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信頼感がグッと増す!上手な「返信メール」の書き方

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平凡な返信メールがもたらす非効率とは?

メールでのコミュニケーションを得意にしている人でも、つい無頓着になりがちなのが「返信メール」です。仮に、上司からあなたに、次のようなメールが送られて来たとします。

鈴木くん、お疲れさまです。

再来週の22日(金)あたりに、

工藤部長の送別会を開きたいと考えています。

鈴木くんに幹事をお願いしたいのですが、いかがでしょうか。

水野より

あなたなら、このメールに対して、どのような返信文を書きますか?

【返信例1】

水野課長、お疲れさまです。

歓迎会の幹事の件、喜んでお受け致します。

よろしくお願い致します。

幹事快諾の旨を伝えたこの返信に落ち度はありません。しかし、理想の返信かといえば、そうともいえません。ちょっぴり惜しい返信文です。この後、この送別会の段取りはどう進んでいくのでしょうか?

鈴木さんと水野課長のあいだで、「場所は?」「時間は?」「費用は?」「工藤部長への贈り物は?」など、何往復ものメールが行き来する様子が目に浮かびます。「質問→回答」をくり返すのは、お互いにとって、時間と労力のムダを言わざるを得ません。

では、鈴木さんは、どのような書き方をすれば“ちょっぴり惜しい返信文”から抜け出せるでしょうか。

【返信例2】

水野課長、お疲れさまです。

歓迎会の幹事の件、喜んでお受け致します。

工藤部長に喜んでいただけるよう、精一杯やらせていただきます。

会場のご希望などございますか。

駅前にあるイタリアン「Be-Pasta」に問い合わせたところ、

19日(金)19〜21時であれば、40人まで入る個室が押さえられます。

食事8品+飲み放題で、1人4000円でいけるそうです。

工藤部長にお花やプレゼントを贈ることも考えると、

参加費を1人5000円徴収して、プレゼント代を捻出できればと考えております。

何かご意見、ご要望等あれば、お申し付けください。

鈴木さんは、ささっとリサーチを済ませたうえで、返信メールで「仮プラン」を提案しました。「返信例1」と比べて、「返信例2」では、物事が一歩も二歩も先に進んでいます。何よりも、幹事を引き受けた鈴木さんのやる気が伝わってきます。

この「仮プラン」に対して、水野課長が「いいね」と言えば、あっという間に送別会の大枠が決まります。水野課長としてもひと安心ではないでしょうか。

万が一、「仮プラン」が水野課長の思惑と違っていたとしても、「仮プラン」を提案した意義は薄まりません。なぜなら、「開始時間は19時ではなく、18時半にしよう」「参加費をもう1000円上げて、その分で食事の品数を増やせないか?」という具合に、水野課長が指示を出しやすくなるからです。

デキる人ほど返信メールで、相手の期待を上回る!

返信メールを書くときのポイントは、「相手の期待を上回ること」です。

メールを受け取るときは、相手から何かしらの依頼や要望、指示を受けるケースが少なくありません。そのときに、いかに相手のニーズ(求めているもの)を汲みとって、相手の期待を上回る返信をできるか。これによって、物事の推進スピードが大きく変化します。

先ほどのメールでいうなら、「どんな返信をすれば、水野課長が喜んでくれるだろうか?」「水野課長の負担が減るだろうか?」と相手の気持ちを想像することが肝心です。期待を上回るためには、水野部長が「えっ、もう、そこまで考えてくれたの?」と喜ぶような(あるいは、感動するような)返信をする必要があるのです。

相手の期待を上回る返信をする恩恵は、返信者自身(鈴木さん)にも跳ね返ってきます。返信メールを読んだ水野課長が「さすが鈴木くんは、仕事が的確で速い。彼に幹事を任せておけば安心だ」と感じてくれれば、水野課長のなかで鈴木さんの株(信頼や評価)が上がります。

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