは以下のとおり。

●「すぐに電話した」ことを伝える

「メールで済ませようとするとは失礼だ」と思う相手もいますので、電話をした事実は伝えましょう。

例)「先ほどお電話をさせていただきましたが、ご不在とのことですので、まずはメールにて失礼致します」

●謝罪の言葉を「真っ先に」「丁寧に」伝える

真っ先に、謝罪の言葉を述べます。普段親しくしている相手だとしても、謝罪の言葉は軽々しくなってはいけません。

例)「本日はお伺いできず、大変申し訳ありませんでした」

重要なアポイントであった場合、謝罪の言葉はさらに丁重に。例えばこのような表現を使います。

例)「多大なるご迷惑おかけし、深くお詫び申し上げます」

「非礼このうえないこと、謹んでお詫びを申し上げます」

「すべては私の不注意によるもので、心より陳謝申し上げます」

●理由は率直に述べる

「××様からは○日とご指定いただいたような気がするのですが」といったように、相手のせいにするような表現は当然NG。潔く自分の非を認めましょう。

例)「お約束の日にちを間違って記憶しておりました」

●二度としないことを誓い、「とりいそぎ」の旨を伝える

例)「今後はこのような不手際のないよう、厳重に注意致します」

「メールにて恐縮ですが、とりいそぎお詫び申し上げます。後ほど改めてお電話させていただきます」

――ここでは「アポイント忘れ」を例に挙げましたが、これらのポイントは、さまざまな「ミスへの対処」に共通するものです。謝罪をしなければならない状況に陥ったとき、参考にしてください。

「取引先から無理な要求が…」

例えば、「注文を受けたが、値引きなど無理な条件をつきつけられた」という場合。

相手が納得できるように断り、かつ取引も継続できるような関係を保ちたいものです。

この場合のメールの送り方のポイントは次のとおり。

●感謝を伝える

断りのメールだからこそ、挨拶は丁寧に。依頼をしてくれたことに対しての感謝を述べます。

例)「この度はご依頼をいただき、誠にありがとうございます」

●経緯を伝える

依頼を受けてからの経緯を記すことで、断るにしても「真摯に受け止め、熟考した」ことを伝えます。

1 2次のページ
リクナビNEXTジャーナルの記事一覧をみる
  • 誤字を発見した方はこちらからご連絡ください。
  • ガジェット通信編集部への情報提供はこちらから
  • 記事内の筆者見解は明示のない限りガジェット通信を代表するものではありません。