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仕事で嫌われる「あいまい文章」にサヨナラしよう!

仕事で嫌われる「あいまい文章」にサヨナラしよう! f:id:kensukesuzuki:20160219165924j:plain

「あいまいな言葉」が、誤解やトラブルを招く!

突然ですが、もしもあなたが、以下のような文章(メール)を書いているとしたら、気をつけなければいけません。なぜなら、読む人に、おもいきり負担や迷惑をかけている恐れがあるからです。

明日の会議は、いつもより少し早めに開始します。

参加者が増えたので、会議に使う資料を

多めに印刷して持ってきてもらえますでしょうか。

「少し早め」とは、どのくらいでしょうか? 5分? 10分? 20分?

「多め」とは、どのくらいでしょうか? 20部? 25部? 30部?

おそらく、メール受信者は困ってしまうでしょう。あるいは、フラストレーションを感じながら「少し早めって、どれくらいだよ!」「多めって、いったい何部だよ!」と、心のなかで毒づいているかもしれません。

すべて「あいまいな文章」が原因です。

メール送信者は「あいまいな言葉」を使わずに、次のような書き方をしておけばよかったのです。

明日の会議は、いつもより15分早く、13時45分に開始します。

参加者が3名増えたので、会議に使う資料を

全部で18部印刷して持ってきてもらえますでしょうか。

具体的に書いたこの文面であれば、メール受信者が誤解することも、困ることもなかったはずです。読み手に親切な文章です。

もうひとつ例を見てみましょう。

明日からしばらく休暇をいただきます。

Aさんが、取引先のBさんに、このようなメールをしたとします。このとき、Aさんが取ろうとしている休暇が2週間で、Bさんが想像した休暇が5日程度だった場合、どういう事態が起きるでしょうか?

1週間後に、BさんがAさんに連絡を取ろうとしたところ、休暇中のAさんはまったく携帯電話に出ない……ということが起きてしまうのです。

確認を取らなかったBさんもよくありませんが、「しばらく」というあいまいな言葉を使ったAさんの責任は軽くありません。

明日から2週間(8月18日まで)、休暇をいただきます。

この文面であれば、Bさんに誤解を与えずに済んだはずです。

副詞や形容詞はくせ者!?

とくに気をつけたいのが、副詞や形容詞を中心とする以下のような「あいまい言葉」です。クセで使っている人は、十分に注意しましょう。

【あいまいな言葉(一例)】

だいぶ/すごく/たくさん/非常に/とても/もっと/かなり/たいそう/はなはだ/めっきり/極めて/ことのほか/いたく/こよなく/ずいぶん/大変/よほど/めっぽう/いやに/相当に/はるかに/大層/すぐに/ときどき/たまに/たまたま/しばらく/まあまあ/そこそこ/素晴らしい/素敵な/美しい/おいしい/かっこいい/つまらない/おもしろい/おかしい/優しい/偉い/危ない/新しい/古い/明るい/暗い/暑い/寒い/大きい/小さい/高い/安い/低い/長い/短い/早い/遅い/広い/狭い

素晴らしいイベントになりました。

「素晴らしい」という言葉は、一人ひとりイメージするものが違います。「素晴らしい=採算がとれた」と思う人もいれば、「素晴らしいイベント=運営がうまくいった」と思う人もいれば、「素晴らしい=お客さんに感動してもらえた」と思う人もいます。つまり、「素晴らしい」という言葉だけでは、書き手の真意を伝えることはできないのです。

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