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「書く前の4つの準備」で仕事の成果が激変する?

「書く前の4つの準備」で仕事の成果が激変する?
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「文章作成=書く作業」ではない?

多くの人が「文章作成」を、ある“点”でしか考えていません。ある“点”とは、パソコンに文字を打ち込んだり、紙にペンで文字を書いたりする作業のこと。つまり、「文章作成=書く作業」だと思い込んでいます。

ところが、文章を書くことが得意な人は、文章作成を“点”でとらえることをしません。情報収集を含む準備から、書き終えたあとの推敲や直しまでのトータルで「文章作成」だと考えています。20年間、プロとして文章を書き続けてきた筆者もこの考え方に賛同します。

とりわけ重要なのが、文章を書く前の準備です。筆者の経験上、この準備をどれくらい頑張れるかによって、文章のクオリティ、ひいては、文章を書いて得られる仕事の成果が激変します。

では、文章を書く前には、どんな準備が必要なのでしょうか。筆者が実践している4つの準備をご紹介します。

準備① 文章の目的を明確にする

あなたは、なんとなく文章を書いていませんか? もしそうだとしたら、おそらく文章を書くことによって得られる成果も「なんとなく」のレベルではないでしょうか。

文章を書くときには、必ず目的を明確にしましょう。連絡メール、報告書、企画書、◯◯のレジュメ、プレゼン資料、ウェブサイトのテキスト、お礼状……その種類は問いません。仕事で使う文章には100%目的が存在します。

たとえば、商品発表会の案内文(リリース文)を書く目的はなんでしょうか? 「発表会の開催概要を伝える」。これでは物足りません。新製品が発表される旨や日時や開催場所を伝えるだけでは、「参加したい」と思わない方もいるでしょう。その文面から自分(読み手)にとってのメリットや魅力を感じなければ、「行きたい!」と心が揺さぶられません。

商品発表会の案内文を書く主目的は、「案内文を受け取った人全員に、発表会に来てもらうこと」ではないでしょうか。人が集まらなければ、寂しい商品発表会になってしまいます。その結果、話題にならず、商品が売れない……という結果になりかねません。

「案内文を受け取った人全員に、発表会に来てもらうこと」が目的になっていれば、案内文の書き手は、その文面に工夫を凝らすでしょう。読者に興味をもってもらえるよう商品の魅力をアピールするでしょうし、場合によっては、「来場者全員に商品サンプルをプレゼントします」、あるいは、「当日は軽食を用意しております」「俳優の◯◯さんがゲスト参加します」などとひと言添えて、読み手の期待感をあおる手段に出るかもしれません。目的を設定すると、どうすればその目的に到達するかを考えるのが人間の“脳”なのです。

①:目的が「発表会の開催概要を伝える」の場合 → 得られる成果が小さい(発表会に来る人もいるが、来ない人もいる)

②:目的が「案内文を受け取った人全員に、発表会に来てもらう」の場合 → 得られる成果が大きい(たくさんの人が発表会に押し寄せる)

①は目的が浅く(弱く)、②は目的が深い(強い)ケースです。目的が浅ければ、得られる成果は小さく、目的が深ければ、得られる成果は大きくなります。

文章に限りませんが、「目的」と「成果」は常に密接な関係にあります。「高尾山」に登ろうと準備していた人が、間違って「富士山」に登ることは、まずありません。それと同じように、単に「発表会の開催概要を伝えること」を目的に書いた案内文が、たくさんの人を集めることはありません。たくさんの人を集めるためには、「案内文を受け取った人全員に、発表会に来てもらうこと」を目的にする必要があるのです。

準備② 読者(ターゲット)を明確にする

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