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仕事がはやい人に共通する「5つの習慣」

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あなたのまわりには仕事がはやく、上司や周囲の評価が高い人はいませんか?仕事がはやいことは、多くの業務をこなすうえで欠かせないことですので、仕事ができる人の条件にも挙げられます。仕事のはやいひとの習慣をまとめてみました。

1.PCのショートカットを駆使している

現代の仕事はPCで処理していくものがほとんど。
メールを速く打ち、資料や提案書を素早く作成するには、単純にPCでの作業に掛ける時間を短縮する必要があります。
一般的にはマウスをキーボードでPCを操作しますが、マウスを使うことで、手の移動距離が長くなり、作業効率が悪くなります。
ほとんどの操作をキーボードで済ませることで、作業効率はアップするのです。
仕事がはやい人は、物理的にも仕事をはやく済ませられるように、ショートカットキーを覚えて駆使しています。
休日にショートカットキーをマスターし、仕事で実践してみましょう。

2.仕事に優先順位をつけて必要性の高いものからやる

仕事は頼まれた順番にやったり、単に怖い上司の仕事からやったりしていませんか。
いくつかのプロジェクトに関わっているときでも、仕事のはやい人は優先順位をつけて仕事をこなしていきます。
プロジェクトの進捗や依頼されている納期から判断し、優先度の高いものからこなしていきます。
そして、期限が迫っていて短時間で終わる仕事「A」と、時間を要する仕事「B」がある場合、まずは時間の掛かる「B」に取組み、自分を追い込むことでクオリティを落とさずに「A」も期限内に終わらせるのです。
いかに効率よく、多くの仕事をはやく終わらせるかということを仕事のはやい人は常に考えています。

3.仕事はゴールを決めて段取りから始める

段取りが悪いと、後からやるべき作業が漏れていたことが発覚することが多く、非効率です。
仕事がはやい人は、新たな仕事に取り掛かるときには、まずはゴールを決めてから、段取りを始めます。
ゴールを決めることによって、どのような作業が必要か項目の洗い出し、ゴールまでに必要な時間の想定が可能です。
また、作業項目を把握しておくことで、作業の順序や並行して進められる作業、他の人への依頼が必要なこともみえてきます。

4.デスクやPCのデスクトップが整理されている

仕事をはやく進めるうえでは、常に「何がどこにあるか」把握しておくことが大切です。
デスクの上がぐちゃぐちゃであったり、アイコンで多いPCであったりしては、必要なファイルを探すのに時間を費やしてしまい、迅速な処理ができません。
デスクの上には作業中の書類を入れるケースを用意し、机の引き出しは用途別に整理をしておきます。
PCのデスクトップには、日常的に使うファイルのショートカットキーをつくります。直接デスクトップに保存してしまうと、起動時間に影響を及ぼすからです。
ダウンロードしたものや作業中のファイルなどの仮保存先をつくっておき、最終的な保管場所は系統立ててつくります。
仕事のできる人は、デスクやデスクトップが片づいています。一度片づけた後も、日々の仕事の最後を整理の時間に充てるようにしましょう。

5.相手の作業の進捗を適宜確認する

いくら自分の作業がはやくても、他の人の作業や回答を待つ必要のある仕事の場合には、相手の仕事の進め具合によっては、仕事の進捗が左右されることがあります。
「○○さんに、△月△日までに頼んだから大丈夫」と安心して任せっぱなしにしてしまうことはないでしょうか。
仕事をする相手によって、納期が確実な人もいれば、多少遅れることが多い人もいます。
仕事がはやい人は、納期を守らない恐れのある相手を見極め、途中で連絡を入れて進捗を確認します。
自分の仕事に関わる他の人の作業の進捗を確認することで、納期を守ることができるのです。

ここに挙げた仕事がはやい人の習慣の中には、取り入れやすいものもあります。仕事がはやい人の習慣を見習って、業務を効率化していき、仕事のできる人を目指していきましょう。まわりからの評価が上がることで、仕事がスムーズに進めやすくなります。

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