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効率UPの「検索術」&「Excel術」

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仕事を中心に日々お世話になっているPC。そんなPCでできる作業の多くが、ちょっとした「コツ」を知るだけで、飛躍的に効率UPすることをご存じだろうか? 今回は、業種を問わず多くの若手ビジネスマンが日常的に触れている「Google検索」と「Excel」のコツを取材した!

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●「すぐに検索」する前に… 情報収集のちょっとしたコツ
資料作りの参考や、ちょっとしたネタ探しなど、気になることがあると、すぐにGoogleで検索する人は多いだろう。しかし、検索する内容によっては、欲しい情報がなかなか見つからないことも…。目的の情報を見つけやすくするため、検索力を高めるにはどうすれば? ウェブのコンサルティングを行うディジティ・ミニミの竹中直純氏に話を聞いた。

「検索エンジンを使う前に、まずは自分の心のなかをサーチする必要があります。例えば、いきなり漠然と『イタリアン』と検索するのではなく、自分が食べたいと思う料理名を考えてください。仮に本格的なカルボナーラを食べたいなら、まずはキーワードを現地の言葉に変換するための検索をします。するとイタリア語で『Spaghetti alla carbonara』ということがわかるので、次は『六本木 Spaghetti alla carbonara』で検索。ここで大切なのは、“本格的イタリアンならメニュー表記がイタリア語かも”という想像力を働かせることです」

上記では一例として、グルメをテーマにして教えてもらったが、他のものを検索するときも同様とのこと。まずは15秒、自分の心のなかの漠然とした部分を細分化して、具体的なキーワードに落とし込んでから検索するといいだろう。

他にも、Googleで検索する際に、検索結果から特定のキーワードを含むページを除外する「-」(マイナス)や、特定のサイト(URL)内を検索する「site:」など、覚えておくと便利なテクニックもある。「レストラン デート デート」など、同じワードを複数回繰り返すことで、繰り返したワードに寄った検索結果を得られるということも、知らなかった人が多いのでは? ぜひこれらの技を駆使してみてほしい。

●仕事に欠かせないExcel…これだけは覚えておけ!
売上分析や顧客管理など、様々な使い方ができるMicrosoft Excel。関数を知っていると便利なのは言わずもがなだが、あまりわからず計算機で手計算しているという人もいると聞く…。そこでExcelのプロ・熊野 整氏に、覚えておきたい関数を教えてもらった。

「まずは『SUMIF』。これはひとつの範囲の数値を合計する関数。例えば、PCとディスプレイ、マウスが混同する売上リストのなかで、PCだけの売上合計を算出したい際に活用できます。また、場合によってはPCとマウスの2つを算出したい場合もありますが、そんなときは『SUMIFS』を使うと、複数条件で算出可能です」

さらに検索条件に合うセルを数えることができる「COUNTIF」が便利と熊野氏。例えば、上記の売上リストの中から、PCが何台売れたかを調べるなどに利用できる。複数条件の場合、「COUNTIFS」で指定できることもあわせて覚えておこう。

「計算をチェックすることも忘れてはいけません。トレース機能を使うと作業効率が劇的に向上しますよ」

トレースは、セル間の参照リンクを矢印で視覚的に確認するための機能だ。これらの関数やテクニックを覚えて、仕事をサクサクこなそう!

(奈古善晴、明日陽樹/考務店+R25編集部)
(R25編集部)

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※コラムの内容は、R25から一部抜粋したものです
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