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「Re:」はどうする?ビジネスメールで気をつけたい「件名」の付け方

「Re:」はどうする?ビジネスメールで気をつけたい「件名」の付け方

ビジネスシーンでは、ちょっとした気配りが「この人はデキる人だな」「安心して任せられそうだ」といった好印象につながるもの。逆に、配慮が足りないことで、「気が利かない人だな」と相手をイラつかせてしまうこともあります。

その両方が起こり得るのが、ビジネスメール。読み手に配慮した書き方がなされているかどうかは、送信者に対する印象を大きく左右します。

「メールの本文には問題なくても、『件名』に問題があるケースが多い」と語るのは、日本ビジネスメール協会の代表理事を務める平野友朗氏。ビジネスメールやコミュニケーションに関するコンサルティング・教育を手がける平野氏に、メールの「件名」の付け方に関する注意点、心得をお聞きしました。

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「お世話になっております」「ありがとうございました」のみはNG

「ご報告」

「お世話になっております」

「ありがとうございました」

上記は、ビジネスメールに付けられている件名としてよく見かけるものです。

これらは相手に不快感を与えることはないのですが、マイナスポイントが2つ。

<マイナス-1>用件が伝わらない

上記の件名だけでは、相手は何の件での報告・お礼なのか、本文を読まなければわかりません。場合によっては「重要ではない」と思われ、開封されないまま後回しにされることもあります。

<マイナス-2>迷惑メールと間違われるおそれがある

これらの件名は、スパムメールにもよく使われているもの。迷惑メールだと見なされて削除されてしまう可能性もあります。

「○○社の△△です」のみはNG

「株式会社○○の鈴木です」

「株式会社○○の佐藤と申します」

「お世話になっております。○○社の山田です」

これらも時々見かける件名です。メーラーの設定にもよりますが、相手の受信画面に送信者名も表示される場合は、送信者名と件名が重複することになります。

メールボックスの受信表示は限られたもの。短いワードの中でいかに具体的内容を伝えるかを意識してください。

なお、初めてメールを送る相手に対し、自己紹介や挨拶の意味を込めてこうした件名にする人も多いと思います。その場合は、下記のような件名にしましょう。

<例>

ご挨拶および弊社サービスのご紹介(株式会社○○ 鈴木太郎)

講演のご依頼(鈴木太郎/株式会社○○)

「デキる」と思われるメールには、3つの項目が入っている

一目で内容がわかる件名は、相手が重要度・緊急度を判断しやすいだけでなく、後で読み返す際に検索がしやすくなります。つまり、相手の負担が軽くなり、効率化を助けることになりますので、送信者に好印象を持つでしょう。パッと見で内容を伝えるためには、下記3つの項目を押さえてください。

1)「何の」用件か

「○○プロジェクト」「××会議」など、案件や商品名といった固有のキーワードを入れましょう。なお、一つの案件について何度もメールを送る場合は、案件名を毎回同じワードにしておくと、相手がメールの整理・検索をしやすくなります。

2)「いつの」用件か

「4月25日」「第1回」「No.2 」など、期日・回数・号数などの数字も加えると、いつの用件を指しているのかがわかりやすくなります。特に日付が記されていると、相手が返信のタイミングを判断できます。返信の締め切りも守ってもらいやすくなるでしょう。

3)「どうしたいのか」「どうしてほしいのか」

「~のお願い」「~のご報告」「~のご確認」といったように、メールを送信した「意図」「目的」を件名でも伝えます。送信相手に対して、的確ですばやいレスポンスを求めるのであれば、相手が「心の準備」をしてからメールを読めるように工夫することが大切なのです。

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