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泣き寝入り経験3割…立替経費の精算はいつまで可能?

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職場の飲み会の代金や、急な出張時の航空券代など、業務上の経費を自費で立て替えたことがある人は多いはず。もちろん経費は精算可能だが、忙しさに追われて忘れたり、「このくらいの額なら…」と見送ったりした経験のある人もいるだろう。

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そこで25~34歳の男性ビジネスマン223人に経費精算の実態についての調査を実施(R25調べ・協力:ファストアスク)。「経費の立て替え経験」を尋ねると、58.8%(131人)が「立て替えたことがある」と回答。これまでの最高額を聞いたところ、以下のような結果になった。

■過去に経験した経費の立て替え金額の最高は?

※立て替えた経験のある131人に質問

・5000円未満 13人
・5000円以上1万円未満 10人
・1万円以上5万円未満 40人
・5万円以上10万円未満 21人
・10万円以上50万円未満 32人
・50万円以上 4人
※無回答 11人

使用目的は「社員旅行代」(56万円)、「接待費」(12万円)、「デスクトップPC」(10万円)など様々。本来なら従業員の立て替えではなく、会社が購入するべきと思えるような高額商品もあった。

さらに立て替え経験のある131人の中で、「立て替えたまま、精算をしなかったことがある」という人は29.8%。10万円以上立て替えたまま、忘れてしまった人も2人いた。こんな場合は、“泣き寝入り”してしまいそうだが、いくら精算の期日が決まっていたとしても、本来、経費は会社が払うべきお金。さかのぼって払い戻してもらうことはできないのだろうか? アディーレ法律事務所の鈴木淳也弁護士に、法的にはいつまで払い戻しが可能なのか、聞いた。

「本来会社が負担するべき経費を個人が負担している場合、不当利得返還請求権を行使して、支払ってから10年以内であれば請求することができます。ただし、会社で『経費は毎月末に精算する』『年度内に精算する』とあらかじめ決まっている場合、その期限を越えていると、会社から拒否されることもあります」

会社側から「払い戻しはできない」と断られた場合、お金は戻ってこないということ?

「60万円以下の請求であれば、少額訴訟という簡易な裁判制度を使って払い戻してもらうこともできますが、会社相手に裁判を起こすことになるので、会社に居づらくなるおそれがあります。辞職する覚悟が必要かもしれません。経費精算のため、不当利得返還請求の訴訟を起こしたという話はあまり聞いたことがありません。会社の規則を守ってまめに精算する方が、自分のためになると思いますよ」

ちなみに、経費を立て替えた時に付与されるマイレージやポイントの扱いについても聞いてみたところ、着眼点は「誰のお金・クレジットカードで支払ったか」だという。自分のお金や自分名義のカードで支払った場合は受け取って問題ないが、立て替えではなく会社から支給されたお金や会社名義のカードで支払う場合は、会社の所有物となる。

「会社によっては、規則で『ポイントの付与は禁止』とされている場合もあるので、確認しましょう」(鈴木弁護士)

面倒な立替経費の精算だが、忘れると永遠にお金が戻ってこないおそれもある。忙しくてもルールに則った精算をしよう。
(有竹亮介/verb)
(R25編集部)

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※コラムの内容は、R25から一部抜粋したものです
※一部のコラムを除き、R25では図・表・写真付きのコラムを掲載しております

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