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会議の進行役を任されたら?すぐ使える「ファシリテーション」テクニック

会議の進行役を任されたら?すぐ使える「ファシリテーション」テクニック

次の会議の進行役を任せる」と言われたら、さて、あなたはどうしますか?

依頼された会議が上司や先輩も多く参加する場だったら、やっぱり緊張しますよね。中には、「自分にはリーダーシップなんてないし…」「口下手だからうまく進行できる気がしない…」「好き勝手なこと言う人が多いから、自分がとりまとめられると思えない…」なんて、不安を感じる人もいるのではないでしょうか。

しかし「会議ファシリテーション」の専門家によると、「優れたファシリテーターには、リーダーシップや統率力などは必要ない」とのこと。また、「ファシリテーター」としての専門的訓練を積まなくても、「誰でも使えるテクニック」によって、会議をうまく進行することができるそうです。

そこで、会議を有意義なものにするための進行のコツについて、会議ファシリテーター普及協会代表の釘山健一さんから教えていただいたノウハウをまとめてみました。

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「合意形成型」の会議なら、参加者の充実感・満足度がアップ

まず、せっかく時間をとって会議を行っても、参加者の多くが「ムダ」と感じてしまうのはどういう場合でしょうか?

それは、会議で決定されたことに「納得」していない状態のとき。会議が多くても、長くても、それがよい効果に結びついていれば、我慢できるものです。しかし、「会議ではああいう話になったけど、現場は現場でやっていこう」なんてことでは、会議はムダで面倒なものでしかありません。

そうなってしまうのは、会議の目的を「結論を出すこと」に置いてしまうから。そこで登場したのが、会議の目的を「決める」ではなく「参加者が納得する」という点に置く「合意形成型会議」です。このタイプの会議の進行役を「ファシリテーター」、そのスキルを「ファシリテーション」といいます。

では、「合意を図る」にはどうすればいいか。それは「できるだけたくさんの意見を引き出す」こと。そのために、自由な雰囲気で、活発な発言が交わされる場を作ります。そして、もっとも大切なことは、出た意見についてファシリテーターが整理するのではなく、参加者自身に整理をさせることです。自分たちで整理することにより、合意を図っていこうという意識が生まれるのです。

「意見がある方、どうぞ」からスタートするのはNG

それでは、具体的な進め方として、簡単にできる方法をご紹介しましょう。

会議中全体を通して、「ファシリテーターのあり方」は次のとおりです。

・教えない ・目立たない ・リードしない ・引っ張らない ・意見を言わない ・仕切らない ・元気に話さない ・中立 ・引き出す ・支援する

くれぐれも、従来のリーダータイプの「議長」のイメージにとらわれないようにしてください。さて、まずはその日のテーマの議論をどうスタートさせるか。

このテーマについて、意見がある方、お願いします

これはNGです。

まっさきに手を挙げて、長々と話す「困ったちゃん」を生んでしまうからです。困ったちゃん数人が議論を始めると、他の参加者が発言しなくなってしまうのはよくありがちな光景。結果、参加者全員が納得しないうちに「一番声が大きい人」「一番偉い人」の意見が結論とされ、現場での実践に結びつかないことになり得ます。

そうした事態を防ぐためには、会議のスタートは「発言」させるのではなく「考える」時間にします。具体的には、まず参加者全員に付せんの束を配ります。サイズは「7.5cm×10cm」のものがオススメ。なるべく多めに用意しましょう。そして、「このテーマについて5分間(10分間)、自分の意見を書き出してみてください」「1つの意見・アイデアにつき、1枚の付せんに書いてください」と促します。

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