体験を伝える―『ガジェット通信』の考え方

面白いものを探しにいこう 本物を体験し体感しよう 会いたい人に会いに行こう 見たことのないものを見に行こう そしてそれをやわらかくみんなに伝えよう [→ガジェ通についてもっと詳しく] [→ガジェット通信フロアについて]

ファシリテーターのプロが教える、会議を活性化させるホワイトボード活用術

ファシリテーターのプロが教える、会議を活性化させるホワイトボード活用術 f:id:tany_tanimoto:20160126153352j:plain

会議室に置かれている「ホワイトボード」。皆さん、活用していますか?

「会議の達人」であり、会議ファシリテーター普及協会の代表を務める釘山健一氏は、「ホワイトボードを使わない会議は、会議ではない」と言い切ります。

釘山氏によると、ホワイトボードを有効活用することで会議が活性化し、有意義なものにできるのだとか。今回は、釘山氏が推奨する「ホワイトボードの活用術」について、ポイントをまとめてお伝えします。特に、「皆から意見や提案を集めて協議する」という目的の会議で取り入れてみてください。

ホワイトボードを介することで、理解や主体性が高まる

「会議でホワイトボードを使うメリットは、大きく分けて3つあります」と釘山氏。

●議論が「空中戦」にならない

1つのテーマについて議論しているはずなのに、参加者それぞれが違うことを頭に描きながら話し合っていた…というのは、会議でよく起きること。発言内容をホワイトボードに書きながら話し合うことで、考えが正しく理解、共有されやすくなります。

●会議に「動き」が出て、参加者の主体性が高まる

議論の内容について、ファシリテーターや板書係がホワイトボードに書くのではなく、参加者自身が書くスタイルにします。発言をする人がホワイトボードのところに出て行き、書きながら発言する、あるいは書かれたものを指しながら発言するのです。

これにより、「かたまった」雰囲気から「動きのある」雰囲気に変わり、楽しく感じられるように。参加者は、自分が「書く」という作業をすることで、主体意識も高まります。

●一体感が生まれる

プロジェクターが備えられていない会議室であれば、参加者は自分の手元の資料を眺めながら考えますよね。それは、各自ばらばらで考えているということ。一方、ホワイトボードに書きながら話し合うと、全員の視点がホワイトボードに集まります。全員が一点を見つめながら話し合うことにより、全員で一緒に考えているという一体感が生まれます。一体感を持つことで、「合意」の結論にも達しやすくなるものです。

ホワイトボードを有効活用するため、事前に準備しておくこと

それでは、ホワイトボードを有効活用するために、どんな準備をすればいいのでしょうか。

●ホワイトボードは2台以上。足りなければ模造紙も用意

釘山氏によると「2時間の会議を行うなら、ホワイトボードは5台必要」なのだとか。それくらい書くことがあるはずだし、「書いたことを消しながら書く」というのは、ボードの効果が半減するといいます。会議の初めから終わりにかけた書かれたものが、すべて見られるようにするのが理想。

実際、会議室に3台~5台と、複数のボードを備える会社は増えているそうです。また、会議室の壁の全面をホワイトボードとして使えるように加工している企業も増えています。

そこで、ホワイトボードは最低でも2台用意したいもの。両面書けるボードであっても、裏面は使いません。2台ある場合は、うち1台には模造紙を貼り、模造紙に書いていきます。模造紙は、方眼の薄い線が引いてあるタイプのものが書きやすいようです。白のガムテープも用意しておけば、書き間違えた場合に文字の上に貼って修正できるので便利。模造紙が文字で埋まったら、壁に貼ります。あらかじめ、適度な大きさに切ったガムテープを何枚かボードの下に貼っておくと作業がスムーズです。

●ホワイトボードは、「完全に」きれいに消しておく

何も書かれていないホワイトボードでも、インクのこすれなどで黒ずんでいるもの。これを雑巾などできれいに拭いておきましょう。黒ずんだホワイトボードと真っ白なホワイトボードでは、会議の雰囲気がまったく変わります。これは意外と大切なこと。

汚いホワイトボードでは、「がんばろう」なんて気持ちは起きませんよね。きれいなホワイトボードだと、「さあ、今からやるぞ」と、気持ちを切り替えることができます。

●会議スタート前に、注意事項やルールを書いておく

1 2次のページ
リクナビNEXTジャーナルの記事一覧をみる
  • 誤字を発見した方はこちらからご連絡ください。
  • ガジェット通信編集部への情報提供はこちらから
  • 記事内の筆者見解は明示のない限りガジェット通信を代表するものではありません。

山寺宏一&高木渉で『ポプテピピック』

GetNews girl / GetNews boy